信息技术下企业档案馆的创新

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一、信息技术的发展对企业档案工作的提出了新的挑战

1.企业档案馆被动服务应对主动服务的挑战

企业档案以前的信息服务载体是以实物为主，经过处理加工后再进行信息传递，其传递受到载体的限制，传递空间难以拓展，流通率、时效性和开放性也不利于提高。随着企业档案馆数字化和网络化的建设与发展，用户需求要得到满足，必须利用现代技术，构建一个集数字化、自动化和整体化于一体的信息网络体系，实现以网络为载体的信息服务和全文数据信息服务。网络背景下的信息服务不仅使信息优势得以充分发挥，信息空间得以拓展，还使信息的传递速度得到了提高。同时还变以我为主的服务方式为以用户为主的服务方式，变被动服务为主动服务，用户在档案管理员的帮助下，利用网络和信息技术，主动运用自己的权限来检索浏览和利用企业档案馆藏。

2.企业档案馆服务质量应对新要求的挑战

信息技术的高速发展不仅使企业档案馆的服务理念发生了改变，由传统封闭式转向网络开放式，功能单一转向多功能，还使信息获取方式和信息资源结构也发生了改变。网络信息技术的不断发展，企业信息被汇集到企业档案馆这个节点，用户对信息载体的差异已不再看重，更加注重的是信息的实际作用，信息技术的不断更新使用户对信息服务的质量要求更加迫切，特别是在查询检索时，他们希望档案馆提供的服务更加专业、个性化，服务质量更高。

3.企业档案馆工作应对评价标准的挑战

网络化、数字化的广泛应用和发展，从根本上促进了企业档案馆的迅速发展。企业档案馆开始大批购进计算机设备，借助各种先进的办公自动化系统构建起自己的企业内部网络，各企业档案馆呈现出智能化、信息化、网络化的现代特征。评价传统的企业档案馆的档案工作水平标准，主要是看其服务能力和馆藏规模，然而现今随着信息和网络技术的迅猛发展，对企业档案馆的评价标准提出新的挑战，主要是看其组织和收集信息的能力。重点表现在是否有网络化的信息服务、是否有自动化的服务手段、是否有广泛化的服务对象、是否有高层次的服务人员及是否有高效的服务效率等方面。

4.企业档案管理人员应对更高要求的挑战

信息技术的飞速发展对企业传统的档案服务体系带来了冲击，给档案管理人员提出了更高的要求。当然，信息技术的发展并没有改变档案管理人员的工作使命和任务，档案管理人员也没有被信息技术所取代；相反，架起信息导航和桥梁作用的档案管理人员将更是任重而道远。由于信息技术的运用档案管理工作将会变得更高效更便利，信息资源实现共享更容易，只有把现代信息技术融合到传统的档案管理中，提供的服务才会更加优质，才能更好的服务于企业的科研和生产。因此，信息技术背景下，企业档案管理人员的业务素质面临更高要求的挑战，必须加强学习和自我完善，不仅要具备更加精深的专业知识，熟练的计算机应用能力，还要掌握必要的信息技术知识、网络知识和外语知识，才能承担起网络咨询员和信息导航员的角色，成为一名真正合格的新时代企业档案管理员。

二、信息技术下企业档案馆发展的新思路

1.创新观念，开展个性化的主动服务

信息技术广泛应用的新时代，企业档案馆应走出保守、割据状态，树立大局意识，突破地域限制，主动与其他同行合作，实现信息共享。在确保信息安全的同时，主动遵守共享共建的发展策略，既要在网上争得一席之地，也要为整个企业档案事业的兴旺发展而努力。随着各个企业数字档案馆的陆续建立，已经具备了网络化服务和资源共享的技术条件，并有了不同程度的发展。因此，企业档案馆要创新观念，自觉投入到大系统的建设中，走一条合作与共享的发展之路。企业档案馆在服务方式上要以用户为中心，从每一个用户独特的个性需求出发，开展针对性的个性化服务，才能更好地满足用户的不同需求，从而使档案信息服务的质量得到提升，变用户找信息为信息找用户。可以在档案网站上设置一个信息需求调查表，通过填表来掌握不同的用户对档案信息需求的不同状况，然后再依据不同用户的信息需求把用户所需信息传递给用户，一般通过以下方式：信息推送、电子邮件、预留网页等方式。

