电力企业档案信息化管理现状探究

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摘要：时代的发展给电力企业带来了巨大的机遇和挑战，电力企业的档案管理是一项基础且重要的工作，其信息化的程度关系到电力企业的信息资源能否高效存储与利用。电力企业档案管理涉及面广，信息化难度大，文章针对电力企业档案管理的特点和需求，分析了电力企业档案信息化管理的现状，并结合档案管理技术背景，对电力企业档案信息化管理未来的发展进行展望，为电力企业档案管理改革提供参考。

关键词：电力企业档案；信息化管理；治理体系；展望

一、引言

电力行业是关系到国家国计民生的重点行业。在电力行业的发展过程中，电力企业在完成电力资源生产和调配的同时，也产生了大量的档案资料，档案资料记录着电力企业生产发展过程中各方面的信息，涉及范围广、种类多、信息容量大。通过对档案资料的采集、整合、分析和应用，可以为企业的生产和经营活动提供重要的参考依据，帮助电力企业及时发现问题、解决问题，促进电力企业提质增效[1]。在此背景下，电力行业的档案管理工作也受到了广泛关注。档案管理作为一门古老和常新的学科，它是针对档案进行的一系列科学有效的专业性管理活动，是根据事物现实存在状态及情况而实施的管理。随着信息技术的发展，如何有效运用信息技术实现档案的生产、管理和开发利用，给从业者带来了新思路，也带来了全新的挑战。在档案信息化管理的过程中，信息技术的应用是信息化的前提，也是最基本的特征，涵盖档案从生成到永久保存或销毁的整个过程[2]。与此同时，档案信息化管理也是多要素综合作用的结果，受到其它多种非技术因素的影响，这些因素包括：政策法规、档案管理制度、管理体制与机制、人才等。档案信息化管理的成果，不仅依赖于信息化技术本身的先进程度，更取决于非技术因素的匹配程度[3]。电力企业档案信息化管理是国家信息化战略的重要组成部分，其信息化程度也从侧面折射出国家信息化的程度，信息化时代的到来，需要电力企业迅速的融入这个数字化的社会。档案信息化作为企业信息化的重要环节有其非常重要的意义，符合国家节能减排战略，与近年来国家提出的“碳中和”和“碳达峰”概念相吻合。在2021年1月实施的《中华人民共和国档案法（2020修订）》中，增加了“档案信息化建设”的章节，规定电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，为档案管理信息化提供了法律依据。在此背景下，探究电力企业档案信息化管理举措具有重要意义。

二、电力企业档案资料的特点

电力企业档案资料具有专业性、多元性、系统性和成套性的特点。其中，专业性主要体现在档案记录着电力企业生产与经营活动中产生的文件资料，与企业自身特点，企业的技术发展息息相关。多元性主要体现在档案类别众多。电力企业档案涉及的内容已经渗透到企业的方方面面，企业在生产、经营和管理活动中，通常涉及文书档案、电网建设项目档案、自身基建项目档案、采购活动档案、科学技术研究项目档案、会计档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等九项业务档案的归档[4]。按照档案载体来分，又可以分为纸质档案、胶片档案、光盘档案、磁性载体档案、电子档案等。这些载体类型各异的档案在保管方式、存储条件的要求上也存在较大差别[5]。此外，档案应用也在变得更加多元化，档案不仅是对重要信息的存储，档案也在人力资源管理、企业业绩管理等方面发挥重要作用。系统性和成套性主要体现在电力企业档案的产生往往伴随着某个特定的项目、任务，需要将该项目、任务相关的档案资料联动起来存储，分析和利用，才能最大程度发挥出档案的价值。

三、电力企业档案信息化管理现状

1.电力企业档案治理体系。2021年6月，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设[6]。对于电力企业而言，在国家政策的指引下，在企业档案管理环节，需要建立企业级的档案信息化管理组织结构，明确档案管理的主要功能目标，构建档案管理实施与服务体系，制定合理的档案管理制度。在顶层架构上制定好档案信息化管理制度，是支持档案信息化业务开展的前提。我国已经针对电力档案管理工作制定了相关制度，但是受到传统思维影响，电力企业管理部门对档案管理的重视程度不够，电力行业档案信息化管理的相关理论还未形成体系，档案信息化管理制度还未形成。在不少中小电力企业中，档案管理没有受到足够重视，许多企业没有独立的档案管理部门，档案管理工作机构不健全，相关人员的职责划分不清晰、不明确。在此背景下，档案信息化管理更是无从谈起。在中大型电力企业中，虽然档案管理被关注，但是档案信息化管理制度不完善，还没有形成信息化管理体系，档案信息化的探索仅在个别电力企业开展，由于档案信息化管理体系未建立，导致电力档案标准上下不统一，不利于档案信息化管理信息化的推广。随着档案管理功能的拓展，档案管理的服务对象不仅是企业的管理层，也服务于基层工作人员。档案管理形式变得多样，服务内容也在不断演变，然而，由于缺乏档案管理治理体系的顶层设计，档案管理方式还是以传统纸质管理方式为主，缺乏对档案资源的综合利用，与时代发展相脱节。在电力企业档案管理体系建设中，部分电力企业提出了以提升信息化能力为核心的档案管理体系建设方案，从档案管理体系顶层架构上，明确了企业档案信息化管理的发展方向，为档案信息化管理体系建设提供了参考案例。

