医院档案管理工作中信息技术的运用

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摘要：信息技术在医院档案管理工作的运用刚刚起步，如果想要其可持续健康地发展，需要医院档案管理人员扎实做好每一项工作。本文首先介绍了医院档案管理信息化建设的积极作用，并对当前信息技术在医院档案管理工作中运用的困境展开探讨。

关键词：信息技术；医院档案；档案管理

目前，信息技术与医院档案管理工作经过不断磨合，已经取得了显著成效，陈旧的档案管理方式被打破，新鲜的管理理念正在逐步改善着医院档案管理服务功能，大大满足了人们对医院档案管理的需求。在医院档案管理信息化建设过程中，我们也遇到了诸多困境，可以说，我们是在摸索中前行，在困境中发现新机，信息技术在医院档案管理工作的运用刚刚起步，如果想要其可持续健康地发展，需要医院档案管理工作人员扎实做好每一项工作。笔者在多年从事医院档案管理工作中总结了一些宝贵经验，对信息技术在医院档案管理工作的运用有几点看法，愿与同行一起探讨。

一、信息技术在医院档案管理工作中运用的积极作用

（一）保护纸质档案。医院档案资源服务工作一直是医院与病患之间沟通的纽带，患者在借阅病历档案时，就能够体会到医院档案管理是否符合人性化、服务化的全新理念。以往的医院病历档案调阅是需要患者到医院病案科进行现场调档并复印病历，这给很多外地患者带来诸多不便，尤其是在病历档案复印过程中容易造成纸质档案的破损，不利于纸质档案的保存和管理。电子病历档案的广泛运用有效缓解了这一个难题。人们在借阅档案时，只需要在网上提交申请即可，后台档案系统客户服务专员通过点对点交接信息，在线发送用户所需档案资源信息，真正实现了无纸化办公方式，从而有力保护了纸质档案的完整性。

（二）提升归档效率。医院档案涉及类目较多，在归档整理时，由于档案管理人员专业技术的局限性，容易出现归档类目错误的情况，即便后期核查档案过程发现了这个错误，纠正起来也十分困难，这也严重影响了医院档案归档工作的速度，致使工作效率始终得不到提升。档案管理信息系统的成功搭建，大力改善了这一弊端，档案管理人员只需要将档案内容中的关键词输入到档案信息系统中，系统就会自动识别出档案内容所归属的类目，工作人员不再需要根据档案目录表查找类目，从而解放了管理人员的手工劳动，让档案管理人员有更多的时间去钻研专业技术，深度开发档案信息资源利用与服务，在提升档案归档效率的同时，也进一步精确了档案归档编号，让医院档案管理工作更趋向规范化和科学化。

（三）避免重复存档。医院的正常运营与发展离不开各个业务科室的鼎力支持，在每一项活动的开展中，各业务科室都有其不同的特色和相同的环节，在档案信息中就能够有着明确的体现。那么如何将相同内容的档案资源进行整合和总结，是考验档案管理人员基本功的地方。传统的人工档案资源管理模式下，工作人员往往容易重复收集相同内容的档案，无法在众多的档案资源中迅速甄别出是否为重复档案。信息技术融入到医院档案管理工作后，工作人员将档案内容输入到筛选系统之中，系统就能够自动识别出该档案内容是否存档过，以及上次档案修改的时间，有效避免重复归档现象的出现。

（四）满足保管期限。档案保管期限是依据档案管理条例中的相关要求执行，医院档案管理有别于其他行业的档案管理工作，因为从患者的第一次就医到最后一次就医往往跨度年限十分长，这就使得档案管理工作量十分巨大。在手工录入病历档案时，由于医院就诊患者众多，难以按照患者每一次就医时间为节点进行存档。医院病历档案信息化实施以来，这一困境得到了有效改善，每一位就医患者的身份证号码是唯一不变的，档案管理人员在接收到患者档案后，可以通过患者的身份证号码查询到患者上一次就诊时间，便于将患者连续就医的档案资料进行存档，也给医生对就诊患者下一步医疗指导提供基础数据，尤其是同一病种不同患者的诊疗情况数据分析更是医疗科学研究的好帮手。

二、当前信息技术在医院档案管理工作中运用的困境

（一）管理理念落后。医疗事业的进步与医院档案管理工作密不可分，然而在很多医院领导眼中，医疗业务技术的精进比档案管理工作更为重要，经常将医院档案管理工作边缘化，视其为可有可无的一个工作环节，恰恰是这种落后的档案管理理念影响了医院档案管理信息化建设的脚步，致使档案管理工作还停留在手工操作的层面上，无法展示出信息技术对医院档案管理工作的积极作用，浪费了珍贵的档案信息资源利用价值。

