建设管理思想下投资档案建议探究

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建设项目是国民经济各部门再生产或扩大再生产的投资行为，旨在促进生产发展，提高社会物质和文化水平。建设项目所属行业与类型千差万别，但管理程序、内容和方法具有高度的一致性，即项目管理遵循的基本思路是相同的，项目管理主要是投资、质量、进度和安全四大目标控制[1]，它们相互依存、互为制约，投资控制是项目管理的重点和难点。投资档案是项目投资管理过程中产生的具有保存价值的各种文字、图表、实物等各种载体信息，是项目核算和评价工作不可替代的依据。建设项目一般周期较长，投资管理贯穿于项目前期决策到项目后评价全过程，因此投资档案时间跨度大，即使同一项目，投资档案并非完全独立，与质量、进度等其他类型档案相互交叉和融合，加之投资管理涉及经济、技术等不同学科与专业，决定了投资档案管理者需具备一定的项目技术、经济和管理经验，档案从业者对项目投资管理内容与方法的熟悉程度决定着投资档案的质量。

一、建设项目管理思想

建设项目是在一定的时间和资源等条件约束下，为完成某一独特产品或服务的一次性任务[2]。从项目宏观管理角度看，程序性、模块化、要素控制法是建设项目管理的基本思想，项目管理思想已经大量项目和长时间的实践检验并得到广泛应用，科技的进步，新材料、新技术在项目建设中的推广，项目技术手段不断得到创新发展，但建设项目管理思想没有根本性变化，依然根深蒂固。项目管理必须遵循一定的阶段及其先后顺序,我国行政法规、行业规范对项目管理程序做了规定，把建设项目管理过程划分为若干个阶段,规定了每一个阶段的工作原则和内容，它既是基本建设应遵循的准则,也是投资人对基本建设进行科学管理、监督的依据和手段，从建设项目整体角度，项目管理程序一般分为项目建议书、可行性研究、初步设计、项目实施、竣工验收和项目后评价六个阶段；建设项目主要围绕投资、质量、进度和安全控制作为管理模块，以各模块的管理要素为手段对项目进行有效管理，就投资控制而言，项目估算、概算、预算、结算和决算是投资管理的要素，可称其为“五算”，五算是建设项目投资管理的主要方法，无疑是投资档案管理的线索和内容。

二、基本内容

1.估算。估算也称投资估算，是建设项目造价初期概略估计[3]，是投资档案的起点，产生于项目建议书和可行性研究报告阶段，是建议书和可行性研究的重要组成部分。项目建议书是项目建设最初阶段工作,是投资决策前对拟建项目的轮廓设想，项目建议书获批后，主要就项目市场、技术、经济进行论证编制出具可行性研究报告。估算一般由建设单位委托的设计单位或咨询公司，依据项目规划方案或方案设计，以估算指标或将概算定额扩大10%计算项目可能发生的工程费用、工程其他费用、预备费用和建设期利息，是项目投资的最高限额，后续概算不得随意突破，估算主要用于计算项目投资规模和融资方案选择，供项目投资者决策参考。

2.概算。概算是项目初步设计阶段的主要投资档案。在可行性研究认为项目符合市场需求、技术先进、经济可行后即开展初步设计,初步设计基本内容与可行性研究相同，但较可行性研究阶段比选方案进一步深入，推荐项目方案进一步向实际靠拢。设计单位依据初步设计图纸、设计说明和概算定额或扩大的预算定额（一般部颁扩大3%、省颁扩大5%）、各项费用标准进行编制，项目概算总投资应控制在已核准的估算投资范围内；在初步设计认为需对项目重大技术问题进行专题研究时，可开展技术设计，相应编制修正概算；为加强投资管理，建设单位在完成主要项目招标后，往往编制管理概算，管理概算更加趋近项目实际投资。概算主要作用是确定和控制项目投资、签订项目合同与融资、控制施工图预算、衡量设计方案技术经济合理性和选择最佳设计方依据。

3.预算。预算主要是施工图设计阶段的投资档案。预算分施工图预算和施工预算，在初步设计或技术设计确定了设计原则、结构方案和控制尺寸后，即开展施工详图设计，设计单位根据施工图、预算定额、各项取费标准、建设地区的自然及技术经济条件等编制施工图预算，主要作用是建设单位确定招标控制价，与施工企业签订承包合同的依据。施工预算由施工单位编制，主要用于施工单位内部成本控制，不纳入建设单位项目投资档案体系。

