船舶完工资料档案信息化管理探究

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[摘要]随着我国船舶行业的快速发展，在船舶检验、维修等过程中需要查阅大量的船舶完工资料档案，因此，船舶完工资料档案实现信息化管理是船舶档案工作发展势趋。本文分析了船舶完工资料档案管理中存在的问题和弊端，探讨了船舶完工资料档案信息化管理技术的应用，以期推动船舶完工资料档案信息化管理进程，助力船舶制造业实现新的效能提升。

一、概述

2020年以来受肺炎疫情影响，世界经济不景气。为便于船舶企业承接新的船舶订单，维护船舶制造业快速蓬勃发展态势，船舶企业除了要提供优秀的设计方案、优质建造技术以及良好的售后服务外，提供给船东的船舶完工资料档案并实现信息化管理的同时可以提供增值服务,以此推动船舶档案信息的高效应用，进而提高船舶企业的竞争力。船舶完工资料档案数量大、内容多、分类多，在船舶营运及维修过程中的证件更换、资料更新，加之船员换班等，都为管理者带来极大的不便。船舶完工资料档案信息化管理能够随时更新准确定位并提供快速检索查找功能，对于特殊项目如备件库存目录等管理功能都可以解决。开发利用好船舶完工资料档案资源，实现船舶完工资料档案信息化管理，可以为船舶行业的发展带来很大的便利。

二、船舶完工资料档案信息化管理的特点

船舶完工资料档案涉及内容多且杂，通常包括：船舶设计图纸、船舶设备完工资料、船级社证书、法规要求的符合声明、设备证书、质量检验记录、法定设备检验记录、政府颁发的相关证书等。而每一项档案资料中又包括多项内容，例如：完工设备资料中包括设备的操作信息、维修保养手册、备品配件清单、通讯地址、服务商信息等。在查找利用船舶完工资料档案时，船员往往会花费大量的时间去熟悉档案资料的存放位置及档案资料所涉及的各类内容信息，耗费时间和精力较大，且效率较低。

三、船舶完工资料档案管理现状

(一)船舶完工资料档案数量大，装箱多，查找困难

船舶完工资料档案需要在船舶完工交付前移交到船上并存放在指定位置，多数完工资料档案仅将档案资料罗列编制目录，以纸版和电子版形式打包提交，如遇检验及维修查找档案资料非常不方便。以一艘标准VLCC设计完工图为例：仅目录就达38页，分总体、结构、轮机、电气等9个专业，共计400多份图纸，分装150多箱；完工设备资料分7个部分，总计200多份图纸，分装80多箱。每份图纸一般移交3份，则实际的装箱数量是上述的3倍。船舶完工资料档案数量庞大，成为完工资料档案管理的难点之一。

(二)船舶完工资料档案内容繁杂，查找困难

每份船舶完工资料档案的内容不同，如一份标准VLCC船，其设计完工图总页数近7500页。完工设备资料内容则更多，仅主机设备，一份完工设备资料就分5卷总计3184页，内容包括主机参数、主机说明书、管系原理、电气系统图、主机操控、工具清单、备件清单、附件工具及备件清单等13项内容。主机说明书又分整体描述、振动控制、燃油系统、滑油系统等25项内容；附属设备说明书中又分油雾监测、研磨机、盘车机等13项内容。在船舶完工资料档案库系统中如何准确地找到所需的图纸并快速检索到相关内容信息，也是船舶完工资料档案管理的难点之一。

(三)船舶完工资料档案的更新管理困难

船舶在换证、维修过程中设备更新换代、零部件更换等环节，需要对相应的证书、完工设计图纸、设备完工资料等档案进行更新，其中电子版资料、纸质版资料需同步更新。但往往因为船员换班、更新管理不及时不健全等，造成船舶完工资料档案更新管理混乱，因此船舶完工资料档案的更新管理工作也是船舶完工资料档案管理的难点之一。

(四)船舶完工资料档案专项内容查找困难

船舶完工资料档案内容繁多，存放位置交叉复杂，准确找到相关内容难度较大。例如：各种设备的随机备品、船体供应品等，总共二三百箱，分散放在水手长仓库、甲板仓库、机舱各平台仓库或房间以及居住区各仓库内，船舶日常维修有时需要更换备件，而需更换备件的型号、存放位置、数量等信息在上述大量的装箱资料和众多的资料内容中很难查找和记录，或者在船舶运营过程中是否已经使用、剩余数量更新、常用备件补充等信息记录也不规范，或者因为船员更换频繁而造成相关信息遗失。因此船舶完工资料专项内容查找也是船舶完工资料档案管理的难点之一。

