公共服务能力建设档案馆网站的作用

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【摘要】随着信息技术的不断普及和应用，上网对于老百姓来说，已经不是什么新鲜事。网上购物、看新闻、查资料已经是老百姓生活的一部分。档案馆保管着大量的国家档案，有着海量的信息，传统的方法是人们到档案馆查找这些档案信息，这已远不能满足公众对档案信息的需求，建立档案馆自己的网站，是对实体档案管理部门的有效补充，利用网站这个平台，让更多存放在库房的“死档案”变成服务于公众的“活资源”，为公众提供档案信息，是档案公共服务能力建设的一个重要途径。

【关键词】档案网站；公共服务；信息技术

1引言

档案馆网站建设的指导思想就是创新思维，努力在档案信息的开发利用、服务意识的确立、服务范围的扩大、服务方式的改进来满足公众的需求。

2提高档案馆网站建设的认识

现在上网搜索档案馆网站，就会发现，有许多档案馆网站已经打不开了，主要原因是档案馆不续费。运营商停止网站运行。一个小型网站每年的费用不超过千元，对于基层档案馆来说，完全有能力负担得起，但事实是，许多基层档案馆均以经费不足为由不续费，还有的档案馆干脆连网站都不建。档案馆网站建设出现这种局面，笔者认为，一方面是长期受传统档案提供利用模式的影响，认为档案馆网站没什么用，是虚的，是可有可无的东西，另一方面，一些档案馆缺乏这样的人才，有的甚至对于网站的作用不甚了解，有些人甚至反对建设档案馆网站，认为网上不安全，上网就会泄密，其实，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，这种担心没有必要，很好解决，你只要采用内外网就可以了，外网用于上网，内网用于档案管理。按照安全性能等级设置访问权限和密码，对于绝密级数字化档案，不上传至网络平台。在业界极少数人抱怨社会不重视档案，档案工作很难开展，缺少对外宣传档案工作的平台，对于宣传，首先想起的是报纸、杂志、电视等，宣传需要创新，需要想象力，需要特色。其实档案馆网站就是一个很好的平台。我们通过这个平台，不但可以在本地，甚至可向全世界推介我们的档案工作，更重要的是，通过这个平台，可将档案信息更有效、更快捷地提供给公民和其他社会组织，更大程度地吸引和方便公众参阅，让社会公众对档案更为了解，使之有效地发挥其应有的价值。

3重视档案网站内容建设

档案网站内容建设。首先要以强大的档案馆藏资源为基础，完整的档案类型、完备的档案内容是档案网站内容建设的树之根水之源。因此，应重视和加强档案馆藏资源建设。一方面以本馆馆藏为资源基础，将本馆馆藏档案资源充分利用，将各类馆藏资源进行合理分类，依托计算机和设备对馆藏纸质档案以及照片、录音、录像等重要资料进行数字化转换。同时，在档案内容建设时，方便各个档案馆网站进行档案信息共享，并与同类的档案馆进行互动交流，达到互相补充的作用。另一方面，加强特色征集，面向社会开展档案征集活动，鼓励民间和社会机构向档案馆提供档案。档案征集是丰富馆藏的有效途径，也是做好档案网站的基础和前提。充分利用档案征集渠道，对有重要研究价值的散存、散失档案征集到档案馆中，对这些档案进行保存和合理利用。如2019年伊通满族自治县成立30周年期间，我县档案馆举办了满族档案的征集活动。通过这种特色征集，不仅丰富了档案馆馆藏资源，而且在一定程度上调动了广大公众参与档案资源建设的积极性和主动性。因此。馆藏资源的丰富与否，直接决定了档案馆网站公共服务能力和水平，档案馆对馆藏资源进行丰富和优化，为档案馆网站公共服务功能的发挥提供保障。最后，要提高信息涵盖范围，大力拓展公共服务内容和项目，与政府网站相互配合，提供一些非档案信息方面的内容，如政府动态及民生方面、区域特色、历史事件和名人等信息，吸引用户访问，还可以及时报道档案界最近发生的重大事件、最近档案基本工作情况、本馆历史上的重大转变等方面的信息，同时也可以利用网站资源优势，达到丰富档案内容，服务社会目的，为档案需求者提供更为完整的公共服务。

