高校档案管理信息化建设探究

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摘要：随着科学技术的发展，人们已经进入了数字化时代，计算机技术也越来越多的应用到工作中，高校应对档案管理工作给予足够的重视，因为档案管理工作是高校管理的重要环节，并且比较复杂，所以要提高高校档案管理水平，需把信息技术和高校档案的管理工作结合在一起，这样才能向高校管理体系的制度化、规范化、科学化的方向发展。本文内容对数字化时代高校档案管理信息化建设进行探析。

关键词：数字化时代；高校档案管理；信息化建设

目前，人类已经走进了数字化时代，要与时俱进，如今的高校档案管理工作是信息资源管理中的重要一部分，也是高校发展的必然趋势，由于当今我们的高校信息资源是比较多的，而且还很繁杂，如果使用那些普通的纸张进行档案管理，对于多而繁杂的内容便不能很好地整理，然而高校档案管理信息化模式的使用，有效解决了出现的这些问题，保证了它的及时性和有效性，大大促进了档案管理工作的发展。

一、高校档案管理信息化建设的必要性

高校档案管理的工作有着非同寻常的意义，由于直接使用纸质的档案管理既耗时又耗力，并且查阅起来也是非常麻烦的，然而，高校档案管理信息化的建设就有效地解决了这个问题，能够通过网络的平台进行高速传输，能够及时地浏览信息内容。所以说，它的使用是非常广泛的，当高校在进行招生、教研、整理学生们基本信息的时候通常会运用文字和图片的形式来呈现，还有大量的电子信息文件，为了使资源的管理更加有序规范，大都借助于电子数字和信息技术来进行操作，这样整理出来的内容清晰又整洁，也提高了高校档案管理工作过程中的效率。运用高校档案管理信息化是为了加强档案信息的利用率，将档案信息上传到网络中可以通过网络平台在各个地点都能够知晓信息的内容，在使用的过程当中，需要从各种平台收集各类的信息，比如数字化平台和网络平台，将这种方法运用于高校当中，可以进行数字化的管理，也能够体现出其中档案的价值。将数字化档案管理这种方法和信息技术、网络技术相结合，可以根据档案信息进行第二次利用，从这方面来讲也可以提高档案的使用率，有利于档案资源的开发和利用。

二、数字化技术在高校档案信息化建设中存在问题

（一）信息安全意识不高

数字化技术在高校档案信息化建设中的使用是非常有效而又便捷的，它受到了广大人民群众的喜爱。当然，档案信息化的建设是离不开信息技术的，然而在工作的过程中也可能会遇到一些安全方面的问题，这就需要工作人员有足够的安全意识，但是有一些相关工作人员没有足够的信息安全意识，那么在进行操作的过程中，就可能会导致安全防护系统的信息安全存在风险，如果泄露或遗失就会带来一些不良的现象。信息安全意识不高，还有可能会出现电脑病毒、木马对信息化的档案网络和数据进行破坏，然而高校的档案工作就不能正常进行，严重的话还有可能损坏计算机的硬件或者是将档案中的数据永久损坏，如果没有备份的话，那么这就会造成一系列的麻烦，大大降低了工作的质量。

（二）档案管理人员综合素质有待提高

随着技术的不断进步，人们对档案信息化建设的使用逐渐加强，然而对档案管理信息化也提出了更高的要求。目前，由于缺乏数字化管理专业的人才，综合素质普遍偏低，有部分高校档案管理的人员是运用临时的人员进行工作的，由于他们没有经过专门的技能和知识训练，然而在工作的过程中也是比较随意的，没有约束自己的能力，不认真对待工作，这更是加大了工作中存在失误的频率。由于这些原因，最后导致了档案管理出现了信息的流失，进而导致了档案管理工作中出现了更多的问题。为了有效地避免这类问题的出现，就需要提高管理人员的综合素养，培养他们在工作中要有认真对待的态度，让他们知道档案管理的重要性，并对此进行培训工作的开展，要让管理人员具有能够熟练使用电子设备的能力，强调这类问题，加强他们的专业技术能力和工作认知的程度，还要让他们在实践的工作当中学会操作，着重关注信息的培训工作。

（三）资金投入不足，配套设施落后

在这个数字化的时代下，通过改变基础设施，以基础设施为依据，大力发展高效档案管理信息化的建设，但是有一些高校缺乏基础的设施，然而在他们进行档案管理信息化建设的过程中就极为容易失去物质的载体，再加上一些基础的设备不完善，对于那些硬件和软件的配备也不能达到要求。有些高校缺乏认真对待的态度，面对着资金短缺的困扰，就大大降低了硬件资源，人力资源和软件资源的投入使用，他们在没有设置相应程序系统的时候就认为配备几台计算机就能够对档案进行信息化的建设了，由于一些硬件配置不高，再加上没有配备扫描仪和相机等一些电子设备，在工作的过程中可能会出现一系列的问题，这也对高校档案管理信息化的建设工作中增加了难度。

（四）对档案工作宣传不够，师生参与意识薄弱

在档案工作的宣传过程中，其中档案工作的进程是非常的薄弱。由于社会对它的关注度比较低，进而它的知名度也不是很高。然而师生在这方面的参与意识也是非常薄弱的，面对这个现状，这就需要师生对档案工作进行大力的宣传。对于档案管理的工作，师生们并不是很积极，他们对这项工作充满了陌生感和抗拒感，这样持续下去便不能够得到优良的发展。要改变对这项工作的态度，在工作的时候认真对待，从中去体会它的便利之处，将它实用的技巧和便捷分享给身边的朋友或者是同事，让他们也参与这项工作当中，去体验档案管理信息化的建设给工作带来的便利，这样师生能够意识到档案管理信息化的重要性，进而可以进一步增强对档案工作的宣传力度，这样就有利于在数字化时代高校档案管理信息化建设的实施了。