2.电力企业档案信息管理系统。电力行业档案管理离不开治理体系和管理制度的建设，也离不开软硬件管理系统的投入。相比于纸质档案管理方式，档案信息化管理对管理系统软硬件资源的依赖程度较高，好的管理系统可以提供可靠的档案存储和安全管理能力，便捷的档案录入功能，强大的档案信息检索功能，丰富的扩展接口，便于用户二次开发。由于电力企业档案中包含着大量的信息数据，信息形式也多种多样，档案信息化管理系统应具备多元数据、海量数据的存储、检索、分析能力。现阶段，在设计电力企业档案管理信息系统时，已将现代信息技术进行应用，系统搭建过程中，以提高档案管理效率为主要目标，利用当下流行的数据库管理技术，实现了对企业各种档案信息的获取、处理和查询利用，可以推进电力企业档案管理信息化发展，提升电力企业的核心竞争力和工作效率。但是，存在的主要问题是档案管理系统缺少标准化信息接口，与公司一体化平台之间的信息互动受限，不利于充分发挥档案信息化管理系统的作用[7]。

3.电力企业档案信息化安全管理。档案信息化管理可以提升管理效率，增加档案利用价值。然而，与传统档案管理方式相比，由于档案内容与实物载体相分离，内容存在被盗窃、篡改、删除等风险，使得档案信息化管理的安全性备受关注。电力行业的档案管理信息内容十分庞大，其中包含着一些涉及行业机密的文件或者企业发展中的重要资料。若系统存在安全隐患，将给电力企业、行业带来重大影响。档案信息化安全管理的工作与档案管理系统的安全性相关，涉及技术因素，也涉及非技术因素。随着信息技术的快速发展，技术因素在档案信息化安全管理方面的影响越来越小，利用大数据、信息网络技术中的最新技术，可以减少或避免档案资料出现安全问题。在非技术因素方面，档案管理的组织形式，从业人员的专业程度、责任心等都将影响档案安全。由于电力企业档案信息化管理程度较低，未形成完善的档案信息化管理制度，档案管理人员对各类档案的重要性、作用理解有限，导致管理低效，存在档案安全意识薄弱的情况。档案信息化安全管理还有很大的提升空间。

4.电力行业档案信息化利用。从电力企业档案管理的实际情况看，很多电力企业都配备了信息化档案管理的基础设施。部分电力企业已经投入大量资金和精力来建设数字化的档案管理系统，并完善了计算机检索系统。随着信息技术的发展，档案利用的多样性、信息化程度也在不断提高。档案的存取、授权等工作可以在网上自主办理，增加了档案利用的便捷性。但是，缺乏对档案资源的综合利用方式的顶层设计，基础设施存在着系统相互隔离、各自为政的问题，未实现电力企业各部门间的互联互通，限制了档案信息资源的开发和利用[8]。受到传统档案管理思维的影响，档案管理人员对档案信息化利用的没有足够的认识，档案管理过程中，主要工作是档案进行简单的整理和归类，企业档案的潜在价值还未被发掘。此外，企业员工对档案管理的作用、管理系统的使用方法知之甚少，档案利用的意识没有被宣传和推广，电力档案多数情况下处于存储、管理的状态，利用频率极低。

5.电力行业档案信息化管理人才。档案管理人员作为专业技术人员，需要很强的理论和实践知识，而档案管理的信息化又增加了对信息技术的要求。目前电力企业档案管理人员的问题较多，主要问题体现在以下几个方面：一是部分电力企业没有单独的档案管理部门，档案管理人员由其他部门人员兼职，专业技能较差，无法有效开展档案管理工作，更无法进行档案信息化管理和利用工作。二是由于企业对档案管理的重视程度不够，并且对相关工作的理解不充分，导致制定的从业人员职业等级较低，工资待遇不高，导致档案管理人员流动频繁，也不利于档案管理的信息化。三是档案管理人员对自身岗位的重要性认识不足，重视档案收集和存储，不重视资源利用和主动服务[9]。电力企业的科技档案管理工作不仅要求有较强的档案管理技能，也对科技档案信息相关的专业技术知识提出了较高的要求。信息化背景下，对从业人员的技能需求是全方位的，需要从业人员能够正视信息技术对电力企业带来的影响。

