社会保险档案工作现状与改进策略

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摘要：准确把握社保档案工作的重要意义，分析事业规划欠缺、管理体制粗放等现状和不足，有针对性地探索加强规划指引、完善管理体制等改进思路和策略，能够高质量推进社保档案工作，高占位策应社会保障体系建设。

关键词：社保档案工作；当前现状；改进策略

社保档案工作是档案工作的重要组成部分，也是社会保障体系建设的基础项目。分析社保档案工作的当前现状，探索社保档案工作的改进对策，对于建设完备的社会保障体系，解决群众后顾之忧，提高全民福利水平，具有重要的现实意义和长远价值。

1社会保险档案工作的当前现状

1.1事业规划需要更新

社会保险事业的领导机构和业务部门，应根据时代的变迁和参保对象的期盼，系统性、结构化地对社会保险事业近期、中期和远期发展进行科学规划和顶层设计。尤其是针对社保档案覆盖各个行业，社保档案跨区域跨行业的形成和利用更加频繁，电子档案及数字档案地位和作用持续提升，以及参保对象数量剧增且流动性逐渐加大、社会保险业务对档案工作需求更加旺盛的特点，迫切需要加强社保档案事业的规划引领，推动其管理模式和发展路径的转型升级。

1.2发展形势需要紧随

党的对“加强社会保障体系建设”作出了全面、系统的部署，社保档案工作能否做到覆盖全民与统筹城乡、做到权责清晰与保障适度，直接或间接关系着社会民生的高质量保障。同时，随着档案行政管理职能划入属地党委办公室，且社会保险征收、支出和管理，又分散到税务、人社、医保等多个部门。这就需要社保档案部门紧跟形势，适应大势，加快构建治理多元、行动协同、资源共享的组织体系，才能有效解决档案局（馆）与税务、人社、医保部门的分工与合作问题。

1.3担当作为需要增强

思想上的足够重视，才能保障行动上的足够担当。新形势下，社会保险档案的形成、归集、检索、开发、利用等环节，涉及诸多部门和岗位，然而现状是除了专兼职社保档案工作者之外，并没形成强烈的档案意识，导致登记、缴纳、支付、结算、调整等一些过程性档案信息和资源，散落在各个条线、各个岗位。总的看来，社会保险档案工作的推进步伐，仍然不同程度滞后于社会保险业务拓展的比例和规模。

1.4管理体制需要完善

随着社会保险法的深入实施，以及社会保险、优抚安置等法定保障和商业保险、公益慈善等补充保障系统的不断健全，参保单位和个人的急剧增加，社会保险档案种类的持续拓展，且档案形成和利用所涉及的地区、部门和岗位呈现明显的跨界和交织特点，逐步形成多头管理、分散各处的局面。例如，参保对象的社会保险信息存在于税务、人社、医保、民政、扶贫办、退役军人事务等多个部门，历经多个岗位、多道手续，事实上造成了行政管理资源的浪费，拉低了社保档案的服务效率。究其原因，根源在于各自为政、多头管理，造成档案信息分散、档案资源利用粗放。

1.5队伍配置需要优化

社会保险档案工作专业化、社会化特征明显，且具有鲜明的政治属性和历史属性，需要建设一支政治素质过硬、专业能力过硬、敬业精神过硬、服务态度过硬的社保档案工作者队伍。然而，我们看到在各级各类社保机构中，为数不少的管理人员和从业人员知识结构简单、技能水平一般，尤其是年龄较大人员较多、兼职工作者岗位流动性较大、计算机和网络化操作能力较弱。为数不少的社会保险机构在运作过程中，未能适时开展岗前培训和岗中进修，导致社保工作者在理想信念、职业操守、专业水平、服务绩效等方面没有达到理想的状态。部分社会保险工作者甚至是直接负责人兼做其他工作、担任多个职务，事实上牵扯了过多的精力，难以全身心地投入到社保档案工作中。以上多种因素，使得社保档案专业队伍建设缺乏有力支撑。

1.6信息化建设需要加快

从国家档案局办公室在2008年、2016年分别印发的《市、县级国家综合档案馆测评办法》《数字档案室建设评价办法》，到全国人大常委会2019年向社会征求意见的《中华人民共和国档案法（修订草案）》，都对社保档案工作的信息化建设做出了总体部署，提出了具体要求。然而为数不少的社会保险结构虽然开始应用计算机、互联网等现代设备和科技手段，但是没有把信息化建设摆到应有的位置，电子化、智能化处置和利用社保档案的范围不广、程度不深。

