企业固定资产投资项目档案管理探究

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军工固定资产投资项目，是指国防科工局负责审批或审查后报国务院审批，全部或部分使用中央政府预算的固定资产投资项目。军工固定资产投资项目档案，是指在项目论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各阶段形成具有保存价值的不同载体形式的项目文件。军工固定资产投资项目档案工作，是军工固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是一项以项目管理为中心内容，以项目建设档案（文件）为管理对象的专业性和服务性工作。提高军工固定资产投资项目档案的管理水平，完善项目档案管理制度和归集流程，提高项目档案人员的工作效率和专项验收的通过率，能有效保证公司项目总验收的顺利通过，并最大限度发挥项目档案资料的利用率，使其在项目建设乃至资产维权过程中，充分发挥“锁定证据、监控过程、验证效果、规范管理”等多方面作用。

一、固定资产投资项目档案管理的重要性

国家对国防科技工业的固定资产投入，是保障武器装备研制生产核心能力建设和高新技术武器装备研制生产需要，提高国防科技工业技术装备水平和自主创新能力的基础。在固定资产项目投资建设过程中，形成了大量十分宝贵的对整个项目建设过程的真实记录的项目档案资料。它真实地记录了项目从立项、设计、监理、施工到竣工验收的整个过程，其本质属性是原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况。为了加强固定资产投资项目档案管理工作，确保固定资产投资项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。国防科工局陆续出台了《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》《国防科技工业固定资产投资档案验收办法》等相关规定，加强固定资产投资项目档案管理已成为档案工作的一个重点。通过加强固定资产投资项目档案管理工作，提高建设单位对固定资产投资项目档案管理的思想认识，促使建设单位规范基本建设和设备仪器档案管理工作，完善固定资产投资项目档案管理工作流程。确保固定资产投资项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性。固定资产投资项目档案是项目建设的前提；是工程质量评估的依据；是项目竣工验收的保证和前提；也是今后工程新建、改建和扩建，设备运行、改造、维护不可替代的权威佐证；更是企业维权最有力的证据。因此，加强固定资产投资项目档案管理具有十分重大的意义。

二、固定资产投资项目档案管理现状

目前，公司在固定资产投资项目开展过程中，已经积累了一些固定资产投资项目档案管理工作的经验。公司设有专门的档案管理部门；并根据工作实际明确了技术改造中心、机械设备管理处等相关部门的职责和归档范围；从制度层面上制定编写了一系列固定资产投资项目档案管理规定和程序，如：《基本建设档案管理办法》《设备（仪器）档案管理办法》。但在具体的固定资产投资项目档案管理工作过程中，固定资产投资项目档案管理仍然存在一些问题，主要表现在以下几方面。

1.项目档案管理工作管控乏力。在固定资产投资项目档案管理实际工作中，由于项目档案制度体系方面的不完善，各相关部门虽然有职责、分工，但由于职责与分工不够清晰、细致，加之没有建立有效的沟通考核机制，导致档案管理部门在固定资产投资项目档案管理中始终处于被动地位。在项目推进的各个环节上，无法有效地管控项目档案的流转与归档，项目文件资料的流转游离在项目管理的边缘，等到项目档案验收阶段再对档案资料进行收集，经常造成项目文件资料的缺失。导致在项目财审、档案资料验收前准备各阶段的资料存在不合理性、收集补齐比较困难，资料的真实性和质量都存在一定的问题。验收前期准备时间紧迫，对于时间久得项目来说，需要收集补缺的资料多，任务量大，需要档案员“收集资料———梳理资料———提出资料缺项———整改———收集资料”，制定节点整改过程，在节点下循环过程，直到通过档案验收。这样的工作方式给项目的开展带来阻碍，给项目的竣工验收带来困难。

2.项目档案管理工作滞后。造成现在项目档案管理工作困境的原因是多方面的，但是很大一部分原因是项目档案管理工作与项目建设工作未能实现同步进行，我们的档案管理人员虽然也参与项目设备的开箱等环节，但是参与力度较小。有些投资项目要时隔十几年才验收，项目的主管单位负责人已经脱离此岗位，项目的厂家单位也可能已经脱离市场，项目采购的资料（主管单位）和后期的开箱资料（使用单位）由于当时没有及时归档，最后验收时才去收集档案资料，厂家和各个单位负责人都脱离原有的管理岗位，现有的单位负责人，推脱责任，责任人职责和分工不够清晰细致，最终，投资项目的资料收集不上来的现象经常发生。从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。项目档案管理人员大多只能在投资项目实施很长一段时间甚至是档案验收之前才能参与到档案的收集整理工作，这不仅影响项目档案管理工作的进度，而且影响到档案资料的质量。

3.项目档案管理信息化水平低。在这个信息化时代，我们档案馆的档案管理也在逐步实现信息化、数字化，档案馆也已建设成了数字化档案馆，但是由于各种原因，项目档案的管理至今还未完全实现信息化、数字化管理。这样不仅严重降低了工作效率，也直接降低了档案管理工作质量。与此同时，现阶段生产厂商的信息化投资项目缺乏可控的信息化；生产厂商也应该在投资项目档案管理上不断更新和重视，需要结合项目实际需求来设计信息化体制和信息化管理平台，不单纯的管理资料，不单纯档案资料的著录，而是能够动态控制项目进程的管理，参与并控制固定资产投资项目的各阶段，完成每个阶段资料收集的闭环过程。