四、电力行业档案管理信息化的展望

1.完善新形势下档案管理制度。制定科学合理的电力企业档案管理制度，形成制度约束。针对当前的状况，在档案管理的过程中，首先要制定出科学、合理和有效的档案管理制度。包括保证工作机构的完善、加强人员配置、明确人员的工作职责及分工等。在档案管理信息化体系建设的过程中，通过信息中心的完善来推动企业内部档案管理制度的健全和完善，促进档案管理的标准化和规范化。其次，则是要加速档案管理体系科学化的构建。诸如分级管理政策、集中统一指导等，实现不同种类档案和不同载体档案的有效分类，切实提高档案管理的效率和质量。制定出具体的档案管理标准规范，强化电力企业档案管理质量控制。在电力企业档案管理的过程中，首先应该以国家标准和行业规范为依据，同时结合企业自身的特点和实际情况，进一步完善档案管理工作的业务标准，确保档案管理在分类规则、档号编制、数字化标准、电子文件管理等方面的规范性。其次，进一步明确档案资料采集的流程。通过科学的流程控制，保证数据采集过程中的原始性和完整性。最后，则要进一步提高数据的质量，做好数据质量控制。包括目录整理的质量、图片编辑的质量、扫描整理的质量等。

2.加大“单套制”归档的推进力度。从在有条件的部门开展试点“单套制”归档模式，并逐步推广试点范围。单套制归档管理模式是档案管理的发展趋势。电子文件与纸质文件并存的“双套制”管理只是档案管理信息化进程中的无奈和权宜之举，从技术的发展来看，纸质文件必将会被电子文件所替代，通过对电子文件开展准确性、完整性、可用性、安全性的“四性”检测，利用电子签名、数字摘要、可信时间戳、档案固化等技术措施，防止电子档案被篡改，保证接收的电子档案真实、完整、安全、可用，已经解决了“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理的技术性问题[10]。电力企业作为国家信息化的中坚力量，应该从转变档案管理的思想意识出发，从全局出发，从整体出发，顺应时代潮流，拥抱新技术，从思想上真正摈弃旧的观念的束缚。电力企业需要加大档案信息化管理及“单套制”改革的资金和人员投入，积极探索新的管理模式，加大试点建设力度，为档案管理信息化的全面推广提供宝贵的经验和建议。

3.提高档案管理信息安全水平。信息时代的到来，为电力企业快速发展提供了便利，但是也对档案管理的信息安全产生了新的挑战，由于互联网开放和共享的特征，极易导致档案数据信息泄露的情况，如何处理好数据共享和信息安全的关系，则会直接影响到电力企业的发展，处理不好将会使企业蒙受损失。在技术层面，信息安全依赖于硬件和软件两个方面。硬件方面通过物理隔离的方式，建立档案数据信息系统防护体系，避免电力企业重要的档案资料被泄露；软件方面常见的网络安全技术就是多子网网关技术，将该技术应用于档案管理系统中，能够起到良好的防御能力，将电力企业内部网络划分为子网，并设置多个安全等级，能够极大提升网络的安全性。在管理层面，需要不断完善档案信息化工作流程、完善现有的档案管理、利用制度，加强档案工作者安全意识和安全技能教育、培训，加大档案软件、硬件建设及投入力度，为档案信息化，尤其档案信息化安全管理奠定提供良好的外部保障。以档案信息化安全管理内涵为基础，对档案信息化工作流程、管理及利用制度不断完善，并结合信息技术的发展，不断提升档案安全防护条件和水平，从影响档案安全的内、外部因素着手，消除档案信息化安全隐患。

4.提高档案利用率的建议及设想。电力档案涉及到电力企业的生产、运营的各个方面，如何能在企业的范围之内，发挥这些信息的作用，成了一个新的课题。在当前大数据技术和人工智能技术蓬勃发展的背景下，为了提高档案信息的利用率，有如下几点建议和设想：根据电子档案的密级等级，及时自动化解密，推送给企业技术人员，实现档案信息资源利用最大化；通过共享数据库，完成档案管理系统与企业的办公系统对接，利用人工智能技术进行人员的权限管理，使符合要求的人员能迅速的获取需要的信息；利用人工智能技术及检索技术，统计企业人事档案的流动情况，从而掌握人力资源的需求情况，为企业人力资源提供建议；通过人工智能技术，实现档案的收集、分类、整理、归档全流程的自动化，大幅度减轻档案管理人员繁琐的工作，使之有更加充裕的时间投入到档案管理新技术以及新方法的研究中。

5.提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员自身综合素质的高低，是影响档案信息化管理工作成效的重要因素。针对目前存在的问题，电力企业应该做好以下几点：加大档案管理人员的培训力度，定期开展档案管理新技术以及新的流程和制度的培训，提高档案管理人员的技术水平和管理能力；加强优秀档案管理人员的招聘，从社会以及高校各个渠道招聘优秀人才，为企业服务；加强档案管理人员的薪资待遇，保证人员的稳定性，这样也有利于档案管理的稳定和持久；对档案管理人员进行有效的考核，加大奖惩力度，提高人员的工作责任心和服务意识。

五、结语

电力行业作为国家国计民生的重点行业，在信息化的时代背景下，电力企业应大胆创新，主动拥抱新技术，推进档案信息化管理进程。面对当下存在的问题，电力企业应该主动分析问题，迎难而上解决问题，转变各个部门的传统思想意识，制定切实可行的档案信息化管理措施，从而达到企业提速增效的目的。

作者:张婧薛 风华温 林昌 贾腾飞 单位:国网江苏省电力有限公司宿迁供电分公司