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水利科技档案主动性分析

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水利科技档案主动性分析

摘要:文章探讨了档案利用工作的主动性,档案利用主动服务的含义、重要意义;如何加强主动服务,水利科技档案利用工作主动性的途径。

关键词:水利科技档案;服务;主动性;提升

1档案利用工作主动性的含义

档案利用工作的主动性是相对档案利用工作的被动服务而言的,简单地说档案利用工作的主动性是档案部门在熟悉库藏档案、掌握档案利用工作规律的基础上预知各类用户的利用趋势,主动提供档案资料,方便使用。这就要求我们档案部门在档案的利用上是否主动上下功夫,大的方面是否主动于部门单位,小的方面是否主动于某个人。

2水利科技档案利用工作主动性的重要意义

水利科技档案是科学技术档案的主要组成部分,是发展水利事业和进行水利生产建设的必要条件和依据,它已成为我们发展水利事业的宝贵财富,具有很高的开发和利用价值。它是在水利工程、科研项目、工程建设的过程中形成的大量的文件材料、图纸、照片、实物等有机整体,具有较强的现实实用性和保存价值,其在水利工程管理和工程运用及科研生产、设计施工等方面发挥的作用和取得的经济效益是十分显著的。从长远来看,档案利用工作的主动性是档案管理工作发展的必然趋势,也是档案利用工作提高效率的一个有效可行的途径。一方面,随着我国经济体制改革进一步深入和完善,水利系统管理已面向国际世界。水利系统管理者面对众多的重大问题需要决策,如果临时一事一问查阅资料,势必延缓工作进程,被动缓慢,贻误战机。另外,水利高层决策者对这些专业性很强的档案资料可能是外行,这就要求我们档案工作者为决策者提供档案这个宝贵资源,把档案利用工作变被动为主动,不等不靠,积极主动的多和决策者沟通,了解决策者的决策方向,瞄准目标提前出击,才能与决策者的频率相吻合,保证领导的工作准确有效地进行。

3增强水利科技档案利用工作主动性的措施

增强档案利用工作的主动性,应从几方面做起:一是更新观念,适应环境。从你查我找,看摊守业,被动提供利用的陈旧工作作风中解脱出来,认真分析探讨市场经济给利用工作带来的新情况,新特点,新问题,新要求,新准则,及时调整档案利用工作与实际工作不相适应的部分,随时随地努力扩展服务对象和服务范围,努力走出一条适应新形势的档案利用的新路子。我处不定期利用工程观测、观测资料整编分析等档案资料,主动与全国各大型水库进行交流,为各大型水库掌握工程动态提供了可靠依据,避免工程和调度运用工作中的事故发生,进行正确合理地调度运用,验证设计数据,鉴定施工质量,充分发挥了水利科技档案的效益。如今,工程管理工作的新标准、新要求有变化,由原来的工程建设为主向以工程管理、水资源管理转变,我们档案管理者要适应发展动向,档案利用也应以工程管理、水资源管理为主。积极参与工程、水资源管理的各项工作,预测工作中档案利用趋势,提前做好准备,彻底摒弃“坐等”的工作作风。科技档案目录印制成册,发放到各个工程技术科室,让工程技术人员了解“家底”,为他们更好的服务;二是丰富室藏,保证质量。水利科技档案专业特点决定了必须保证它的质量,即科技档案的完整性、准确性、系统性和安全性,它必须反映水利工程客观实际。除正常接收外,注重收集信息量大、利用率高的档案。如我处在正常收集工程项目档案的同时,特别注重每年的《观测资料整编成果》、《控制运用整编成果》的收集、归档,以丰富室藏,充分体现了水利科技档案的凭证作用、考查作用和储备作用。保证库存档案质量也有许多做法,如我处几次大的工程建设,都依据水库建库及其后来管理的大量水文、地质、工程状况和历年管理运用方面的资料编制的《陡河水库提高保坝标准工程设计》等档案,为工程建设节省了大量的建前工作,不但争得了时间(尤其是处于抗震救灾严重时期的震后复建工程),而且节约了大量的人力物力,为国家节省了大量投资。丰富的库存和良好的档案质量为我们的实际工作提供了便利,也为我们工程技术人员提供了个人发展空间,我处工程技术人员依据建库五十多年来的档案资料,解决了许多技术问题,还为个人发表学术论文提供了有力的依据,并先后撰写了《陡河水库地表水资源初步分析》等具有实用价值的论文;三是向科学化、现代化迈进。与时俱进是21世纪档案工作的时代特征,档案利用工作可以依托先进的网络技术实现“死档案”向“活档案”的转变,以网络促进档案管理的现代化,提升档案管理水平。在不涉及保密的情况下,可以把库存的纸质档案扫描成电子档案,发表在单位的局域网上,让有需要的利用者一目了然,省去了利用者来回跑路时间,提高率工作效率。利用计算机建立网络检索,对高利用率、价值高、利用范围广的档案资料做出专题索引或编写出专题资料。专题索引方便了新来的技术人员的利用,他们具有针对性的利用档案,避免了盲目和重复工作,可以对档案利用有自信和重新的认识。现代人对网络是信手拈来,档案利用服务借助网络这个平台可以说具有广阔的天地,档案管理者在网络利用这片天上应不拘一格,把档案利用主动性推向新的画卷。值得注意的一点是,当今社会的网络世界为档案利用提供了极大方便,但是没有原件的保管,没有档案原件作为依据,各种信息,尤其是专业科技信息的传播非但失去了源头,其可靠性也无法说清楚,这就要求管档案工作者越是现代化高速发展,越是要的注重原件的源头,积极主动地深入到各处室收集原始档案材料。

