高原水利水电施工单位档案管理对策

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摘要:针对高原地区水利水电项目施工单位在档案管理仍处于弱势状态，存在下属施工队配合度不够、专业素养不足、内部重视度不够等问题，通过健全管理机制，行政管理、合同管理和项目管理相结合，采取前端控制、全过程全方位度跟踪，统一电子文件归档标准，完善信息化系统，配置专业人员等，才能保证档案管理的真实性、完整性和及时性，为水利水电项目的建设夯实基础。

关键词:高原地区;水利水电工程;施工单位;档案管理;对策

水利水电项目存在建设周期长、投资力度大、中间环节多的特点，而在高原地区建设的水利水电工程很大程度上会受到昼夜温差大、辐射强、氧气稀薄等环境因素的影响，导致施工进度缓慢、工期延长、成本增加。而施工单位作为工程建设的执行者往往会把更多的资源和精力投入到实体工程建设中，而忽略无形工程的管理。档案资料是工程建设历史的重现，以自身的书面性、真实性以及客观性，令其成为最具信服力和法律意义的证据。同时，也为工程建设提供宝贵的经验，有任何工程问题都可从中窥知答案。而档案管理工作是保证档案资料得到有效收集、整理和保护的重要手段。它虽身处幕后，但发挥的作用却无可替代，建立一个可靠且健全的档案管理系统，一套长期有效的档案管理机制，对整个项目建设的管理和运营起着举足轻重的作用。

1高原地区水利水电项目施工单位档案管理中存在的问题

1)只重视实体工程建设，忽视档案管理的作用。水利水电项目建设的特点是建设周期长、投资力度大、中间环节多。高原地区特有的气候条件会把水利水电工项目的特点进一步放大，导致项目成本增加，工期延长。为了实现建设项目的利益最大化，施工单位往往会投入大量人力、物力到实体工程建设中，而轻视档案资料的整理收集工作，档案管理观念淡薄。甚至有的单位未把档案管理工作提上日程，未配置分管领导及专职档案人员，无责任心。未有效建立健全档案管理机制，未根据项目变化及时修订档案资料，档案内容陈旧，使“事先介入、事中控制、事后严把验收关”项目档案的要求得不到落实。2)管理人员专业素质不高。因为档案管理工作处于工程最末端，有的施工单位因节约成本的原因，大力裁减档案管理人员数量，导致档案管理部门未配置专业档案人员，即使配置也为兼职档案人员。高原地处偏远，因交通不便，培训成本高，施工单位本身人员缺乏、工期紧等因素，平时档案管理工作中，未聘请档案管理方面的专家到项目部对档案管理人员进行培训和交流，同时也不注重组织本单位人员到档案管理做的好的单位借鉴管理经验，提高专业素质。项目档案管理人员大多存在流动性大的特点，岗位人员更换频繁。且大多在施工单位担任档案管理人员的为新分配的大学生，对施工单位的工作职责和范围不了解，且没有任何工作经验。导致出现新旧档案人员交接工作不到位，或档案人员不熟悉档案管理归类、编辑和整理工作等问题。使得建设单位不能尽指导之责，其他单位也不能有效的开展工作，严重影响档案管理工作的质量。施工单位技术人员是档案资料形成的主要生成者。但是相关技术人员在填写资料的过程中，未认真研读水利水电工程单元工程施工质量验收评定标准和水电建设项目文件收集与档案整理等相关规范，导致资料填写不合规，验收评定表格多次更改，档案资料的出错率和更改率极高。使得档案资料的真实性、准确性和完整性均不能得到保证。3)下属施工队伍密切配合不够。施工单位下属施工队伍不重视团队建设，缺乏专业的管理人员，且因无法适应高原气候等原因，致使出现管理人员更换频繁、技术不过关等问题。施工队伍不清楚自身档案管理职责，在档案管理上与施工单位处于脱节状态，档案资料质量低下，资料缺项漏项，现场验收评定工作滞后的现象常有发生，对出现的档案资料问题不及时整改和对上协调沟通。4)档案管理机制不完善。档案资料涉及面广且繁杂，有的施工单位年度计划和总结中看不到有关档案工作的内容，未编制档案管理办法等相关管理文件，或已编制但未落实，档案管理机制不完善，信息系统建设不同步，使得建设单位监督困难，不能统管全局，掌控工作进程。各部门的兼职档案人员因没有完善的档案管理机制的约束，存在责任心不足，不配合档案管理部门工作的现象，使得档案管理资料出现收集不及时、归档不达标等问题。等工程项目完工需要办理竣工验收手续时，才组织人力、物力、突击补充档案资料，令工程竣工档案处于“事后算总账”的被动局面［1］。

