文书档案管理体会

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【摘要】现在电子办公越来越普遍，一方面可以提高工作效率，降低工作强度，另一方面也可以保证各项资料管理应用的安全性与高效性。基于电子办公环境下的文书档案管理工作，需要从实际情况出发，总结存在的问题和不足，然后有针对性的来采取措施进行应对和优化，争取充分发挥出电子办公的优势，达到最佳办公效果。

【关键词】电子办公；文书档案；管理策略

1引言

相比传统的工作模式，基于电子办公环境下的文书档案管理具有更强的技术性与适应性有点，可以就档案建设、管理、开发、利用等整个流程的各个环节来进行优化，以通讯技术、网络技术等作为支持，确保文书档案内容的完整性与安全性，以现代化手段来实现文书档案信息的数字化收集、存储与传送，为实际生产运营提供可靠支持。

2电子办公环境下文书档案管理现存不足

2.1工作意识未改变

医院档案的特点是量大且专业性强，对其进行管理，最为重要的一点就是在保证工作效率的同时，保证文书档案内容的完整性与真实性，以及档案资料的安全性。现在医院文书档案逐渐落实了电子办公，相比传统的手工管理，电子管理效率更高。但是从整体上来讲，因为相关领域起步较晚，与发达国家相比，我国电子办公环境下文书档案管理意识并不深入，依然存在部分文件采用的为封闭或半封闭的管理方式[1]。在传统思想意识的限制下，相关管理技术更新缓慢，缺乏专业经验作为支持，进而从根本上对文书档案管理效果产生了影响。

2.2专业技术水平低

文书档案电子化管理的前提是电子信息技术的灵活应用，面对日益增多的医院文书档案资料，想要保证高效的工作质量，务必要保证所用技术的较高适应性与有效性，能够对文书档案资料进行全面收集、存储、分析、管理与应用，促进医院运营管理工作的进一步发展。但是对于电子办公来讲，涉及到的技术以及理论复杂度较高，管理人员想要在短时间内熟练掌握相关技术将要面临较大的困难。并且，基于医院工作的特殊性，文书档案资料必须要保证其真实性与完整性，信息技术的应用效果起到了至关重要的影响。目前我国相关技术的开发与应用上还存在较大的不足，在很大程度上限制了电子办公的质量。

2.3管理标准不完善

针对文书档案管理工作特点和要求，以满足实际工作需求为根本，制定具有针对性的标准规范，来为整个管理工作的开展提供依据与支持。虽然我国文书档案管理相关流程已经比较完善，但是对于应用年限较短的电子办公来讲依然缺乏统一的标准，而导致管理质量良莠不齐。文书档案电子管理标准，需要就书写、录入、保存等环节进行指导，并对文书档案资料收集、管理、使用等多个环节来制定明确标准，保证管理工作执行的科学性与有效性。

3电子办公环境下文书档案管理优化策略

3.1调整工作理念

为充分利用电子办公环境的优势，进一步提高医院文书档案管理综合效率，首先要做的就是要对传统工作理念和思想意识进行转变，遵循时展趋势，树立信息化、数字化管理理念[2]。相比传统的纸质档案管理，信息化时代下的文书档案管理模式得到了更新，以信息技术作为支持，以计算机网络作为载体，实现文书档案资料的收集、存储、管理以及应用，在保证档案资料安全管理的同时，便于后期的调查应用。数字化管理模式的建立，可以将电子办公、区域电子政务、医院信息化建设等进行融合，在单位内部建立一个完整的系统，便于对日常工作产生的文书档案资料进行收集和整理，为后期的各项工作开展提供保障。

3.2完善规范标准

计算机技术与信息网络技术现在被广泛的应用到各个领域中，尤其是在医院文书档案管理中的应用，能够推动整个管理工作向科学化方向发展。现在文书档案载体呈现多样化，与传统单一的纸质档案相比灵活性更高，相应的传统规范标准已经无法满足实际需求，还需要根据电子办公特点和要求，在原有基础上来对规范标准进行补充完善。应对电子档案建立过程进行严格规范，确定相关标准条件，保证文书档案资料内容以及形式的规范化，便于后期的管理与应用。并且，修订完善相关制度，用于配合文书档案管理工作的持续化、制度化、规范化发展，从根本上来提高工作执行的有效性。

3.3档案信息共享

相比传统的管理方式，对文书档案采用电子办公的目的之一就是实现信息共享，以电子文书档案资料为基础，推动医院运营管理工作的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的文书档案电子化网络体系，根据统一、规范的标准来对文书档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化[3]。要求各个部门之间应保持良好的共享关系，根据统一的文书档案管理标准，在内部实现所有资料信息的共享，将信息网络的优势充分发挥出来。

3.4完善基础建设

很多医院文书档案电子化管理效率低下的主要限制原因就是基础建设程度低，还需要在现有基础上来不断进行完善。以局域网文书档案管理作为基础，深入完成相关技术软件的基础建设，建立完善文书档案管理信息基础系统，结合现有的信息技术手段来实现管理工作的自动化与数字化发展。同时，加强对电子档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，进一步推动信息共享的实现。并且，在日常管理工作中，还需要做好软件的更新与管理，真正实现高效、快速的档案管理。

4结语

电子办公环境下，文书档案信息化管理势在必行，相比传统的管理模式，电子化与信息化管理具有更高的效率。面对现存的不足和缺陷，应给予实际需求来进行分析，且有的放矢的采取措施进行调整与优化，保证进一步推动文书档案电子管理工作的发展。

【参考文献】

[1]齐晓磊.电子办公环境下文书档案的管理分析[J].办公室业务，2017(21):88.

[2]刘文婧.基于电子办公环境下的文书档案管理[J].赤子(上中旬)，2017(03):142.

[3]王辉.电子办公环境下文书档案的管理分析[J].管理观察，2016(20):117-119

作者：沈晓红 单位：山东省青岛市城阳区第二人民医院