三、加强数字化时代高校档案管理信息化建设的措施

（一）强化对于高校档案信息化重要性的认识

要想使高校档案信息的重要性能够得到加强，可以让高校当中的主要管理者和进行领导的人加强对此的认识，让他们为师生讲解其中的重要性，这样可以加强师生对档案信息化的认识，从而还让他们有了强烈的参与意识，当师生对此有强烈的参与意识之后，他们可以充分从中体会到其中信息化建设带来的便捷，如此一来，他们也会对档案管理进行信息化建设的宣传和教育，这样可以在一定程度上增加了其他人员的关注度，进而也能够强化对高校档案信息化重要性的认识。在这个数字化的时代，高校档案管理信息化的建设是必不可少的，把档案信息化建设当成高校信息化和现代化的重要步骤，要充分了解到一旦出现失误便会带来的不良结果，在工作的过程中，要有一种认真负责的态度，这样才能够高速稳定的对档案工作信息化的建设进行管理，从而也能够大大突出高校档案管理信息化的成果。

（二）规范档案电子化管理标准

在我们通常的使用当中都能够知晓档案资源的来源是非常广泛的，所以在使用的过程中要加强规范档案电子化管理的标准。在对系统进行查询操作的时候，它能够在最大程度上提高检索的效率。然而，在高校档案管理工作进行的时候，管理人员应该根据在真实的工作当中出现的问题，结合高校存在的实际情况进行分析总结，然后建立出与综合业务档案相匹配的数据库，从而才能够真正地更新和维护档案的动态，得到一个完整而又清晰的资料。比如，它可以把各种形式的数据进行合理的归类，还能够保证电子系统的数据中的信息在查询的时候可以及时找出；与此同时，合理设置人员的权限，这样是为了确保档案管理过程中登记查询的记录正确性，有了这个功能，在进行实体借阅或电子借阅的情况下都可以有足够的保障，不管是借还是还都会对每一个人的基本信息有一个清晰的归类，这样不仅提高了工作时的效率，还可以使档案规范管理工作能够得到完善，进而也提高了高校整体的管理效能。

（三）加强档案管理基础设施建设

在多次的实践过程中可以得到一些经验总结，要想实现高校档案管理信息化的建设，就一定要加强对基础工作的规范管理，因为高校档案管理是非常基础的建设，在进行建设和使用的时候要根据数据资源库和日常管理进行展开应用。为了确保安全，还要安装一些报警系统和能够自动消防的气体设施。在此过程中还要加强电子设备的监控系统，这样能够在进行使用档案的时候提供快捷便利的服务，进而对档案管理建设的标准化和信息化也有了一定的保障。要想加强档案管理基础设施的建设，最重要的一点还要加强数字化的管理模式，目前档案的查询和使用过程中都是运用数字化管理的模式，它在这方面的运用非常广泛，所以说，将数字档案管理的方式进行使用是非常重要的。目前是以信息化的技术对档案事业结合在一起进行工作，这也将信息化技术的使用引入了档案信息化管理建设的潮流，进一步加强了高校对数字化处理的有效方法。为了保障高校所有的档案都有一定的安全性，可以将重要的档案资料信息进行异地同步备份，这样在丢失了的情况下也能够及时找回，这对档案规范管理的工作也有了进一步的完善，大大提高了高校档案管理信息化建设中的管理效率。

（四）加强建设档案服务平台，实现共享体系

在如今这个飞速发展的互联网时代，要想跟上时代的步伐，就要不断地改善档案管理的数字化信息，可以借助于发达的网络，建设档案管理数字平台，创建好高校的网站信息，然后把这些档案管理数字的平台和高校的网站信息融合在一起，将师生整理好的电子档案分类装在文件夹里，再将档案服务平台的建设和平台共享加以完善，这种形式的出现就大大方便了教师和学生们的使用，对于应届的毕业生使用这个方法是再合适不过了。共享体系可以为我们高校档案管理提供很大的便利，当遇到一些比较大众化信息资源的时候，也可以通过这个平台进行享用，因为每个高校的网站都是不同的，但是不同的网站都可以通过这个平台进行查询使用，这种方法的投入加强了高校对档案处理的效率，正是因为这种共享体系的存在，使得档案管理工作变得更加简单清晰，由于这种方法得到了大多数人的认可，在各个高校都得以运用，进而也推动了高校档案管理信息化的发展。综上所述，在数字化时代下，应该与时俱进，跟随时展的潮流，将高校档案管理工作的信息化建设不断完善，不断加强，这样既能够提高学校档案管理工作中的工作效率，还能在一定程度上促使信息化工作得以加强。在对档案进行分类管理的时候要使用科学合理的方法。目前，管理工作中依旧存在着一些问题，我们要根据问题的存在不断地完善和改进，相信在共同努力之下，高校的档案管理工作便会变得更加数字化和网络化。

参考文献：

[1]段新宇.数字化时代高校档案管理信息化建设[J].中外企业家,2019:114.

[2]曹方玲.数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探[J].科技创新导报,2017.

作者:张雪 单位:山东青年政治学院