水利科技档案管理发展趋势

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1水利普查成果档案的形成与作用

水利普查档案是指我省各级水利普查办、各级水利普查技术支撑单位等，在水利普查工作过程中形成的具有保存价值的资料，包括各种文字、图表、声像及实物凭证等形式的历史记录。水利普查档案真实、准确、全面、系统地反映我省水利普查工作的过程与结果。水利普查档案属于科技档案范畴，管理文件、普查成果、音像、实物等均按科技档案要求进行归档。水利普查成果档案不仅直接记载和反映我省第一次水利普查工作的全过程，更重要的是它的开发与利用具有以下作用:一是查清了我省江河湖泊基本情况;二是掌握了水资源开发利用与保护状况;三是摸清了经济社会用水情况;四是了解了水利行业能力建设状况;五是为建立国家基础水信息平台提供了依据。它的指导与借鉴作用在于为我省落实国务院《全面实行最严格水资源管理制度》，确定我省水资源配置、节约和保护的“三条红线”，即水资源开发利用控制红线、用水效率控制红线、水功能区限制纳污红线提供了依据。水利普查成果档案是我省至建国以来，水利行业第一次最大范围、最全面、详细的水利信息记载，是我省水利行业一笔巨大的财富。

2水利普查成果档案的两种管理方式

2.1水利普查成果档案的分类架构

水利普查档案属于水利科技档案，具有较强的专业性、使用性。这就要求我们从业人员在归档时，不但要具有科技档案管理工作的素质，同时也必须具体参与到水利普查工作中去，才能准确地做好水利普查档案的分类归档工作。在分类过程中按档案介质、载体，可分为纸质类、实物档案、照片档案、录音带、录像、幻灯片、光盘等(以下简称“一大类”)。另一类为数字信息化的电子档案，即空间数据库。按照数据库模式录入，简称“二大类”。

2.2水利普查成果档案的案卷组卷

2.2.1在纸质档案方面，我们按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822－2008)和《第一次全国水利普查档案管理办法》第二条之规定进行整理编目，

2.2.2实物档案以件为单位进行排序、整理、编目。

2.2.3照片档案的整理、编目应符合《照片档案管理规范》(GB/T11821－2002)的要求。例如把每个会议、活动或事由的照片分别放在一起，每次会议各选1～2张有代表性的照片并配相应的文字。

2.2.4录音带、录像带的整理、编目应符合《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15－95)的要求，以盘为单位排序。

2.2.5幻灯片、电子(光盘)档案按套、张排序、整理、编目。

2.2.6空间数据库。按照《水利普查空间数据采集与处理》有关具体规定整理。

2.3水利普查成果档案的保存方式

此次全省第一次水利普查成果档案的保存方式，实行“统一管理、分级实施”。“一大类”即纸质类、实物档案、照片档案、录音带、录像、幻灯片、光盘等，由各级水利普查办统一向同级水行政主管部门的档案部门移交，各级档案部门负责保存管理;“二大类”即数字信息化的电子档案(空间数据库)，由各级水利普查技术支撑单位独立保存。各级水利普查机构的档案工作，接受上级和同级水行政主管部门、档案行政管理部门的监督、指导。“一大类”与“二大类”两种保存方式并存的模式，更有利于保护“一大类”传统档案，最大限度地开发与利用“二大类”数字信息化的电子档案。

3两种管理方式的优势与存在的问题

3.1传统档案管理方式的优势与存在的问题

“一大类”即纸质类、实物档案、照片档案、录音带、录像、幻灯片、光盘等档案，采用传统的档案管理方式，它的优势是最大限度地保障了水利普查档案的原始性、真实性、完整性、安全性。存在的问题主要是:

(1)传统的档案检索速度很慢、提取手续复杂，不利于档案的及时利用;

(2)在提供利用时，档案原件的频繁调进调出容易氧化、磨损，不利于永久保存;

(3)传统档案保存对档案库房的硬件设施要求很高，特别是永久保存档案(要求恒温、恒湿、避光……等等)，管理费用投入很高。

3.2电子档案管理方式的优势与存在的问题

“二大类”即数字信息化的电子档案(空间数据库)，优势在于开发利用方面:

(1)不再受“孤本”限制，可以拷贝;

(2)检索速度很快，可以通过网络远距离传输，异地使用;

(3)可以重复使用、交互使用，提取的档案信息可以根据需要加工处理。存在的问题:

(1)“原始性”、“真实性”问题。电子档案可以复制、修改，出错的概率和机会远高于传统纸质档案;

(2)网络“安全性”问题。若局域网络的软、硬件检测工作不及时，防入侵检测技术和防病毒技术滞后，服务器极易受到黑客的攻击，给数字信息化档案的安全带来威胁，甚至造成巨大损失。

4结语

随着水利科技档案的管理措施和技术措施的不断发展，数字信息化的电子档案已成为发展趋势，用户日常提取水利普查数据档案也都是访问空间数据库，为用户带来了方便、快捷的服务。但在电子档案提供利用过程中，一旦对提取数据产生疑问时，就不得不提取传统纸质档案作为凭证，以判断其真伪。如德阳水利设计院一专家曾对我们提供的某站点年最大洪峰流量产生质疑，为了打消对方疑虑，我们复印了原始资料凭证与电子版本一并提供，使对方心服口服。现代水利科技档案的管理模式，必须适应当前信息技术发展的需要，不能仅停留在对传统库存档案资料上，还需要兼有情报、信息等多种功能。现代与传统两种管理方式相辅相成，互为补充，缺一不可。这两种管理方式并存的模式，是现代水利科技档案管理发展的方向，更有利于水利科技档案的开发和利用。

作者：范家惠 牟虹 单位：四川省水文水资源勘测局 四川省水利科学研究院