4档案馆网站要突出信息查询功能

对于档案馆网站来说，最重要的是查询档案信息功能。我游览了许多档案馆网站，内容相当丰富，有档案馆藏介绍，档案接收，编研成果，档案法律法规，档案业务建设工作信息动态，学术讨论等，但大多数档案馆网站没有提供档案信息查询功能，有的网站即使设置了查询功能，但也打不开，这种情况基层档案馆最为突出。网站分为动态和静态两种。所谓的静态网站就是没有数据库，只能提供固定的档案信息，类似于板报。动态网站，就是除了静态网站功能外，还能提供动态的查询功能，其实公众利用最多的就是档案信息查询功能。经常上网的人都知道百度。百度实质就是一个动态网站，通过百度的搜索功能，便可以查询到所需要的一切信息，档案馆网站的信息查询功能，也就是要有一个如百度一样的搜索工具，建立一个自助式的查询服务，对于这个信息查询功能要更加细化，让公众很容易知道在哪，可以查询什么？比如说设立“政治法规性文件查询”“劳动人事信息查询”“婚姻档案查询”等，要把查询功能放在首页，或是专门建设一个查询页面，要让公众一下子就知道在哪儿，不要把这个功能放到最不显眼的地方，真的成了“众里寻他千百度”了。其实许多人不重视档案网站，就是我们根本没有提供较为完备的查询功能，公众找到档案，找来找去，除了那不动的版面以外，找不到所需的档案信息，给公众的印象是中看不中用的样子货。档案信息查询功能的实现，依靠的是数据库，现在大多数是采用租用数据库，条件好的可能有自己的专线，自己建服务器，如果采用租用数据库的方式，一定要选一个比较好的运营商，如中国的万网速度相当快，不要为了省几百元钱，而租用那些小的运营商的数据库，一条信息查下去十分钟没有反应，公众会对这种查询失去耐心和信心。

5更新迅速，能与公众互动

目前，我国档案网站中关于馆藏档案的信息形式单一，数量相对较少。社会公众参与性不高，档案网站内容陈旧，更新周期过长。网络检索工具有待提高，部分档案网站在线查询不到档案全文内容。档案网站要想真正成为公众服务的有效工具，践行以人为本的服务理念，向公众提供高品质的档案服务产品，一方面我们要及时更新网站内容，丰富网站内的档案信息内容，比如文本信息和照片、录音、录像等形式来填补单一的档案信息，随时了解公众的需求。另一方面，我们要靠网站上有互动功效，来了解公众的需求，增加服务板块、交流板块，增加栏目的深入度和层次度等，让公众及时获取最新的档案信息。首先，要有在线服务。公众随时通过书面和语音方式与在线人员交流互动，其次，要设立群众信箱，公众可以通过网站信箱反映问题，提出意见和建议。第三，设立留言板，公众可以通过留言板给我们留言，还可以通过留言板对网站进行评测，充分发挥公众的监督作用，进而推动档案网站的高质量发展。

6加强培训，组建网站队伍

工欲善其事，必先利其器，要想建立一个好的档案馆网站，关键在于网站建设人员素质，对于基层档案馆来说，很少有自己人会建网站的，大多数是出资请人来做网站，大多是固定模式板块一致，一旦建的是互动网站，价格又惊人，后期维护也是不小的开销，所以许多基层档案馆只好以静态网站应付了事。其实随着计算机技术发展，网站的建设越来越容易，完全可以通过短期培训组建起自己的网站队伍。由传统的信息提供向主动服务的转变，改变档案人员的思维模式，通过档案网站信息化模式的全面开展，档案的部分内容和目录等信息都能够以数字化模式呈现给公众，不是被动地给利用者提供信息内容，而是深入了解公众需求。我省曾举办过网站建设短期培训班，培养出不少建站能手，但总的来说还是太少了，各基层档案馆应成立专门科室来负责网站建设，对于动态网站，可以采用固定模式来处理统一数据库，共同开发出统一模块，网站人员只需改动服务器名、数据名等即可实现查询。各基层档案部门更要加强档案人员计算机知识的培训，提高网站档案工作人员的网站管理基本知识，实践技能与应用能力，使其尽早担负起网站管理工作的重任。要重视这方面人才的培养，鼓励学习，尊重知识，要适当给予一定的物质或精神上的鼓励，只要把人员素质提高了，档案馆网站一定会建设得更好。总之，档案馆网站是公共服务功能的重要途径。通过档案馆网站这个平台向公众介绍档案馆馆藏档案，让公众了解档案信息。通过网站的查询功能，为公众提供所需的档案信息。档案馆可通过网站互动，了解公众需求、意见或建议，把档案馆网站建设得更好，成为公共服务的重要工具。

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[3]李晓龙.现代电子档案管理存在的问题及解决办法[J].兰台内外，2017(1):66.

作者：张慧敏 单位：吉林省伊通满族自治县档案馆