四、船舶完工资料档案信息化管理的措施

(一)数字化船舶完工资料档案管理

数字化船舶完工资料档案建设是船舶运营过程中档案管理工作的重要环节。通过档案管理系统加强船舶完工资料档案信息化管理，可以科学地提高船舶完工资料档案查找更新的效率，加快船舶完工资料档案信息化管理的步伐。

(二)船舶完工资料档案信息资源的开发利用

根据船舶完工资料档案的特点，开发实用的船舶完工资料档案管理系统，以软件程序来规范船舶完工资料档案的管理及更新是行之有效的办法。要在船舶完工资料档案管理的流程上，加强信息科学技术的应用，为船舶运营管理提供准确的资源信息。船舶企业要做好船舶完工资料档案信息化管理软件的开发，合理利用现有的信息网络体系使船舶完工资料档案管理日趋数字化、完整化、规范化及自动化，最终实现船舶完工资料档案的信息化管理。

(三)船舶完工资料档案信息化管理软件开发的内容

船舶企业进行船舶完工资料档案管理系统软件的开发，仅需少量的资金投入，可以利用现有的软硬件设施作为平台，也可以通过互联网实现管理和查询，使船舶完工资料档案信息管理达到专业化和规范化水平。开发的软件功能包括但不限于以下内容：1.全部资料实现电子化存档，包括所有证书证明等。通过扫描采集信息存档，建立完工资料档案数据库，各项档案资料带有相关联的信息，方便检索和查询。2.所有内容按分类目录存储。3.带有搜索、链接功能。涉及同一项目会有多种类型完工资料档案相对应，例如：同“舵机”相关的资料包括完工设计图纸、设备完工图、船级社证书等。举例：在图纸查询模块中完工资料名称框中输入“舵机”，完工资料类型框输入“全部”，如图1所示。在点击查看中可以直接链接至文件打开，供查询者进行细节信息查询。查询结果如图2所示。4.带有专项内容查询功能专项内容查询会给船舶的日常营运管理与维护带来很大方便，如船舶的备件管理、船舶证书管理、船舶设备证书管理、过运河需提供的相关材料证件等，将完工资料档案中已有的信息整理归类后录入数据库，可以按照需求进行查询。举例：船舶备件管理是船舶管理的一个重要组成部分，是船舶安全营运的关键环节之一。船舶有效储备一定数量的备件，保证轮机、电气等设备正常运转，是保障船舶安全营运的需要，也是船舶全生命周期维护的重要保证。在完工资料档案中加入备品信息软件，可以为船舶管理带极大的方便。可以在完工档案资料档案管理系统增加一个备件查询模块，如图3所示。查询后相关信息显示如图4所示。船舶企业在提供给船东的备品清单中，以专业分类，按照固定格式将备品资料信息输入软件数据5.实现云查询功能目前绝大多数远洋船舶已经配备了互联网通讯，可以通过网络对云端的船舶完工资料档案进行管理，实现对相关信息的准确控制，也能够实现完整的船舶完工资料档案的信息化管理。

(四)对权限的管理

在船舶完工资料档案信息化管理软件中，对需要登录该系统的人员分配不同种类的账号，根据船长、轮机长、大副等不同职位及管理职能赋予不同的查询权限，防止误改误删信息等现象的发生。只有船舶完工资料档案管理专员才有权限对相应的档案资料信息进行更新、录入以及维护。

(五)网络安全保障

需要保证网络信息安全，实现网络互联管理，尤其是利用互联网平台进行检索、提取、更新船舶完工资料档案的时候，要严防完工资料档案信息的泄漏。在船舶完工资料档案信息化管理的日常工作中，要对计算机进行定期或不定期的检查，运用安全系数相对性能高的杀毒软件查杀病毒、木马等，争取第一时间发现并消除隐患，从而保证完工资料档案信息化管理的安全性、保密性。同时，需要在不同存储位置进行实时备份，以便在网络瘫痪或常用计算机出现故障后，能够迅速恢复数据并继续进行管理工作。

五、结语

目前，多数企业船舶完工资料档案管理工作基本上仍停留在人工管理阶段，计算机应用程度相对较差，管理效率较低。船舶完工资料档案工作唯有逐步实行信息化管理，才能从根本上提高船舶完工资料档案管理工作的质量和效率，使船舶完工资料档案管理工作跟上时代的步伐。

参考文献：

[1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化，2017，20(16)：181

[2]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究，2017(12)：107

[3]赵莹.高职院校人事档案信息化管理初探[J].劳动保障世界，2017(5)：58

作者:李秀灵 单位:吉林大学经济管理专业