信息技术在档案观代化建设中的应用

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一、利用计算机建立档案数据库，使档案检索快捷方便

在档案系统内部建立以数据库为基础的档案信息网络，把各个分散管理的档案机构，通过一定的渠道或手段使之衔接起来运转，构成一个互通有无，资源共享的整体。另一个方面在档案系统内部:一个档案信息计算机数据库一旦进人企业信息网，就构成了计算机网络中的一个信息系统。用户根据自己的意图，将档案库中符合自己条件的档案检索出来，并将结果以适当的方式输出，就可以获得自己所需的档案信息，大大节省了技术人员往返于挡案部门的时闻，省去了不少麻烦。全文检索允许用户检索自己感兴趣的任意词、主题词或它们的任意组合，而不像传统的检索方式那样只能按照原系统给你提供的主题词、标题检索。全文检索减少了系统对用户的要求，更容易使用，界面更友好，检索效率更高。计算机联机检索是一种现代化的检手段，联机检索科技信息更为重要。信息是现代社会的宝贵资源，企业利用计算机、通信网络和联机检索技术，能够迅速从档案情报中找到有价值的信息，指导企业更好地开展科研生产、科技攻关和经营管理。

二、在安全前提下，充分开发利用互联网实现资源共享

目前，绝大多数企业都建立了自己的网站，并在内部架设联系各环节的信息传递网，如内网、局域网等，并给各部门提供了电子信箱，各部门之间信息、资讯的索取和传递，极大地提高了企业的管理水平。档案管理是企业管理的一部分，加快内网、局域网的建设，用时提供已有存档数据，为企业科学决策提供支持，成为今后档案工作的重要发展思路。

三、培养会管理、懂计算机的复合型档案人员，加速档案现代化建设

3．1建立现代化管理的思想

随着计算机网络和多媒体产品的广泛应用，工作效率不断提高，网上档案检索的时间逐渐缩短，许多新的管理手段、方法、内容和理念也不断丰富。作为一名档案工作者不仅要懂得档案工作基本原则和基本技能，还要善于学习和借鉴国内外先进的管理经验、管理办法，善于学习计算机的操作知识。要实现管理思想的现代化，使档案工作与时俱进，就必须以《档案法》为准绳，在科学管理理论的指导下大胆探索，树立科学的观念、竞争的观念、效益的观念，增强开发意识、服务意识，主动适应市场，使档案管理在企业发展中发挥最大的经济效益和社会效益。

3．2档案现代化管理需要高素质人才

由于档案管理技术的现代化、档案种类和载体的多样化，对档案管理人员提出了更高的要求。因此，各级档案管理部门应重视培养造就一支具有较高素质、掌握现代化管理方法和技能的档案管理专业队伍。系统管理员、文件操作员、案卷操作员等档案管理人员应经常参加业务培训，提高自身档案业务素质，做到业务工作理论和知识的常学常新。档案管理人员要提高科学文化素质，学习日新月异的计算机技术和管理知识，不断更新自己的知识结构。随着科学技术的不断发展，用户需求的信息越来越多，档案管理和服务的工作量也越来越繁重，档案管理逐步向以电子计算机和缩微复制技术为中心的机械化、自动化、缩微化的方向发展，这就要求档案工作人员必须努力学习，不断掌握先进的现代化的管理手段和方法，以适应新时期电子信息化高速发展对档案管理的要求，同时，要开阔思路，解放思想，大胆实践，以创新求生存，以创新求发展。只要拥有了高素质的管理人才，档案管理现代化的目标就不是遥不可及，而是水到渠成。

四、结束语

在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，随着信息技术日新月异地发展，对档案工作来说，既是一个良好的机遇，同时，又面临着严峻的挑战。因此，档案工作者必须充分认识信息技术在档案现代化建设中的重要作用，紧跟时代步伐，解放思想，勇于开拓，大胆实践，不断学习新知识、新技术，积极推进档案信息化建设进程，使档案工作提高到一个崭新的水平。

作者：段宏丽 单位：呼和浩特市水资源管理局