2.创新管理，调整机构，培养新型的档案管理人员

信息技术的应用，使企业档案馆的工作程序和环节也发生了相应的变化。为了档案信息服务目标能更好的实现，企业档案馆必须重新调整职能机构，使服务更加有效、更加连续。职能机构应按任务分工调整为数据加工组、信息组织组、信息服务组及系统维护组。首先，进行数据加工，转化纸质档案信息为数字化信息上传网络，同时选择网上信息，并对其加工后存储；其次，组织信息对信息进行组织分类、梳理、整理和加工，实现访问网上数据有效性；再次，信息服务，完成对用户的培训、咨询答复和业务指导等服务工作；最后，系统维护保护网络运行安全，防止各种病毒的侵蚀，确保数据的完整性，并备份重要数据，对网络安全进行维护。信息技术背景下的企业数字档案馆所包含的主要技术有以下五项：系统安全防护和管理；数字化各种载体；管理和存储数据；在网上传递和数字化档案信息；组织有效的查询和访问数据。企业档案馆通过使用和推广这五项技术，新型的档案管理人员将很快会出现，一是加工整理数字信息人员；二是开发程序人员；三是评估信息人员；四是网上咨询和指导人员。为了适应信息时代的要求，企业档案馆应制定一项有关对档案员进行继续教育的制度，档案管理人员可采取学位进修、在职进修、学术研讨、培训、讲座等多种形式参加学习，努力提高业务素质，把自己培养成为复合型、全方位、高层次的档案管理人才。企业数字档案馆只有拥有不仅其专业知识深厚、网络技能熟练，而且文化修养良好，还具有极强的传播、组织、获取信息的能力这样一批新型的管理人员，企业档案事业才能和谐、有效、健康持续的发展。

3.创新技术，实现专业信息导航和信息推送服务

随着信息技术的不断发展和更新，人们对信息的需求越来越广泛，应对信息需求的信息服务方式随之也变得多样化。网络信息的纷繁庞杂，使用户在搜寻特定信息时常常是无从下手，很是无奈。为了提高用户查找利用档案信息的效率，可以构建特定的专业信息资源导航库。专业信息导航库的就是运用工具搜索网上与企业主题有关的、企业能用得上的节点信息，再把信息进行集中、组织，并将这些信息资源的分布情况提供给用户，指导用户查找。专业信息导航库的建立，是企业档案馆在现代信息技术下开创的一种新的专业检索技能，不仅能为用户的查询提供更有效的专业指导，还使用户在短时间内对企业档案信息能更好的利用。目前，杂乱无序而又海量的网络信息不仅影响着用户检索信息的精准度，还延缓了检索信息的速度。为此，企业档案馆可以开展档案信息传送服务，即专业编辑人员运用信息技术对网上信息资源和企业档案信息进行整合、加工，编辑成套的档案信息传送系统。还可以开展诸如检索网上资源活动、科技论坛、专题追踪新闻、全文镜象推送等信息服务，实现网络化获取档案信息。同时档案馆也可以与图书情报部门、咨询公司和权威机构加强合作交流，吸引更多的数据库精品，储备更多信息，使信息推送服务更完善。

4.创新服务，用良好的形象构建独特的信息服务体系

网络信息时代，人们需求网络信息将越来越广泛，但网络信息不可能满足用户的所有需求，特别是那些需要保密的档案信息，正因为它们的存在，所以非网络信息服务和网络信息服务会永久并存下去。因此，为了使档案信息服务工作做的更好，应把网络信息服务与非网络信息服务实现有效结合，使档案信息的利用率提高。信息时代各行各业的竞争将更加激烈，服务形象的好坏至关重要，不仅关系到人们对行业的印象，还关系到行业的利润。良好的服务形象会使人们身心愉悦，印象深刻，行业利润也会丰厚。同样企业档案信息在企业中要想真正发挥作用，就应提高服务质量，创立良好的服务形象。企业档案馆应依据其所在企业的生产和科研情况、管理人员的专业知识和馆藏档案信息资源，联系该企业的发展目标，来确定该档案馆信息服务宗旨和开发信息方向，并边实践边改进，使该馆的独特风格逐渐形成，创立特色服务，构建该企业档案馆独特的档案信息服务体系。

作者：秦美峰 单位：东营职业学院