2新时期社会保险档案工作的改进策略

2.1加强规划指引

在“加强中国特色社会保障体系建设”的总体框架下，把握《档案法》修订、国家治理现代建设、档案与社保机构改革的发展大势，按照“档案+治理”的改革方向，系统规划档案事业发展的一年目标、三年计划或五年规划，着力保障社保档案的真实性、完整性和有效性，有效服务养老保险全国统筹、医疗保险完善统一、失业保险保障有力的工作进程。坚持民为先、档为媒，加强社保档案工作的总体设计与具体指导，在收集、形成、归类和保护社保档案的过程中，广泛传播档案文化，展现社保档案作为，最大限度保障相关单位和个人的合法查询和合规利用。

2.2坚持分类指导

社保档案主要包括养老、失业、医疗、生育、工伤五大类，其中前三类档案又占绝对体量。不同类别的社保档案，其涉及内容、形成过程和运用方法有着不同程度的差异，需要基层社保档案工作者区别对待、因“案”施策。社保档案工作者把握参保人员就业、就医、养老、生育等不同保险业务，差异化做好相关记载、归集、分类、检索、移交、销毁等档案业务，帮助参保对象精准落实有关社保待遇，在共享发展成果中增强爱国心和民族自豪感。

2.3增强服务功能

建树“小政府、大服务”的服务意识，加快规范管理、优质服务的集约化、联动化进程，辩证处理依法规范治档和提供优质公共服务的关系。贯彻“小档案、大作用”的服务理念，综合应用政策手段、管理手段、技术手段等，推动社保档案信息跨地区、跨部门、跨岗位的共建共享，实现档案建设主体的多元化和利用价值的最大化。同时开展社会保险档案工作的综合评估和专项验收，接受主管部门与社会各界的考评测评和监督指导，汇聚内部自律和外部监督两种力量，推动档案服务质量的不断提高。

2.4完善治理体系

推进社保档案管理的规范化与优质化，离不开“按制度办事、用制度管人”。这需要基层档案机构执行上级规章制度，同时结合实际制定本单位的规定制度。注重社保档案工作制度的开放性，体现与社会保障、公共服务、政务公开等制度的衔接性，以扩大档案工作的弹性调节空间。基于社保档案经办深度和利用广度的加深，且保存时限超过50年的实际，需要以省份或全国为单位，发挥各地大数据中心的统筹作用，建立左右协同、上下联动的社保档案“一张网”。通过智能化和大数据的手段，可以破解跨地区、跨部门多主体管理、分散化形成档案的制约，避免和减少各地区、各部门之间的重复建档和不完整建档，推动档案服务的全域化和精准化，更加方便参保对象和管理部门进行社保档案的检索和使用。

2.5建设专业化团队

专业化社保档案工作团队的建设，关键在于实行“配置、使用、培训、考评”的全流程闭环管理。在配置方面，安排专人负责社保档案归类梳理和依法使用，并明确相关人员全员参与档案信息准确记录与结转及时，并明确直接负责同志不得兼任多个职位、承办多项任务，避免精力旁移、主业荒废。在使用方面，可以采取菜单式交办任务、“结对式”帮带等办法，促进专兼职从业人员优化作风、提升能力。在培训方面，突出新从业人员的岗前培训，在岗人员的提高培训。在考评方面，运用绩效评估和监督指导工具，引入参保对象监督和第三方机构测评，全面衡量理想信念、职业操守、专业水平、服务绩效等达标情况。

2.6突出信息化应用

伴随“互联网+大数据”向档案领域的融合应用，自助服务、网上经办和智慧社保，将成为社保档案工作的主流趋势。以电子档案、数字档案为主，以文字档案、图表档案、影像档案、实物档案为辅，电子档案和传统档案双轨并进的社保档案工作格局将逐步定型。可以采取扫描、拍照等方式，将纸质档案转换为电子档案，逐步建立完善的社会保险档案库，方便有关部门和参保对象进行网上调阅。自主开发程序或引进软件系统，对社保档案形成和利用等环节实行全覆盖抓取、差异化分类、便捷式检索，构建起既多元治理又独立负责的现代社保档案网络。社会保险档案工作是一项重要的惠民工程，需要各级社保档案机构及工作人员认真负责、积极担当、创新探索，持续加强社会保险档案工作宣传，不断提高社会保险档案服务质量，为新时代加强社会保障体系建设贡献应有的社保档案力量。

参考文献：

［1］陈奕.新时代推进社保档案工作的几点思考———以镇江市社保档案为例［J］.档案与建设，2019（12）：51—52+85.

［2］聂鑫鑫.社会保险业务档案管理创新途径探寻［J］.兰台内外，2020（01）：65+31.

作者：赵宝娟 单位：山东省诸城市社会保险中心助理馆员