供水企业物资管理问题研究

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自来水行业属于公益服务的行业,由于其自身行业的特点,一方面因其垄断的性质在区域内不存在竞争性；另一方面又因其居民生活的必需性要求供水企业能够为区域内所有居民提供符合国家行业标准的无差异公共产品。物资管理作为供水企业内部控制的重要一环,贯穿于生产活动的每一个过程,是影响区域内正常供水的关键环节。在实际生产经营过程中,物资管理工作的正常进行,不仅需要一套体系完善且细节规范、公开透明的操作流程以便于理顺的各项业务关系,同时还要严格落实制度措施以使得工作人员按照规范流程进行工作活动。只有这样,才能保证物资供应工作正常有序进行,为供水生产经营活动提供必要的保障。

一、供水企业物资管理在内部控制工作中存在的问题

由于我国城镇化建设步伐的不断加快,供水管网的升级改造等基础配套设施建设工程日益增多。例如,据太原城建数据显示,“十一五”期间,太原市主要完成城市基础设施建设413项,新增道路长度450.5公里。其中,新建改建道路主要完成了龙城大街、滨河东路南北延、滨河东西路快速化改造等112条。小街小巷改造主要完成了以中心城区为主、核心区为重点的桥头街、南肖墙路等街道158条。为了配合道路施工建设,太原供水集团作为基础设施单位同步投入大量的人力物力,对全市范围内的陈旧供水管网进行了同期改造,并在新城区铺设了很多新的管网。但是,在管网配套工程的实施过程中,由于城市供水企业的物资储备和供应的规模相应的扩大,物资管理中的各种矛盾、弊端开始显现,在实际工作中出现了下列的一些问题。

1.工作流程模糊不清、工作凭经验

在承揽基建工程供料任务的初期,很多城市的供水企业对物资管理的方式方法仍延用过去的单一库房管理的模式,不论是库房的承载能力、还是软硬件设施的配备都远远满足不了工程需求。由于工作流程不明确,工程管理人员之间分工不明确,施工单位领料有一定的随意性,工程之间串换材料的现象时有发生,从而造成当时的物资库存混乱不清。

2.信息化程度不够、记账方法落后

第一、库房材料帐停留在手工记账阶段,核算效率极低,仓储数据信息不能及时、有效地统计、分析和传递,由此造成工程价交、结算等后续工作的缓慢滞后；第二、仓储管理和采购管理衔接性差,采购计划员不能及时取得客观真实的库存信息,导致入库不及时,账面红字太多(材料先出库后入库所致)。同时,由于不能及时获取有效的库存积压物资信息,使得部分材料得不到合理有效的利用；第三、采购信息接收面窄,不利于采购物资的比质比价。例如,2008年以来,随着太原市开展的“一户一表、水表出户工程”、“关停自备井工程”及“城市道路陈旧管网改造工程”等多项工程的陆续开展,生产设备和物资材料投入大幅度增加,材料的品种规格从近千种增加到近万种,太原供水集团的物资部门仓储库房从一个激增到六个,每月处理的出入库单据从上百份增加到数千份,但是信息化管理程度和设施却没有得到同步的升级。

3.制度措施不够明确,执行力不强

信息化管理的新形势下,很多城市供水企业由于各项内部控制制度的不够完善,在物资管理的具体工作细节上没有更加详尽全面的工作机制来对应奖罚措施,同时存在人员设置不合理、一人多岗、职务交叉重叠等情况导致无效的监督管理措施,使得物资管理的实际工作中存在互相推诿、任务没有整体规划等问题。

二、在物资管理中完善内部控制工作的相应措施及对策

1.加强物资管理队伍建设,提高管理人员的综合素质

第一,加强库房管理员的培训及管理,保证仓库日常管理活动的有序进行,最终都将具体在《库存材料收发存汇总表》上体现。一旦库管员稍有马虎就会出现材料名称张冠李戴、规格型号混乱不清,从而导致财务人员无法正确核算材料成本,部门领导无法得到正确的库存信息。比如,太原供水集团的物资部门要求仓库管理员做到三勤：一是勤于了解工程进度、物资库存等信息,以降低库存为目标,实现库存材料的信息适时更新,动态管理；二是勤于对供应过程中材料的质量和消耗进行跟踪,掌握材料的使用情况,为采购人员提供准确材料信息；三是勤于进行材料使用统计,为领导决策提供及时、准确、可靠的依据,使信息资源得充分利用,从而杜绝盲目采购的漏洞,起到降低物资采购和库存管理的成本。第二,注重提高采购员的业务素质。供水行业相关物资材料设备用量大、价值高、高新材料多以及采购形式呈现多元化,不仅要求采购人员懂管理、懂会计,还要对市场具有一定的分析判断能力,能够利用现代管理技术手段把所掌握的各种信息及时进行反馈和沟通,实现项目与项目间对材料的动态监控,达到资源共享的目的。比如,太原供水集团物资采供部门定期组织采购员、生产部门及各施工单位进行相关技术培训,邀请电子远传水表、调流调压阀、多参数气体测定器等厂家技术人员对新型涉水产品材料及新工艺的应用进行详细讲解和演示,做到了使用部门、施工部门和管理部门对专业知识学习的同步信息共享,也为太原市创新城市供水管网改造项目的发展奠定了坚实的基础,使得集团公司在工程施工、技术维护及供水营销中提升了公众服务形象。

