煤矿物流管理供应模式创建

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1供应管理模式建设的总体原则

煤矿企业供应体系的建设要以“统一管理、分权制衡、节点控制，闭合运行”为原则，进一步明确煤矿内各系统业务范围和工作职责，理顺操作流程，提高工作效率，保障业务工作规范、有序、高效开展，实现整体采购效益的最大化。

2现代物流管理模式

现代化的供应管理应实行“三分离”和“二集中、五统一”的现代物流管理模式:①按监督权、管控权、操作权“三分离”原则，设立管控体系并搭建管理机构，形成监督部门全方位监督、招标管理部门集中管控、供应部门具体操作的工作格局。②推行“二集中、五统一”的采购管理模式。“二集中”即市场信息集中管理，采购资金集中管理;“五统一”即统一内控运作机制，统一采购计划管理，统一储备物资调度，统一对外规模采购，统一内部市场协调。

3构建供应管理体系

推行现代物流管理模式，应首先建立健全物资供应管理体系职能部门及管理、监督机构，明确职责划分，使其互相协作，互相制约。

3.1物资供应部门

物资供应部门是物资采购计划的管理部门，是物资(设备、材料和配件等)的采购主体，具体职责:①制订物资供应管理制度，建立与完善采购运作机制和流程;②负责所有物资需求计划的编制和申报工作;③负责对拟入围供应商的考察及推荐，建立和管理供应商信息库，负责建立不良供应商信息档案;④负责物资采购货币资金支出预算的编制与上报;⑤负责材料、配件类技术协议的签订;⑥负责组织自购物资及统购物资的采购;⑦负责处理物资采购合同执行过程中的相关事宜;⑧负责公司所属各单位之间库存物资的调剂工作;⑨负责按照合同规定对各供应商进行业务结算。

3.2招标管理部门

物资招标管理部门是物资采购招议标组织和合同签订的管理机构，具体职责:①负责编制物资采购招议标相关制度、规定;②组织物资采购招议标工作，包括编制招标文件、供应商资质审查等;③负责建立和管理专家评委库;④负责招议标申请及评标结果的审核与报批;⑤按照审批后的招议标结果对外签订商务合同;⑥负责组织协调解决合同执行过程中存在的问题;⑦负责监督各单位物资供应部门对物资采购政策、制度和流程的落实;⑧负责物资采购、招议标、合同管理等相关信息反馈、存档、备案。

3.3纪检监察部门

纪检监察部门职责:①开展物资供应业务日常效能监察，对业务流程执行情况进行监督和考核;②参与供应商入围资格初审、专家评委的随机抽取、关键性设备的商务合同谈判、合同主体变更审查、物资供应业务和各类违规、违纪案件的调查处理;③负责物资供应业务保密执行情况的检查、报价管理、合同履行纠纷的处理、各种非正常业务信息的受理;④负责招议标现场的监督工作;⑤负责物资供应业务责任追究处理结果的督促与落实。

3.4财务部门

财务部门职责:①审核原始发票、到货验收单、商务合同、送货通知单等相关单据的合理性并办理入账事宜;②审核及报送月度统、分管物资采购资金的预算;③负责办理招议标“两费一金”收取及招标保证金退还;④负责核对供应商及客户账目并保证账目相符;⑤按规定流程及时办理资金支付手续。

4流程控制

4.1物资计划管理

物资采购必须实行计划管理。计划按时间分为年度计划、月度计划、月度补充计划、应急追补计划;按性质分为需求计划、采购计划。编制计划应坚持“先利库、后申请，自下而上、上下结合”原则。

4.2供应厂商的推荐

对招议标项目必须进行充分的前期市场调研、厂家考察、用户咨询、相关资质审核等准备工作，并按规定格式形成书面材料，作为推荐入围供应厂商的必要条件。拟入围供应厂商推荐采取“自下而上、上下结合”的方式进行，将拟入围供应厂商推荐材料由使用单位主管、分管领导签字并加盖单位公章后，随物资采购计划统一上报。

4.3采购方案的确定

物资供应部门根据审批的采购计划及专业技术部门论证通过的技术方案，结合各单位推荐的供应厂商及供应厂商信息库，编制招议标申请表，经审批后交至招标管理部门进入招议标程序。