2高原地区水利水电项目施工单位档案管理工作的对策

水利水电项目施工单位档案管理工作上存在问题的主要原因之一是由于单位内部重视程度不够，未建立高效的档案管理机制;二是受资源投入、人员编制等因素的影响。档案管理工作的好坏是直接决定工程能否顺利完成竣工验收、达标投产和工程创优的关键。在高原地区水利水电工程项目施工单位档案管理相对于安全管理、质量管理、工程进度管理、资金控制等，仍处于弱势且被边缘化的状态，急需采取措施和对策，加强档案管理。1)提高重视度，加强档案队伍建设，提高业务水平。档案管理工作是一项要求专业素质极高的工作，从档案的收集、整理、保管、统计、编研到提供利用等都有一套理论和工作方法。专兼职档案人员只有学会这些理论、方法和工作程序才能提高工作效率，保证档案工作质量。施工单位要从实际出发，及时配置高原地区水利水电工程专业知识和档案管理专业知识过关且业务能力过硬的档案管理人员。为了保证档案管理人员的稳定性，施工单位要采取必要措施，稳住人心，做到在薪酬和职称评定等方面不歧视。此外施工单位要加强专兼职人员的技能培训，通过岗位练兵、自主学习等方式不断提高档案管理人员的业务水平。同时施工单位要多与其他单位交流学习，特别是要把档案分管领导请出去，学习考察其他单位的好经验，在实践中锻炼和完善队伍建设，培养造就一批复合型的高素质人才，为档案管理工作的开展打下基础。2)上行下效，健全管理体系。专业的档案管理人员能快速有效地带动档案管理工作走上正轨，是保证档案管理工作正常运行的关键。而完善档案管理体系能约束档案管理工作的横向发展和提高工作效率，保证工作质量和水平。在档案管理体系中要明确档案资料形成和管理的责任人或责任部门，完善考核制度，根据国家规范要求和工程实际情况，细化归档质量要求和归档方法，确定归档范围。同时从分管领导、部门至个人要量化责任指标，完善奖励机制和约束机制，层层落实责任，起到上行下效的作用，同时坚持档案“三纳入”原则，保证档案管理从始至终都处于可控状态。在对下属施工队伍管理时，有必要采取行政管理、合同管理和项目管理相结合的方法，赋予档案管理部门否决权。对施工队伍档案资料质量差，存在的问题多次未整改或不整改，不配合档案管理的现象可适当扣留部分结算款，等问题整改完毕后返还。单位领导应每月进行一次内部档案资料的检查，了解档案管理工作的进程，及时发现并解决问题，做到不留隐患，同时提高增加单位内部执行力。3)实行前端控制、过程跟踪、全程管控。高原地区施工很容易受天气影响，水利水电项目建设由于工期长、建设规模大、单项工程多，且施工过程形成的文件材料收集整理工作又具有持续性，施工单位要实行全过程管控，建立完善的档案管理网络。项目建设开始时，施工单位要对本单位技术人员以及下属施工队伍管理人员明确宣讲档案管理相关制度、以及文件形成、收集、整理的顺序和范围要求，保证本单位档案的规范性和完整性。项目建设过程中，施工单位应加强过程资料管控措施，抓住重点和关键环节，特别是隐蔽工程验收、缺陷处理、工程变更等方面的资料作为重点管控对象。同时多与建设单位项目负责人员、监理工程师深入施工现场，实地监督指导文件材料按规范要求形成。深化过程控制，建立单位内部档案工作信息的通报制度，实施全程跟踪，强化对本单位档案工作的监督指导，做到事中管控［2］。4)保证效率，加快信息化建设。档案管理信息化建设不仅是为适应目前网络的快速发展，更是保证工作效率，利于全面管控和实现档案资源共享的关键，这对于信息流通较慢的高原地区无疑是一大助力。施工单位应配合建设单位在项目建设初期就建立规范的信息化档案管理系统，统一电子文件归档标准，实现档案资料数字化管理，方便参建各方在信息管理系统内进行案卷编辑、整理和归档等工作，节约人力、物力和时间。同时施工单位也可通过比较和参考其他单位的档案管理进度和方法，查找自身档案工作漏洞，完善自我，并通过档案信息管理系统实现和其他单位进行资源共享，互通有无。在档案信息管理系统中施工人员应注意涉及隐蔽工程和机密的文件不上传，严格验证和控制上网人员的身份信息，做到不涉密，不泄密，保证档案管理信息系统的安全。

3结语

高原地区水利水电工项目施工单位档案管理仍处于弱势状态，存在诸多问题。想推动档案管理质量的提升，需要单位内部重视档案管理，并建立长期有效的管理机制，采取前端控制、过程跟踪、全程管控的手段，进行全方位、全过程的管理。同时重视自身档案工作中的细节，不断完善和提升单位人员专业素养，才能保证档案管理的真实性、完整性和及时性，为水利水电项目的建设夯实基础。

参考文献:

［1］米彪．流域水电工程项目档案管理存在的问题及对策［J］．四川水力发电，2014，33(1):142－146

［2］陈显超．浅析水电工程项目档案管理中存在的问题及对策［J］．四川水力发电，2013，32(3):175－177

作者：张义 勾中刚 陈坤 陈立成 单位：中国水利水电第七工程局有限公司