企业管理费用支出内部控制建设

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[摘要]有的企业在管理费用的内控方面做得不到位，管理费用的相关流程存在不合理的因素，使得管理费用居高不下，严重影响了企业经济效益的提高，加强费用管理是提高企业竞争力的手段之一，通过费用内部控制管理减少支出，有利于降低产品价格，从而获得竞争优势，推动企业有序发展。

[关键词]管理费用；内控流程；控制水平；审核监督；费用控制绩效评价

在市场经济环境下树立企业控制管理费用的整体观念，建立和完善管理费用控制体系形成一项系统工程，对企业管理费用全方位的分析研究，加强管理费用审核监督，提高企业管理费用控制水平。

1.费用管理的目标

费用是指公司各部门在经营管理过程发生的销售费用、管理费用。内部控制的内容主要涵盖：费用标准与业务流程、费用的审核与审批、费用的入账与核算，费用预算控制评价等。控制目标包括：明确各项费用开支标准与业务流程，确保费用的产生是必需的、合理的、真实的；正确核算费用支出，确保费用支出能够规范记录与反映。定期开展费用控制绩效的评价，提高费用控制管理水平。

2.费用支出审批流程

费用支出实现审批手续，以出差实行审批制度为例，外出办事凡不能当天返回以及私车公用出差的，出差前需填写《出差审批单》，未经审批的，不得报销差旅费及车辆补贴。特殊情况下或有紧急任务需出差的，事后由总经理审批方可报销。一般员工、主管、科长填写《出差审批单》经部门负责人签字，主管副总审批。在潍坊范围内出差且当天返回的，由部门负责人审批。科长以上人员出差由分管副总审核，总经理批准。

3.费用管理职责分工

财务部：一是审核、办理费用审核与支付。二是负责制定费用核算办法与费用日常账务处理。三是负责费用的日常控制，定期对费用进行统计、分析与通报。四是参与费用支付标准的合理性、费用报销流程的评估，提出调整意见。各部门：一是确保业务的合理性。二是负责对本部门费用的预算控制。三是负责本部门费用预算执行情况的分析与评估。经办人：一是负责业务的真实性。二是负责取得报销票据，保证其票据的真实性与合法性。三是负责按规范要求填写费用报销凭证，在规定的期限内履行报销的职责。行政人事部：负责组织相关费用开支标准的确定、评估，提出调整意见。

4.费用管理控制措施

与个人相关的费用开支标准和流程：管理干部及各职系职级员工出差住宿费、私家车汽油费补贴、通讯费补贴标准按股份公司人力资源部颁布的《福利待遇一览表》执行。第一条交通费开支：员工（含干部，下同）因公出差交通费按出差往返地点，应合理选择公共交通工具，凭票据按规定审核报销。公司总经理（含随行人员）因工作需要，可乘坐飞机（限经济舱）、火车软卧、动车组、高铁一等座。总助（含）以上人员（含随行人员）因工作需要，可乘坐飞机（限经济舱）、火车软卧、动车组、高铁（限二等座）。其他人员可乘坐快旅大巴、动车组（限二等座）、高铁（限二等座）和火车硬卧，超限乘坐的，就近路线有高铁、动车组的可按高铁二等座、动车组二等座票价结算，超出部分自负。机票价格低于同线路高铁二等座价格的，无需另行审批。其他人员因工作急需或出差往、返遇法定节假日等特殊情况，可能超过标准的，应事先经公司总经理批准，方可报销。普通职员出差在携带有较重物品、大额现金或银行汇票等、办急事等情况下可乘坐出租车。其他人员因公出差乘坐出租车，日平均出租车费最高不得超过本人住宿费标准的30%。多人一同出差的，四人以下按一人标准计算，依次类推。当天来回除潍坊市外等地区的，按标准比例提高一倍。参加会议人员、实验人员出差做实验或做技术交接的和外派培训学习人员去、回途中的出租车费用可报销。出差目的地距机场、车站无公共交通线路而又未安排车辆接、送场（站）的，区间出租车费用可全额报销。员工以公车或自备车出差的，不予报销出租车费。员工因公出差，经批准后乘坐自备车的，允许用过路费或汽油费等其他票据按里程数1元/公里计算予以报销。多人次出差同一目的地共用自备车辆的可按私车公用标准报销。自备车出差里程核定及补贴标准按《车辆管理内部控制实施细则》规定执行。员工出差期间发生的特殊交通费用如包车费、代驾费、退票费等费用等须经公司总经理审批后方可凭票据报销。员工出差潍坊市区期间或潍坊回海化的出差费用，单程不超过30元，晚上七点以后单程不超过60元。员工根据岗位需要外派参加的技能提升培训，资格考试、持证上岗、职称考试、证书年审、继续教育、学历提升期间的差旅费（含住宿），按出差的标准核定报销。国/境外出差住宿费限额及补贴标准：第二条住宿费开支：员工因公出差，按规定标准报销，超标自负。特殊情况可能超过标准，如遇节假日或应急事件处理等，须提前报公司总经理批准。第三条出差伙食补贴开支：员工出差给予出差伙食补贴，但出差期间有餐费报销当天不享受伙食补贴。出差补贴按40元/日计。总助/总工（含）以上干部出差不计伙食补贴。员工在普洛药业所属企业间出差由目的地企业安排工作餐，伙食补贴按20元/日计。员工探亲、婚假、丧假，学历提升教育期间，不计发伙食补贴。员工参加各类会议，培训如会务费、培训费中包含餐费或有招待费报销的，不计发伙食补贴。第四条通讯费开支：通讯费指手机通讯费。通讯费用报销仅限报销本人使用的一个移动电话号码，家庭固定电话、宽带费用不列入报销范围。各职级员工通讯费补贴或报销标准由公司行政人力资源部根据《薪酬福利职级对照表》核定具体金额，公司总经理审批并报股份公司人力资源部备案。各职级职工在限额内凭票按实报销，每半年报销一次。由行政人事部负责人审核、公司总经理审批报销。特殊岗位由公司配备防爆手机的员工，使用第二个号码的，该号码每年可在120元限额内凭票报销，人员及号码由公司EHS部确认。第五条业务招待费：业务、事务宴请原则上安排在公司小餐厅招待，餐费标准由行政人力资源部酌情在40-80元/客标准间制定；日常事务性接待用餐一般安排员工餐厅工作客餐；同一批次客人需安排多场次宴请的，可适当安排在社会宾馆、饭店接待，标准不超过100元/人；重大客户宴请可安排星级酒店接待，标准不超过150元/人。

