信息技术在档案管理中的应用

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一、信息技术及其发展

信息技术（IT）是指用来处理及管理信息资料所利用的各种不同技术的一个总称。所有和信息的收集（获取）、信息加工、信息表达、信息交流以及信息管理、信息评价工作等方面相关的技术均称为信息技术。信息技术按照形态差异可以分为软技术和硬技术，其中软技术是指关于信息处理、信息收集的各种技能、方法。硬技术是指各种各样的信息设备及设备功能。随着信息技术的高速发展，其逐渐被使用在各种领域工作中，其也不断被广泛应用在日常生活中，给人们的工作、生活带来了很多方便。21世纪是一个全新的信息时代，而在信息化环境下高校档案管理工作也将面临着全新的挑战。例如以往，档案资料全部是纸质资料，在保管过程中会存在很大麻烦。近年来随着信息技术中拍照技术、印刷技术以及多媒体技术等技术的应用，使档案管理工作有了很大改变，其是信息资料突破了时空限制，缩短了工作所需时间，从而大大提高了工作质量。信息技术的应用能帮助有效解决了很多高校档案存在的问题，也进一步体现了现代信息技术对于高校档案管理工作的重要性。

二、信息技术在高校档案管理工作中运用

1、信息技术中硬技术的应用

采用计算机设备、打印机、扫描仪以及缩微设备等硬件设备来帮助完成高校档案管理工作中，可以帮助有效提高档案管理工作顺利及有效开展。传统档案管理工作还是采用手工操作手段来帮助实现高校数据资料的获取及处理等工作，增加了工作量降低了工作效率。而人工管理档案容易因为信息量太大而造成检索困难，另外由于档案接触人员较多，在很大程度上提高了档案保密难度。随着信息技术中硬技术的不断应用，大部分高校档案管理工作部门均配备了相应的多媒体电脑、资料扫描仪、打印机以及相机等硬件设备。工作人员可以根据每一阶段利用计算机从互联网等多个方面获取资料信息，对于收集的资料可以利用扫描仪全部转换为电子版，从而实现资料数字化。电子文件不同于传统纸质文件，其更易于保管，并且方便，所占空间大大缩小。因为电子文件属于一类新型信息载体，近年来以光学材料及磁性材料作为信息载体的电子档案逐渐取代了以纸质作为信息载体的纸质档案。针对学校获得个人中奖旗、奖杯以及各种纪念品，由于是属于立体物品传统保管工中很难确保其经过长时间之后不会出现变色、损坏等。而利用数码相机将其拍摄为照片进行备份保管，这样事物还能以另外一种形态即信息资料进行保管。而获得的通知、奖状、证书等可以利用扫描仪设备扫描到计算机中，以电子文档的形态进行保管，还能将这些信息在校园网站上景象，使师生能通过校园网进行查看。

2、信息技术中软技术的应用

（1）数据库技术的运用

早期文件系统也可以实现电子文档的存储工作，但是因为早期文件系统在数据信息冗余、数据共享以及信息检索方面都存在一些弊端，从而未能得到推广采用。随着信息技术的不断发展，为了进一步提高电子文档的管理工作数据库逐渐被应用在档案管理工作中。数据可技术的应用可以很容易的完成数据信息的冗余消除、信息检索、存储以及信息共享工作。高校建立了用于管理档案信息的统一数据库，可以使其充分发挥计算机具有的密集存储以及快速检索功能，不仅能进一步提高高校档案信息的保密性，还能大大提高档案管理工作效率。

（2）互联网技术的运用

其中互联网技术属于一种全球性的计算机网络，其由不同中规模大小、不同类型的计算机网络组合而成。由于计算机网络的出现，使资源共享变成了可能，而随着互联网技术的不断发展，互联网技术在设备及技术上都能达到档案的网络化管理相关要求。互联网技术不仅能实现数据档案的传输、接收、收集，还能真正实现网上信息资源数据的共享，从而大大提高了高校档案管理工作质量，为高校节省了人力、财力。

三、小结

综上所述，随着信息技术的不断发展，其被逐渐应用在高校档案管理工作中。高校档案管理工作在开展过程中逐渐增设了信息技术中的硬技术及软技术，即配备了各种档案管理工作所需要的硬件设备，并建立了相应的档案管理数据库及互联网，从而大大促进了高校档案管理工作的顺利开展。

作者：黄元旦 单位：内蒙古师范大学校办档案馆