（二）信息传递脱节。档案信息资料的生成、保存到利用需要经历一个档案信息传递过程，如果没有一个健全的档案资料交接制度，那就极为容易出现档案信息传递过程的脱节现象，档案资料就会滞留到某一个环节上，传递流程不畅、信息录入滞后等等因素都会对医院档案信息利用造成障碍，甚至在档案信息传递时存在着人为丢失档案的情况，难以保障医院档案信息归档的完整性和及时性。

（三）档案服务单一。医院档案服务功能较弱，一般只针对医院内部科研工作和患者病历档案调取，根本没有真正发挥出医院档案资源在社会发展中的重要价值，档案管理工作还处于保管状态，且档案服务项目较为单一，有关部门长期忽视档案资源利用工作。虽然很多医院已经意识到档案管理工作的重要作用，开始着手构建了档案信息管理系统，但是却在模块设置上考虑不周全，仅仅只有几种功能，无法满足人们对医院档案资源的需求。

（四）基础设施陈旧。医院档案信息化需要计算机、扫描仪、拍摄仪等信息设备的支持，可是由于档案部门经费短缺，信息技术设备更新又较快，先进设备还未完全配备，档案信息化的开展也得不到快速推进。硬件设施不到位、软件设备维护慢等原因也在制约着医院档案管理信息化的进程。

三、促进信息技术在医院档案管理工作中运用的有效策略

（一）规定管理标准。各医院要以战略眼光，制定适合本医院档案管理信息化系统所必须具备的基本条件和基本标准，并随着信息技术的发展而更新提高。当务之急是配置相应的信息设备，配齐必要的专职管理人员，创设良好的条件。同时，严格要求医院各职能处室要以信息化建设的标准形成正在录入的档案资料，档案管理人员则要明确建档标准，及时予以立卷归档，逐步形成领导重视、部门协作、互相促进，共同提高医院档案管理信息化建设新局面。

（二）强化服务意识。档案信息化管理的最终目的是为了确保档案的利用，所以医院档案管理人员需要进一步提升自身的档案服务意识，树立良好的服务理论，对档案服务方式进行优化，加快医院档案信息服务的开放度。同时，医院档案部门在工作中需要加强与其他部门及科室的沟通和联系，建立良好的交流平台，进一步拓展档案服务渠道，最大限度地加快对医院档案资源的开发和利用，以便于更好地与现代化医院管理的现实需求相适应。

（三）维护网络安全。在进行医院档案管理的安全层次进行划分时，最好对各方面因素进行全面、系统地考虑，并根据层级与管理的不同来设定针对性地访问权限，并委派专业的系统管理人员来负责对用户进行指导，对敏感信息给予适当的监控，从而将其中常见的安全隐患给予及时地发现和排除。同时，还可以借助一系列物理手段来确保网络安全，如防火墙、身份认证与加密技术等。防火墙技术被更多地应用在被安全隔离的计算机网络系统上，其不仅能够对外部网主机或用户进行有效地限制，而且在获取允许的情况下才可以对档案信息进行访问。

（四）提高人员素质。在进行医院档案信息化建设的过程中，为了确保其工作的效率和质量，就需要做好管理人员的培训与教育工作，使他们更好地了解和掌握医院的基本情况，如部门设置、工作分工和职能特点等，以便更好地培养复合型优秀人才。同时，还需要加大管理人员对医院相关部门业务知识和业务活动的了解与掌握，并根据工作的实际情况来开展医院档案信息化建设，更好地发挥医院档案的实际作用。综上所述，在信息化技术不断发展的今天，越来越多先进的技术手段被应用到医院档案信息化建设之中，从而有效地提高档案管理的效率。因此，我们不仅需要清醒地认识到医院档案信息化的重要性，还要对档案管理制度进一步完善，对医院信息管理设备进行配置，不断提高档案服务的水平。

[参考文献]

[1]刘硕.论当前档案管理工作存在的问题与对策并做出创新的建议[J].黑龙江史志,2013(21).

[2]武增华,平丹丹.医院档案管理在医院文化建设中的价值分析[J].办公室业务,2020(01).

作者：袁燕 单位：佳木斯市中心医院