企业物资采购监督与管理探析

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摘要：随着近年来我国社会经济的快速发展，国内市场竞争也愈发激烈。对于企业来说，物资的采购是其日常经济活动中最为重要的组成部分。物资采购监督与管理对于降低企业运营成本具有极其重要的作用。物资采购是企业对所需要的各种物资的订购、运输、储备及供应等方面实施计划、组织及控制。然而一些企业的物资采购监督与管理依然存在部分问题。基于此，文章对企业物资采购监督与管理进行探讨，希望为相关研究人员和企业采购人员提供参考。

关键词：企业；物资采购；监督与管理

在企业运营生产的价值主链条中物资采购是重要环节，对物资采购进行有效监督与管理，不仅可以降低企业生产经营成本，还对企业的安全维护与平稳生产具有重要影响。然而，假如企业不将目光放于市场，完成新供应商的开发准备工作，同时构建规范的有利于合规供应商进入的机制，而只满足于现有供应商的供给，不实施有效的议价比价，长期如此，极易导致供应商丧失有效的竞争，甚至发生“坐地起价”的恶劣情况。所以，企业需强化对物资采购的监督与管理，使采购的成本与物资质量得到充分控制。

一、企业对物资采购实施监督与管理的必要性

（一）有利于企业实现提效降本和稳产保供

保障供应与提高效益是物资采购活动的两大核心职能，其中保供是保障企业物资供应，以及满足生产运营要求，确保企业既不会面临停工待料的情况，同时也不会使库存出现物料积压与浪费的问题。而提效则是企业压低采购交易价格及运输成本，从而提高经济效益。由此，企业的保供与提效是将总结与归纳日常的物资采购工作经验作为基础，根据领导层的决策所开展的工作，二者对于企业的可持续发展具备极其重要的作用。

（二）有利于企业提高内部控制水平

企业在对物资采购进行监督与管理的过程中，会涉及很多环节，比如，前期调研市场、审核招标文件和管理资产等。而在这些环节中，内部控制是最为普遍的，但如果内部控制不够健全，忽视了前、后环节，企业便不能实现对物资采购全过程的有效监督与管理。内控体系不健全，还会导致物资采购的各个环节可能发生衔接不畅或者脱节，从而使企业内部部门之间出现职责模糊、权限不明等问题。比如，企业由于对物资的验收不够重视，虽然在质保期内察觉到将要发生的隐患，或者发现产品存在质量问题，却并未积极地应对与解决，没有维护需方的合法权利，从而导致使用部门对于超出质保期的情况不愿验收签字，而与此同时，企业私自扣留采购资金而被供应商起诉。所以，企业应强化对物资采购整体环节的监督与管理。

二、企业监督与管理物资采购过程中存在的问题

（一）采购人员的业务素质偏低

许多企业在选聘与录用物资采购人员的过程中，一般保持“重思想、轻技能”的落后思维，往往过于看重物资采购人员的职业素养与道德水平，严重忽略了采购人员采购企业生产物资和相关设备的技能。加之部分采购人员对自身的要求偏低，仅仅遵照所上报的采购申请信息，在体系中增添物资的型号、名称、签订合同和生成订单，极易导致一些引用标准成为无效标准，造成企业库存清单的紊乱，一些采购人员不具备判断物资质量的基础性鉴别能力，极易造成所采购的物资存在质量偏差、价格偏高的情况；甚至出现所采购的物资并非企业生产所需物资，严重影响企业对运营成本与库存物资的有效控制。

