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摘要:随着信息化技术的发展和进步,文书档案管理工作也发生了很大的变化,引入了信息化管理技术,利用大数据对文书档案进行管理,使文书档案的管理工作更加的方便快捷,提升了档案管理效率。
关键词:文书档案管理;大数据;信息化
文书档案信息化管理包括网络化管理、数字化管理和安全化管理三部分,其中,网络化管理就是利用网络信息技术将档案的分类、组卷、检索、储存等环节全部网络化,以充分发挥网络的便利功能。传统的档案资料以纸质材料为主,档案管理人员劳动强度大,档案材料要专门进行储存,占用大量的空间;而大数据数字化档案可以节省人力物力财力和空间,同时,由于网络功能的强大可以很方便的实现档案信息的查询,提升了档案的利用效率。
1文书档案信息化建设意义
文书档案信息化管理提高了文书档案管理水平,现代信息技术拥有强大的功能,可以实现信息数字资源存储,进行数据分析、数据计算和数据搜索,为不同的语言文字实现自动翻译等,这些都为文书档案数字化管理提供了可靠的基础,使信息数字化变得更加规范高效。文书档案管理信息化也是时代的发展要求,随着计算机技术、信息技术和网络技术的发展,文书档案信息化也是大势所趋,为了适应生产管理工作的需求,档案资料的收集、存储和管理工作也要与时俱进,以适应时代的发展与科学技术进步的需要。在网络大环境的影响下,文书档案信息化管理有利于单位文书档案资料实现共享,档案管理信息化系统不仅能够满足本单位的档案资料管理的需求,也为不同单位、不同层次的用户之间提供档案资料的检索、存储等功能需求,实现档案信息资料的增值服务。
2文书档案信息化管理工作中存在的问题
随着档案信息化技术的不断进步和发展,档案的管理形式和工作方法发生了很大的变化,档案管理正处于从传统方式向信息化的过渡阶段。不过,目前传统的文书档案管理理念依然存在,并且在文书档案管理工作中存在重藏轻用的思想,这样,不仅不能发挥档案的信息价值,也使档案管理人员对自己的工作职责认识不清。目前档案资料主要以纸质形式保存,主要是由于纸质档案不易被修改,但同时存在纸质档案容易受损的缺点,纸质档案资料往往采用人工收集的形式,档案存储量大,档案管理措施落后,尤其是在进行信息查询时,登记程序复杂,浪费时间,无疑增加了人工成本;再有纸质档案在进行文件记录时,一般按顺序登记,管理手续复杂,效率低,异地调取文件不方便,降低了文书档案的利用价值。随着档案信息化管理进程的推进,纸质档案在近一个时期并不会完全消失,纸质档案虽然运用不够灵活,但是,纸质档案资料是反映单位各项事务的原始凭证,有其保存的价值,要保持文书档案的完整性,最好采用原始的纸质化形式。纸质档案一般保存在档案资料室中,在进行查阅时不如信息化管理方便,因此,要寻找一种既适应信息化技术的档案保存模式,同时也有利于档案原始资料管理的方式,为档案管理提供新思路。
3大数据下文书档案信息化建设
大数据下文书档案的信息化建设目的是为用户服务,通过对档案资料的加工、处理、分类、归档等,实现文书档案的有效利用。其中对档案进行加工处理包括根据文书档案的类型、时限,对档案资料进行分类归档,以数字化文书档案形成不同文件资料的数据库,为用户的检索和选择提供依据。文书档案资料是单位的宝贵财富,为单位的发展和管理提供最直接的参考,通过信息化技术的应用,能为用户开展多种服务,如可利用网络短信、电子邮件等为用户提供档案查询服务,也可以利用云盘为用户提供远程传输服务,利用网络对文书档案资源进行追踪,获得相应的档案信息资料。大数据下文书档案信息化的管理工作难度更大,对档案管理人员提出了更高的要求。不仅要求其具备档案管理的专业知识,也要具有现代信息技术、计算机技术等的应用能力,以实现传统纸质档案向电子化档案的转变。同时,档案管理人员也要不断的加强学习,与时俱进,提高业务能力,根据本单位的档案管理内容,创造性的开展档案管理工作,更好的满足对档案不同使用者的需求,以适应大数据时代信息化管理的目标。
参考文献
[1]董雪艳.大数据环境下医院文书档案的信息化管理与应用[J].现代国企研究,2018(6):72.
[2]林建文.大数据环境下医院文书档案的信息化管理与应用[J].黑龙江科学,2017,8(16):126~127.
作者:杨玉献 单位:秦皇岛技师学院