档案管理信息化需统筹推进探析

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近年来，随着档案管理信息化布局不断深入，加强机关事务档案管理信息化建设，树立机关事务档案管理新理念，成为推动机关事务高质量发展的重要内容。相较于其他工作，档案管理单调乏味，常常不被重视，档案管理专业人才难以被吸纳，现有档案管理人员接受培训机会比较少，工作积极性不高。此外，扫描仪、缩微设备等档案管理工具器材缺乏，导致纸质档案信息化转换处理、整理分析工作受到影响，快捷高效智能化的档案管理也就无从谈起。

面对这些问题，需要统筹协调，将档案管理信息化工作纳入整个单位信息化管理体系中，从资金、人员等各方面给予支持。本着既满足工作需要又节约成本的原则，严格设备采购和使用要求，加大对现有设备的维护力度。档案电子文件从起草到归档，涉及众多岗位和人员，需要在归档文件形成的全过程实行标准化、规范化、制度化管理，确保同一类型档案在不同部门和人员之间产生的电子文档格式、大小、样式一致。要严格电子档案加工、保管、借阅程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，确保档案信息真实、完整、有效。

加强培养，不断强化档案业务人员和工作人员的档案信息化意识教育。全体工作人员要不断加强对档案管理信息化重要性的认识，增强保护档案信息、利用档案信息、开发档案信息的全局意识。加大档案管理信息化人才培养力度，使其不仅掌握档案学理论和具有档案思维，还要具备创新意识和运用现代信息技术的能力。在适度引进人才的同时，通过岗位轮换等途径加大人才储备力度。

通过多种方式建立档案数据的保存、迁移及校验机制，配备功能齐全的信息处理和利用工具，确保信息保管安全。建立层次分明的信息利用机制，建立权限设置流程。在系统安全管理上，通过采取设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源安全有效以及网络系统正常运行。信息化时代档案管理人员接触到的信息更加频繁密集，其中不乏核心数据信息，因此要加强对工作流程的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

档案信息资源建设是实现档案管理信息化建设的重要要素。要从丰富资料入手，狠抓档案信息的储备，广揽信息，改善资料结构，丰富档案管理信息门类。对档案进行数字化处理时，注意对分散的档案信息进行整合、加工，把经过二次加工的信息同时进行数字化，才能真正扩充信息资源，提高信息资源的质量和利用率。要加强共同标准的制定和应用，在档案管理系统建设中常遇到过分强调本单位特殊性、管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念并不可取。标准化意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的推动作用，必须大力推进共同标准的制定和应用。对耗费巨大的部分标准，例如电子档案的标准更应统一领导，集中力量，持续推进。

作者:周晶晶 单位:北京市古代建筑博物馆