论水利声像档案的管理路径

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声像档案是一个新生事物，整理方法有其独特性，例如数码照片需要一式三份存档，一份封存保管一份查阅一份异地保管。但大多基层水电水利单位档案管理员没有经过系统的声像档案整理培训，在业务方面存在以下两方面的问题：1.归档不及时完整。部分声像档案制作人员归档意识差，致使基层水利水电单位一些重要的声像档案无法及时完整归档。具体表现在1.现实操作中，水利声像采集工作涉及面广泛，采集人员不固定，很多相关人员都握有声像材料，他们大多认为拍完录完摄完后就算完成任务，归档意识不强。2.一部分声像档案制作人员认为声像档案是自己的作品，可以自行处置。3.一些档案管理员思想传统，认为声像材料不是档案，只有纸质文件才算档案，水电建设档案只要有文字、图表就可以了，声像档案则可有可无。2.文字说明混乱。为方便查阅者，声像档案整理除了整理档案本体外，还需要为其配上相关的文字说明，这些文字说明主要包括声像档案说明、采集者姓名和档案编目等。如一个光盘的文字说明，由光盘包装盒上注明的事由地点时间拍摄者，光盘编目和互相参见号组成。声像档案比起传统纸质档案，其文字说明更为繁琐复杂，其要求也更高。一些基层水利声像档案的文字说明十分混乱，原因一方面是作为新兴产业，声像档案分类本身比较混乱。另一方面是基层管理者对新业务不熟悉，没有熟练掌握相关技能。

水利声像档案的记录载体主要是录音录像带等磁性材料和光盘等感光材料，这些载体一方面具有体积小、存储量大，便于携带保存和利用的功能，另一方面也因为其特殊材质，对保管提出了更为苛刻的要求。但是目前很多档案保管不科学，主要表现为：1.保管条件不合格。受记录载体特殊材质所限，声像档案保管条件要求比传统文字档案更严格。但是目前基层水利单位档案保管条件普遍不合格，大多是将声像档案同其他文件档案一同混存在文书柜中，没有任何防磁防光等声像档案所必须的保存条件。这种简陋保管条件下，一些声像档案寿命受损，如照片褪色变黄、底片曝光变质和光盘受潮无法读取，重要记录丢失。2.定期复检频率低声像档案材质的特殊性决定其损耗率超过纸质档案，如光盘每读取一次就磨损一次，录音带每查看一次就消一点儿磁，为了满足人们查阅，管理者需要定期对声像档案进行复检。但多数基层声像档案管理部门对定期复检声像资料没概念，采取放任自流的态度，不检查也不维护。

加强水利声像档案管理的几点思考：

（一）大力宣传，增强声像档案管理意识加强声像档案管理首先要积极争取各级领导支持，加大声像档案宣传力度，改变水利单位重建设轻档案，重文字轻声像的传统思想，为声像档案管理营造出良好的工作氛围。在此基础上，通过多种激励手段促使各部门工作人员积极参与到素材收集、归档、整理和利用的具体管理工作中，让他们切实意识到声像档案方便、快捷、直观等好处，从而增强声像档案管理意识。

（二）严格管理，制作标准化管理流程为解决归档不及时完整、文字说明混乱、定期复检频率低这些问题，有关部门要制定标准化管理流程，严格管理声像档案各个步骤。根据工作需要，对水利声像档案的收集范围、技术标准、归档时限和移交程序作出量化规定；明确声像档案日常管理、借阅程序；永久保存的声像档案定期复检，移交上级档案管理部门。完善管理和检查机制，确保声像档案管理工作落到实处。

（三）加强培训，提高声像档案管理水平1.声像档案既有传统型文字档案的管理要求，又有声音和图像档案管理的特殊要求，水利部门应该加大对水利声像档案管理人员的业务培训，结合水利声像档案制作案例培养专兼职摄影和编辑技术人员。2.吸收引进优秀专业人员，提高系统内声像档案管理水平。

（四）妥善保管，加大声像档案利用率声像档案载体多是由磁性材料和光学材料制成，为保障声像档案正常使用寿命，其存放环境必须防日光和紫外线、防磁、防震，温度需控制在十四至二十四摄氏度，24小时内温度变化不超过百分之三，湿度变化不超过百分之五。声像档案管理的最终目的是为了使用，档案管理部门要抓住时机，利用声像档案制作专题画册、主题宣传片等多种宣传材料，更生动直观地宣传水利事业建设发展的成就，使全社会更深入了解水利工程，支持水利工程。

实际操作中，水利声像档案管理目前还存在着种种问题，如因档案意识淡薄错过记录重大历史时间；因技术不达标影响档案制作；因保管不科学造成档案损坏等。但随着现代化水利工程的发展，声像档案一定会越来越广泛地应用于水利部门的各个领域，为水利研究和宣传工作立下汗马功劳。面向未来，我们必须要加大声像档案宣传力度，提高水利声像档案意识，掌握对声像档案特殊材质的管理方法，大大提高水利声像档案的利用率，为我国水利事业可持续发展提供更多动力。（本文作者：邓天梅、苏蓉、孟谊 单位：湖北省漳河工程管理局）