2.重新制定工作流程,完善实际工作中的操作规范

第一,在库房管理方面,制定详细的《库房管理条例》、《易燃易爆危险品管理条例》、《油库管理条例》、《库房管理员岗位职责》等一系列规章制度,使库管员们在日常材料收发工作中有章可循、有据可依。一是建立严格的收货制度,要求库房管理员依据供应商出具的送货清单对货物的名称、数量、外观及相关货物合格证书等进行仔细核对和检查,必要时应配合采购人员或使用部门进行质量检验,验收合格后方可入库。采购员以库管员签字核对的《采购验证单》作为入库的依据；二是物资入库后,按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放,做到“二齐、三清、四号定位”：①二齐：要求物资摆放整齐、库容干净整齐,要保持库内干燥,防止货物霉烂损坏。②三清：材料清、数量清、规格标识清,根据ISO质量认证体系要求,各种材料标识应清晰可见,并区分合格品及不合格品区。③四号定位：按区、按排、按架、按位定位,易燃易爆危险品应分别摆放。还必须经常对物料进行维护保养,做到不锈、不潮、不冻、不腐、不变、不坏、不漏、不霉、不爆；三是健全审核发料制度。库房管理人员要坚决做到凭领单如实发放材料,不得出现白条现象(紧急情况,如12319城建抢修指令等除外,但应于三天内将领单收回),若领料单上部门主管、领料人、材料员等未签章或领用材料信息不清或被涂改的,库管员有权拒绝发料。发放材料过程中,必须根据进货时间遵守“先进先出”的仓库管理原则,充分利用库存,避免材料积压；四是健全库存的盘点工作制度。库房管理员要对库存物资进行定期的盘点,做到勤查、勤翻,每月末核对材料账面数与实点数,发现问题及时查找、及时更正。对于《维抢修材料储备定额》中的材料要做到动一动、查一查,发现短缺及时向采购计划员报送补库计划,避免影响供水管网维抢修工程的正常施工。第二,在采购管理方面,全面规范采购业务流程,完善采购业务相关管理制度,把这一环节作为内部控制的重点来抓。一是采购计划下达的环节中,应当根据市政府及公司内部发展的要求,对城市管网的更新改造、老旧维修和供水设备大修理等进行科学的分析论证,从而制定出切实符合需要的物资采购计划,并在公司经理办公会上由集体讨论决策后向公司的物资统一管理部门予以下达。二是严格贯彻国家物资采购相关管理办法及三体系质量认证的要求,根据实际情况统筹安排：大宗物资采购均采用国内公开招投标方式进行,零星物资采用邀请招标、竞争性谈判、询价采购等方式。比如,太原供水集团专门设立招投标办公室及物资采供中心,实现了供应商的选择与物资采购的实施权责分开。同时委托具有相关资质的第三方进行招投标,同时将内部材料需求方、生产部门、技术部门、物资采供中心、财务、纪检监察、企务公开办等相关部门纳入体系,对招投标的全过程进行有效的监督,充分体现了“公开、公平、公正”的“阳光”采购原则。三是购买环节中物资采供部门要严格执行《合同法》,与供应商签订供货合同,从合同条款的设定、技术要求的支持、违约条款的明确,在细枝末节上都要详细斟酌,在条款设定的精、细、全上下功夫,从而保障了合同的执行力度,充分避免了事后可能会产生的商务风险。比如,对于合同的管理,太原供水集团实行集体会签制度,层层审批、层层把关,重大采购项目由董事长亲自审批,真正做到相互制约、相互监督。四是要求采购人员要做好事前、事中和事后的控制,建立健全采购合同台账,以便随时了解、掌握经济合同的履行情况。一旦工程施工中出现有关材料的问题,要求采购员必须在第一时间赶往现场,并通过拍照、录像等方式取得必要的证据资料,同时积极配合查找原因,正确区分属于施工单位操作不当还是材料质量发生的问题。如确属材料质量问题,将严格按合同条款,向供应商提出合理索赔,切实维护公司利益,并且将有关情况记录在合格供方档案中,作为日后对其业绩评估的依据。五是在付款环节中,物资采供部门的财务人员配合集团公司财务对每项采购业务所涉及的发票、合同、计划、验收等资料的真实性、完整性、一致性进行严格审核,按照审批权限执行付款手续,同时还会将应付货款按一定比例保留部分质量保证金,以此充分保护自身权益不受损害。3.加大信息化建设的投入,实现数据共享通过仓储管理信息化给我们的物资管理工作带来以下几个好处：一是大大提高物资管理的效率,操作更为便利,节省了大量的人力、财力。过去一份出(入)库单据,需要库房管理员完整的登记库存台账后才能转到材料会计手中,材料会计还需再次逐笔登记一遍库存材料账,然后才能进行成本核算,单据需要很长的周转时间。而现在材料会计只需对出(入)库单据与库房管理员录入软件中的数据进行核对,然后按照预设的核算方法(程序)点击记账即可,大大加快了各种出入库单据的传递速度。二是提高了各类材料的使用效率。通过数据共享,采购人员和计划人员可以对闲置或使用率不高的财产物资进行方便、快捷、定时地查控,对这些面临积压的材料进行合理调配,从而避免出现材料积压。三是促进廉政建设。材料仓储信息通过网络的传输,增加物资管理情况的透明度,进一步促进物资部门的廉政建设。比如,太原供水集团物资部门加大了对信息化建设的资金投入,从计划到采购、从财务到库房,确保每人配备一台电脑,同时委托“山西用友财务软件公司”根据部门特点定制“库存及存货核算”等模块,借助专业软件实现了库房与财务之间的局域网连接,实现了数据信息的共享。

三、结论

不断完善制度建设,使一切工作的开始都必须做到制度先行,同时加强执行力度是我在多年的物资管理过程中总结出的经验。只有正常有序的物资管理,才能使整个供水企业的资金得到有效的利用,才能使物资不积压、无瑕疵,满足城市供水发展的需求,让公司整体生产经营稳步发展,实现企业内部的和谐协调可持续运行。

作者：赵霞 单位：太原供水集团有限公司物资采购中心