（二）选择与推荐供应商过程中不具备科学方法，缺乏有效竞争

企业在确定供应商的过程中，假如选择面狭窄，仅仅与现有的供应商进行深层合作，导致这部分供应商丧失危机意识，所递交的报价不具备水准与公平性。除此之外，企业在和新供应商达成首次合作前，必须对新供应商的基本情况进行深入考察，以此规避新供应商的推荐过于随意。比如石化仓储企业，在采购工艺管道的关键性物资诸如化工品物料输送所用的软管等过程中，所采购的物资质量对企业的安全生产具有决定作用，基层部门在选择物资型号上侧重于独家的生产供应商。而市场中虽然存在众多软管生产供应商，且具备质量证书，但是企业的基层部门明白“细节决定成败”的安全生产红线，从而不信赖新供应商。由此，有效竞争机制欠缺，加之企业部门还可能提出某些特定的，并且非必要的技术需求与指标，对资格条件设定定向性与倾向性，从而使企业的招标范围过于狭窄，在市场中缺乏竞争力。

（三）到货物资的验收不够严格

企业的物资验收工作实质上是和供需双方的经济利益存在紧密联系，因此，物资的验收具备极其明显的时效性。如果物资的验收出现延误，或者不严格的问题，而企业未能开展及时的调试工作，从而错过了退换货的期限，导致企业的合法权益受到损害；同时也使供应商的近期结算请求无法实现，极易产生经济方面的纠纷。并且，这么多企业在运营过程中，仓管人员、采购人员及申购人员没有一起参与验收工作，一般，仅有仓管人员开展频繁的物资验收工作，同时在验收的过程中未对产品质量的各个方面检验工作加以重视，仅按照运送单据检查物资的名称、规格、品种及数量等是否与实物相符，而对于货物的外包装是否完好不够重视，以及极少对物资的质量，尤其是物资的重要指标进行检验，比如物资的厚度不符合要求等，极易发生安全事故。

（四）不能合理确定一般性的招标与采购价格

许多企业在招标与采购的过程中存在不合理的地方，造成不合理情况的原因也是多方面的。首先，一些企业在招标书内所公布的采购需求常常存在不准确、不全面及不合理的问题，或者存在漏项，由此发生“签证后补”“超预算投资”及“低价中标”等现象；其次，招标书内实质性条款与实际情况不符，一些投标人所作的判断由于各种原因极易出现失误，或者发生不能准确理解的问题，对企业的一些设备技术与工艺要求不了解，从而导致仅把企业内现有生产设备的性能参数作为参考制定招标文件，如此也极易发生指向性的技术问题；再次，少数企业过于重视特定的某个供应商，而为了排挤潜在的投标人而设置条件，从此，各种招标评价的标准不合理、不准确、不全面、不科学、不量化；最后，采购来源过于单一，审核界定不明确，没有对物资的实际情况进行核定，如此企业仅仅可以被动地接受供应商的条件与价格。以上几种因素对采购招标的准确性定价产生影响。

三、企业强化物资采购监督与管理的相关措施

（一）强化培训、提升素养、权限明确及定期轮岗

企业应强化采购人员的专业知识与技能培训工作，提高采购人员的综合能力。同时企业应对采购人员的业务素质提出更高的要求，必须尽力对采购物资的型号、规格、参数含义等方面进行全面掌握，严格审核申购信息，对于存在前后矛盾、物资参数不明确的情况必须由申购部门对实际需求进行核对，然后再签合同。以此避免出现所采购物资并非企业所需，做好申购部门和供应商的沟通工作。而采购人员不仅需要牢固掌握理论知识，同时还需具备较好的沟通与总结能力。企业应构建科学完善的权限分配及平衡管理机制，在行使权利的过程中，必须在岗位职责内与机制范围内进行。总体来说，平均分配权限机制可以总结为：科学分配、有限授权及权由岗定。比如，负责物资保管工作的仓管人员不具备自主采购物资的权利，使用部门上报申购计划时必须首先经过仓管人员对实际库存情况进行审核，采取集中储备的模式优化库存结构，把有效库存的增加与总量控制当作核心工作，严格控制物资的库存动态，基于企业的实际需求，确定物资储备的合理额度，从而提高储备物资的效率。在采购的询问与比较价格过程中，采购人员应收集报价单，同等条件下推荐低价成交当作询价的根本意见，领导层与使用部门依然需要表达询价意见，而供应商的最终确定应由领导层决策。企业科学均衡的权限分配管理，有利于创建反腐倡廉的工作环境与良性的企业文化，重视利用廉洁文化引导、规范与感化职工的从业行为。企业应对采购岗位实施定期轮岗制度，优势是：首先可以有效锻炼职工在不同岗位的学习能力，培养职工的业务综合能力，有效节省招聘成本，实现长期有效的管理。其次，促进各个部门之间的协作发展，轮岗有助于增强职工对各个部门的体验，进而形成跨部门协作的思维，在实际工作中可以从企业整体的战略目标出发。再次，能够有效预防采购人员建立长期固定的合作关系，杜绝出现腐败行为。最后，对岗位的管理措施进行梳理，从中查找到管理方面存在的漏洞。比如可以发现采购人员对于同一问题所采取的解决方法不够妥当，轮岗过程中可以有效弥补或纠正已经出现的问题和失误。