4水利科技档案利用工作主动性的途径

水利科技档案利用工作主动性的途径一是要组织编研,档案利用工作的主动性,可借助于编研资料而得以充分发挥。选择服务对象,组织专题编研,是实现档案利用工作主动性的重要途径。档案编研工作做得越多越好,人们获得档案资料的途径就越多越易。编研资料不仅仅限于水利《基础数字汇编》《观测资料整编成果》等资料,这对广泛的档案利用工作是远远不够的。随着信息时代的到来,编研资料编写内容形式可以不拘一格,只要有利于水利工作的发展,能够满足所选服务对象的需求即可。新时期,水利系统更注重水资源开发利用,提倡水资源绿色环保,水质监测编研,大量保留了水质检测的数据,便于监测人员研究水质情况,保证水源地的饮用水安全绿色。防汛抗旱编研资料,汇总综合分析历年水文数据,汛期水位、雨量、泄洪流量,使工程技术人员在防洪防汛中直接获得信息数据。档案只有通过组织编研,让它走出深闺,它才会像金子一样熠熠放光。但强调一点,组织编研是带有创造性的劳动,需要在综合分析的基础上提出有科学价值的见解,面对水利工作新形势,要求编研要突出“早”;要选好编研对象;要掌握好适当的数量。二是要方式多种多样。水利科技档案利用工作有较强的生命力,主要在于科技档案利用与经济建设密切相关。由于水利科技档案专业的特性,利用工作需要一个良好的行业氛围。可以说,理论素养的提高,每个档案工作者都能办得到,关键是不能满足于现状,不能觉得工作能完成就行了。要有争一流的创新意识,要做一个有心人,眼观当今世界水利发展动态和趋势,对照自己的工作,主动出击。第一利用各种机会向广大工程技术人员大力宣传科技档案内容,发放科技档案目录和内容简介,制作精美橱窗宣传科技档案价值;第二利用水利学术期刊、杂志等广泛宣传;第三定期召开利用工作经验交流会,组织参观学习,从而拓宽利用工作主动性的思路。

参考文献:

[1]邹韶华.浅谈科技档案的利用工作[J].兰台世界,2005,(12)

[2]高凌.浅谈企业科技档案的利用[J].云南档案,2009,(5).

[3]赵劲柏.如何提高科技档案利用效益[J].陕西档案,2010,(5).

[4]王艳丽.做好科技档案的“收、管、用”[J].机电兵船档案,2014,(2).

作者:吕小辉 单位:河北省唐山市陡河水库管理处