4.结算。结算主要发生在建设项目实施阶段，包括结算前置的招投标、合同等内容，结算具有点多、面广的显著特点，是投资档案管理的重点和难点。招投标（包括询价等非招标形式）是以较低的价格获取最优服务或产品的投资控制方式，始于招标计划或项目立项，止于中标通知，产生的主要文件内容有立项报批、招标文件、招标公告、售标、标前会议、投标、开标、评标和定标文件[4]；合同是招标人与投标人签订的权利义务关系协议，在建设项目管理中具有纲领性的作用，主要包括合同审批、谈判会议纪要、补充协议、合同变更及合同主体法定代表人授权委托书等文件。就本质来看，合同是招投标的结果，招投标是合同不可分割的组成部分，合同也是结算的依据性文件。结算主要有预付款、进度结算（包括索赔与反索赔）、竣工结算等类型，结算阶段项目变更管理是投资管理的重点[5]。预付款是建设单位按照合同约定，在项目开工前支付给承包商用于储备主要材料等所需的流动资金，承包单位在项目开工前提交预付款申请，监理、建设单位审核后支付，一般在项目进度结算时分期扣回。大中型建设项目进度结算一般以月度为周期，由施工单位编制并申报，完整、规范的进度结算主要由总支付证书、编制说明、工程量计算书、合同内项目清单、合同外（变更）项目清单、扣款项目等构成。进度结算编制需要重点注意的是，应将合同外（变更）项目台账、工程量签证、单价分析审批文件作为支撑性材料附于结算报表之后，并在报表备注栏进行标注说明，使每一项结算账目依据充分、手续完备。竣工结算是指在项目竣工后，施工单位根据设计变更、施工记录、单价分析等文件，进行合同价款的增减或调整编制申报的项目总结算。索赔与反索赔是建设项目合同履行过程中，当事人一方因对方原因造成权利人损失，向对方提出补偿。索赔与反索赔的依据与证据文件需坚持全面性、关联性，在项目实施过程处理终结的索赔与反索赔文件是进度结算的依据，因合同当事人分歧搁置的索赔与反索赔，一般在项目完工达成一致意见后作为竣工结算的依据文件归档。

5.决算。竣工决算是建设项目最终的实际投资额，在项目所有施工任务竣工后，建设单位财务部门按照国家有关规定编制决算报告。竣工决算是正确核定新增固定资产价值，考核分析投资效果，建立健全经济责任制的依据，也是竣工验收报告的重要组成部分。竣工决算由竣工决算编制说明和竣工决算报表两大部分组成。竣工决算需委托外部审计机构审计。

6.项目后评价。项目后评价是投资档案的终点。项目后评价是在项目建成投产后1—2年内对项目全过程进行的评价，投资评价是项目评价的内容之一。与项目前期阶段的评估方法基本一致，但目的不同，主要特点有全面性、重点性、现实性、反馈性。后评价的内容主要有影响评价,包括项目投产后对各方面影响的评价；经济评价,包括国民经济评价、财务评价、社会效益评价；过程评价,包括立项、设计、施工、监理、生产运营等过程评价；持续运营评价,对项目持续运营评价并提出改进建议。项目后评价侧重于投资控制效果的全面分析和评价，一般不改变项目实际总投资金额。

7.其他。建设项目估算、概算、预算、结算、决算和项目后评价是项目投资档案最主要的内容，但并非全部，在项目投资管理中，诸如计入项目成本的建设单位人工等管理费用、项目财务费用与概算必然存在出入，即使与项目决算相符，但两者等同于总账与明细的关系，因此项目财务档案是项目投资档案不可分割的组成部分；对于任何项目管理，投资管理与质量、进度管理紧密联系，没有完全独立意义的质量、进度或者投资管理，因此，项目质量管理、进度管理档案在一定条件下必然转化为投资管理档案，项目开工令、大型设备进退场报验单作为索赔的证据在投资档案中较为常见，部分施工方案作为编制该项目预算的基础性文件也是例证。

三、投资档案管理存在的问题与建议

1.档案从业者与项目管理要求不匹配。建设项目管理是一项多学科、技术密集的经济活动，集科学性、严谨性、逻辑性于一体，项目档案理应是项目管理规律和结果的如实记载者，但当前档案从业人员由于客观和主观因素的制约，参与建设项目数量较少，对项目的认知陌生，造成无法正确理解项目管理方法及其意图，项目档案与项目建设完全脱节，档案人员综合素养与工作需要不匹配，建立的项目档案质量偏低，指导项目档案工作更是无从谈起。项目档案人员应秉持“做档案就是做业务”的理念，重视对建设项目技术及管理的学习，熟悉项目管理的内在特点与规律，使档案与项目建设完美吻合。

2.投资档案不完整。当前，建设项目投资档案不齐全、不规范的问题突出，从投资档案整体看，合同就是投资档案的局限认识较为普遍，项目估算至决算全过程投资档案存在断链现象，甚至部分项目存在要决算、弃结算的严重错误做法；从局部看，单纯以纵向的文件类型整理投资档案，投资管理信息横向未得到有效联系，大中型建设项目合同外或变更计价、工程量签证等文件孤立于结算报表，给决算审计等工作造成障碍，重要的投资档案支撑性材料不充分、不完备。档案人员应熟悉建设项目投资管理的基本知识，重点掌握项目实施阶段结算工作的主要内容及相互关系，探索更加符合项目投资管理特点的文件整理方法。建设项目管理贯穿于项目实施全过程，是一项系统性工程，涉及技术、经济等多种学科、多个专业，企业管理、社会管理等多个方面渗透于项目管理，建设项目管理的复杂性在大中型项目表现尤为突出，项目档案工作难度也大幅提高，因此，对于项目参与者的要求较高。档案从业者应努力提高自身综合素养，深入熟悉建设项目管理知识，避免档案工作闭门造车现象发生，使项目档案完整、准确、系统记载项目管理全过程，切实保障投资者合法权益。

参考文献

[1][5]中国建设监理协会.建设项目监理管理概论（2015）[M].北京：中国建筑工业出版社，2016.

[2]刘伊生.建设工程项目管理理论与实务[M].北京：中国建筑工业出版社，2011：3-7.

[3]电力工程造价手册（上册）[M].北京：中国水利水电出版社，2020.

[4]张伟，王景龙，王婷婷.对水电项目工程档案管理的认识与建议[J].中国电力教育，2012（7）.

作者:张伟 张菁花 单位:华润电力技术研究院有限公司 华能甘肃水电开发有限公司