4.项目档案管理专业人员匮乏。一方面，由于对项目档案管理工作没有足够的重视，项目档案工作人员的流动性较为频繁，且多数为兼职管理项目档案，这就从人才管理的层面导致了项目档案管理的不连续性，形成管理断层。特别是公司各档案分室，对项目档案的管理更是没有给予足够的重视。另一方面，一些单位虽然设置了专职的档案工作人员，但由于缺乏相关专业的培训，档案管理水平有限，在面对各专项，涉及多种元素、涵盖多项内容范围的项目，在整理档案过程中，可以说相当的难。在项目档案资料的收集、整理时经常处于“给什么收什么”的被动局面。虽然有时在专业知识范围下构建了档案的归档范围，建立了针对该项目的归档制度，让有关部门的负责人依照归档制度和范围去收集资料，但有时候归档范围的制定是仅仅不够的，有些项目涉及的面广，像某一项目中的一大项同时存在自筹、外购、外协、自研、科研，这种相对混合的项目，在整理档案资料的时候难度非常大。最终造成了档案资料收集不齐全、整理不规范，达不到项目档案验收的要求。

三、加强固定资产投资项目档案管理的策略

1.完善固定资产投资项目档案管理制度体系。针对现在公司各相关部门虽然有职责、分工，但由于职责与分工不够清晰、细致，加之没有建立有效的沟通考核机制，导致档案管理部门在固定资产投资项目档案管理中始终处于被动地位的现状。首先，需要制定明确的规章制度来约束项目相关部门，明确责任单位，明确责任人，责任人积极有效配合档案员，协调采购的厂家，在项目过程中的每个阶段完成档案资料的收集工作。其次，项目建设单位应当将项目档案工作纳入项目建设管理程序，完善项目档案管理制度，根据需要及时扩充和完善信息化标准体系。再次，档案管理部门研究现有固定资产投资项目档案管理的体制和机制，包括项目档案管理体制中管理网络的形成及流程，对项目档案管理的体制和机制进行调整和完善，并且建立有效的沟通机制和可操作的考核机制。最后，档案管理部门根据工作实际及时对各规章制度以及管理办法的内容进行修改和完善，使我们项目档案管理工作实现“有规可依，有规必依，执规必严，违规必究”。

2.加强实施项目档案全程管理原则。由于固定资产投资建设投资数额大、建设周期长、时间跨度大、涉及部门多，且项目进行中形成档案资料的过程复杂、数量繁多、种类不一、业务性强，要做好项目档案管理工作，必须与工程建设同步。一是提出文件材料归档要求要与下达工程计划任务同步；二是文件材料形成情况与工程计划进度同步；三是档案管理人员要在项目建设伊始就要参与到项目过程中，便于及时准确收集档案资料；四是档案验收工作与项目竣工验收工作同步。档案工作与工程建设同步的实质是将项目档案工作纳入工程管理计划，避免脱节，实行节点控制，及时收集资料，不滞后。同时，两者同步也有利于资料收集的完整和有效。实现项目档案管理的“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”，真正做到对项目档案的全程有效管理。

3.加快固定资产投资项目档案管理的信息化进程。一方面，借助现有的兰台档案管理平台，尽快实现已归档验收固定资产投资项目档案的信息化，实现项目档案的网上管理和借阅利用，提高日常工作效率和档案管理质量；另一方面，在项目建设过程中，通过把我们现在的项目档案可视化管理细化前置并且与航空兰台档案管理平台相结合，档案管理中资料的收集过程要纳入到整个项目阶段中进行跟踪和控制；在项目采购中产生的前期资料，依据技术协议和合同内容要求收集的后期开箱资料、安装、验收、培训等一系列产生的交付资料一同归档；到一阶段就立刻移交资料，及时归档；档案员收集齐全可以在每个阶段信息化平台中完成资料审核归档，实现在兰台系统中实时显示项目建设进度和项目档案归档情况，从而真正实现项目档案可视化管理的作用。

4.建立固定资产投资项目档案管理人才网络。固定资产投资项目档案管理人员分为项目人员、兼职档案员和专职档案员。根据目前项目档案管理需要和相关先进管理方式，在培养专业的专职档案管理人员的同时加强对项目人员和兼职档案员的管理与培训，建立起固定资产投资项目档案管理人才网络，从而确保各个环节项目档案的完整。鉴于之前项目档案预验收的经验教训和集团对项目档案管理的科学化和严格化趋势，加之项目档案管理的专业性强等原因。一方面我们可以设立专职的项目档案管理人员，实行项目档案管理责任制；另一方面也可以在档案部门内培养一批专业的项目档案管理兼职人员，以备不时之需。档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。这不仅要求我们要有科学系统完善的制度体系，更需要我们的项目档案工作者有高度的事业心和责任感，要耐心细致，要掌握一定的新技术和新方法，要有较高的专业技术能力。另外，随着社会的发展进步，在实际工作中经常会出现各种各样的新问题、新情况。如何搞好这项工作解决随时出现的问题，还需要我们在工作实践中不断地探索，不断地创新。总之，我们要坚持不懈地探索创新，寻找更加快捷有效的工作方式，将实现项目档案的有效利用作为永恒不变的工作目标。

作者:刘春凤 单位:沈阳飞机工业（集团）有限公司工程技术中心档案馆