4.4招标文件的制订与发放

招标文件由招标管理部门按照确定的统一格式编制。各相关专业技术部门负责技术方案的编制或审核。招标管理部门负责向潜在投标人发放招标文件。招标文件释疑:商务部分由采购主体或招标管理部门负责;技术部分由相关技术部门负责。招标项目需勘察现场时，采购主体要组织投标人勘察现场。

4.5评委管理

由招标管理部门负责建立专家评委库，并对其进行统一管理。成立评标委员会，评标委员会由7～13名单数评委组成，评委的产生依据标的物的性质，由相关单位及专业技术部门推荐或从专家评委库中抽取，必要时可聘请其他单位专家或社会专家担任技术评委。技术评委人数应不低于评委总数的2/3，其中使用单位1～2人，必要时可追加列席人员。

4.6招标的组织

物资的招议标工作由招标管理部门负责组织，于每月的上旬或下旬确定2个时间段集中进行。开标应按招标文件确定的时间、地点进行，并在规定的时间内通知评委和监督人员参加。评标采取有记名票决制，评委会成员1人1票。合格中标候选人的有效票数应在评委会成员总数的半数以上，达不到半数的，进行再次票决或重新组织招标。在招标过程中，各投标单位的投标结果统一由监督部门独立保管，并对其保密性负责。评委应严格按照招标文件确定的评标办法，根据投标人的投标文件及承诺，从经济性和技术性以及投标方资质、信誉、“三证一标志”(防爆证、生产许可证、合格证，煤安标志)等方面进行综合性评标，公开发表意见，对自己的投票负个人责任。监督部门对招标过程的公平、公正性进行监督以及对投标人的经营状况、财务状况等进行把关;并负责对投标人的资质、投标文件的合法性进行审核。评标结束后，由监督人员当场统计投票结果，并由评委会主任和现场监督人员签字。

4.7合同签订

物资采购合同签订前，法律部门负责审核合同条款，确保所签合同合法、有利和有效。招标管理部门以中标通知书的形式通知中标单位及采购主体，采购主体接到通知后，必须在严格审核相关技术、资质材料的前提下，于5个工作日内与中标单位签订技术协议;合同的商务条款、技术协议应与招议标结果保持一致。

4.8合同的执行

合同的执行主体为物资供应部门或采购主体，具体负责:①物资的终检(中检);②对外付款过程中的风险控制(包括预付款与质保金);③物资的接收、验收、入库等管理工作;④及时向招标管理部门和物资供应部门书面汇报合同履行过程中因各种原因导致的合同变更(包括技术协议的变更)及其他与合同条款约定相偏离等事宜。

4.9合同的跟踪与信息反馈

由签约主体及有关单位负责对供应厂商的产品质量、服务情况、技术培训、配件供应等建立详尽的档案，并定期进行评审(每年不少于1次)，评审情况报招标管理部门和物资供应部门。对使用产品的适应性、可靠性进行追踪监督控制并建立相关档案。对供应厂商的履约情况进行跟踪，并将合同履行中的重大事项(如质量、价格、交货期、付款方式、技术服务等方面的变动)向招标管理部门和物资供应部门及时汇报，对信誉度差或严重违约的供货厂商，要随时书面上报。

5需重点关注的问题

(1)加强对供应商的管理，实现双赢。转变内部人员的供应管理观念，培植正常的合作关系文化。树立供应商关系管理理念，以整个公司长期效益为目的，与供应商建立互惠互利的合作关系。只有双方利益都有保障，才能最终保障自己的利益。

(2)努力实现零库存管理。为适应买方市场的形势，需修订储备定额，优化库存结构，市场易购物资实行零库存管理。

(3)加强对物资供应各个环节的全过程管理，建立有效的管理制度和监督制衡机制，供管并重。

(4)做到适质、适价、合适功能采购。消除片面强调多功能或低价格思想，既要防止功能过剩使物资功能闲置，又要防止追求价格越低越好造成物资功能满足不了需要。

(5)物资供应管理部门需主动与设计、施工、生产等部门衔接，摸清需求，提高服务质量。

(6)所有物资供应业务各环节相关信息的传递均推行书面化，确保一切业务行为留下痕迹，一切责任可以追溯。