（二）提高采购信息的透明度，建立健全供应商准入机制

企业应运用信息化手段建立科学合理的推荐与备选途径，对于企业的可持续发展来说，供应商是重要的外界资源。企业在及时、安全及经济供应的过程中，对供应商进行控制与管理是极其重要的一环。一些企业的物资采购公告不够规范、信息不够公开，致使一些优质商无法全面了解企业的实际需求，从而丧失了公平竞争的机会，同时也为假公济私等一些非法行为创造了条件。企业可以通过对仓库管理，使储备物资相关的采购信息更加公开化、标识化。此种透明、公开的采购进程有利于职工对部分重要采购信息如质量、价格、服务及供应商等方面进行确定，同时将其作为基础，使企业能够规范化、标准化地监督与管理不同阶层职工，并且还能有效听取其他主体的广泛意见，特别是职工所提出的建设性意见，领导层也应做出及时反馈，从而使企业物资采购工作具备较高的规范性。建立健全供应商的档案信息与评价、准入机制。在选择供应商的过程中，企业必须为供应商提出明确的准入机制，特别是企业在采购关键性物资与重要生产材料的时候，必须结合技术部门、基层部门以及其他相关部门的意见，强化对物资的技术、供应、质检与服务等方面考核。一些企业比较能容忍供应商的态度，并未切实做到优胜劣汰。供应商档案中所附加的资质文件必须涵盖质量认证体系、质量合格证书、防爆健康安全管理体系、国家工业产品合格证、特种设备制造许可证等。对于供应商的恶意报价，企业必须做好相关的档案记录与证件审核工作，同时还应在交易过程中，对供应商增加与减少订货的适应能力进行记录，以此可以从不同方面对供应商进行有效评价。只有对供应商的素质进行全面评价，且评价结果合格后，才能把供应商列为企业物资的采购源。

（三）构建详细而严格的采购物资验收机制

企业在对资产管理的过程中，采购物资的验收是重要基础，验收的相关工作内容包括事前参数设置以及签订合同溯源等工作。而一些要求具备专业技术的设备，仅仅依靠仓管人员、采购人员与基层职工对其关键性进行严格把关是很难实现的。特别是对于一些石化仓储等对生产设备具有较高要求的企业来说，螺杆泵转速偏低、维修频率较高等问题都会使企业的液化品装卸工作效率受到严重影响。选择与使用一些不标准的动力电缆会导致设备、机器发生断电等一些不良后果。所以，企业在验收采购物资的过程中，必须形成合力，选派经验丰富、技术水平高的人员负责物资采购中部分技术要求较高的关键性环节。

四、结语

总而言之，企业在物资采购的监督与管理过程中，必须做到精心设计、有效组织、协调配合，使监督与管理的合力充分发挥出来，使物资采购的流程更加具备整体性、有效性与合理性。与此同时，企业还应构建起科学合理的权力分配均衡管理架构、增加供应商科学推荐与备选的途径、使标书评价的标准更具科学化与量化、注重采购物资的验收工作，从而使企业对物资采购实现有效监督与管理。

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作者:颜杰 单位:中海石油华鹤煤化有限公司