小餐厅指定专人每月做好接待用餐台账，注明日期、接待部门、费用金额，每月末交财务部分解摊销接待部门费用。来客接待需安排由公司支付费用的游览景区、住宿、餐饮等消费，有权签单挂账消费的仅限公司总经理及其授权的人员。其他人员因接待需要可经分管领导批准到行政人力资源部领取“来宾接待通知单”或“景区签字单”后挂账消费。公司各部门、各车间因业务招待需要从行政人力资源部领取的预算内香烟、酒水、礼品等费用，每月末由行政人力资源部按部门汇总后，交财务部按采购价计入各部门招待费用。在公司协议酒店及影视城、圆明园各景点签单消费的，由行政人力资源部统一结算，财务部按消费清单分解摊销费用。在非公司协议单位接待消费的，一律由招待人结算，凭票据按报销流程审批报销。第六条员工养老、医疗、工伤、婚产保险费开支：按《人力资源内部控制实施细则》执行。第七条培训及职称评审费用：按《人力资源内部控制实施细则》规定的审批流程审批及报销费用。第八条公车费用开支：各部门、各车间因公使用公车，实行有偿使用原则。按出车目的地里程标准，以小轿车2.0元/公里、大客车5.5元/公里，由车队每月进行统计，交财务计入部门或个人费用。第九条探亲路费：因路途遥远或工作需要，员工在休息日及节假日不能回家与配偶或父母、岳父母团聚的员工，在本企业工作满一年后，每年可享受一次春节期间返乡探亲往返路费报销，企业所属地级市地区外省内职工可报销二次探亲往返路费。工作未满一年的，可报销单程探亲路费。当年春节因工作需要不能返乡的，在当年内可报销一次探亲路费。员工返乡实行“分区域限额报销”的原则核定报销。每位员工每年只能凭票报一处探亲路线的路费，因交通便捷，不足以上报销限额的，按实报销。分区域限额标准为所属地级市外，省内，往返180元/人/次；周边省份，河北、山西、天津、北京往返400元/人；河南往返500元/人；安徽、江苏往返600元/人；上海、内蒙古往返700元/人；江西往返800元/人；湖南、吉林、辽宁、宁夏往返900元/人；青海、甘肃、福建、黑龙江、陕西、湖北、浙江往返1000元/人；广东、四川、重庆、贵州往返1100元/人；云南、广西往返1200元/人；西藏、新疆往返1300元/人。自驾车返乡探亲的可凭路桥费、加油费票据按上述限额报销。每年4月份报销春节返乡车费，由部门主管审核后，到行政人事部门审核登记，经财务审核后，报公司总经理审批后报销。特殊引进人才可按引入时约定的标准执行。

5.结语

在日常财务工作规范管理费用核算，遵循因果关系和级次限制原则，实行科学化决策，保障监督机制实施，根据成本决策的具体内容，编制管理费用控制计划，作为控制管理费用的依据，提高企业管理费用控制水平。

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作者：李强 单位：山东利邦牧业股份有限公司