信息技术的地铁档案管理

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一、信息技术对地铁档案管理的影响

（一）档案管理模式的改变

当计算机作为工作辅助和研究的重要媒介时，产生了新型的可存储于计算机硬件中的信息模式，这种电子文件是使用传统手工方法所无法管理的。在这样一个计算机高频率使用,科研成果的电子化的信息时代背景下，档案的管理将进入一个崭新的纪元。信息技术的发展及广泛运用为档案管理的规范化、系统化提供了基本前提。主要表现在，档案的存储方式由原来的纸质的可视记录模式转化为通过专业仪器识别的电子文件；档案的管理模式由原来的人工管理依次转化为单机数据管理、网络信息管理模式等；档案管理的步骤和手段也有了对应的改变。

（二）地铁档案管理的改变

由于当今的工作与计算机密不可分，地铁的档案及其管理模式被根本改变了。地铁档案的表现方式由传统的手工的纸质图纸及资料，向微缩档案、磁介质档案、电子档案转变。西方发达国家更是将信息技术广泛的运用到工程档案管理当中，他们还将CAD光盘等技术手段运用到档案管理中。我国根据光盘在档案管理中的重要作用，制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的技术规范，为地铁工程建设的档案管理中使用光盘库进行管理提供了指导文件，使得光盘成为地铁档案管理的有力手段。信息技术更新了传统的地铁档案管理模式。将信息技术引进地铁档案管理当中，将传统的垂直化档案管理模式转化为为特定项目服务的扁平式管理模式。信息系统的发展及完善，使得大量的文件通过代码来表现，这些电子资源经由网络，被档案管理部门有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围，专业人员通过对信息产生的来源及信息的共享的高度关注，有计划地对地铁档案做出开发、加工，并制作和汇总出信息产品，使地铁的档案管理达到最佳的效果。

二、信息技术在地铁档案管理的运用实践

（一）北京地铁科技档案自动化管理

北京地铁系统共有15条线路和217座车站。北京市目前轨道交通投资总额为2600亿元，陈刚市长表示未来还将投入1000亿元，修建660公里长的轨道交通网络，旨在将北京建设成为世界上轨道交通最发达的城市之一。北京地铁建设由于悠久的修建历史，建设规模巨大，对于北京地铁档案的管理也是一个相当重要的课题。北京地铁从1981年正式对外运营至今已积累了30多年的科研成果和工程建设、运营经验。信息技术的发展和广泛运用，使得地铁档案的管理水平和效率得到提高，促进了地铁档案管理的自动化，使科技信息实现全国范围的共享，促进地铁档案在地铁建设中作用的发挥。北京地铁设计研究所是北京地铁总公司的专用设计研究机构，自行研发了地铁科技档案管理系统，该系统实现了地铁科技档案管理的信息化和自动化。这种系统把计算机技术应用于档案管理工作,提供全方位、高层次、多角度的服务，再利用网络平台有条件的实现信息交流,是一种无纸化的档案管理模式。该地铁科技档案管理系统一级分类由管理系统和检索系统两个类目，分别包括:前期监督管理、科技档案、科技信息、档案借阅、档案统计五个子系统；和科技档案、科技信息两个子系统,再此基础上通过前期监督管理系统和科技信息系统，实现对科技档案从立项开始的全过程动态跟踪和集中管理。地铁科技档案属二级管理制,没有获得科技进步奖的地铁科技档案大多在二级单位的档案室中保管。在信息技术广泛运用的今天，本地铁档案自动化管理的系统中的“科技信息”管理系统实现了行业内的信息资源的共享。通过对地铁科研成果的汇总管理和二次加工，将这些信息输入管理系统中形成了地铁行业科技信息库，实现了地铁科技档案的信息集中化管理。日后还可通过有条件的利用网络，实现全方位多地点的信息交流合作。

（二）广州地铁档案信息化管理

广州市于1997年开始地铁的运营，是我国第四个修建了轨道交通的城市。将信息技术运营到广州地铁的档案管理实践中，是广州地铁档案管理的发展目标，并有针对性的抓电子档案数据库管理的建设和档案管理人才的培养。广州地铁建设一期工程档案管理通过了国家建设部门的验收。除此之外，广州地铁在管理实践中，也积极推进档案信息化管理，并制定了档案管理的规章，如《广州市地下铁道总公司建设项目电子档案整理移交实施细则》等。在这些规章制度中，明确了电子档案的质量要求、电子档案的组卷工作、电子档案案卷目录、电子图纸的编制规范、各电子文件类型的存储格式等。通过规范地铁总公司及各参建单位所提交的地铁档案具有统一的格式，使得这些宝贵资料可以形成电子目录，实现在广州地铁OA系统中的检索。另外，广州地铁公司于2004年耗巨资，将地铁一号线的竣工图纸全部扫描成册，存储为电子文档。广州地铁在自身工作系统中使用的京华EXOA自动化系统，实现了电子文件和电子档案的全面管理，兼顾电子档案的存储和检索、档案的自动化管理等功能，这个OA系统实际上就是广州地铁档案管理的档案信息数据库。数据库中的部分工程文档的属性从ERP、PCM、PDM系统的数据库中获取,并且支持文档的关联，部分资料和档案的来源也可直接访问PDM、ERP系统进行关联。这个档案信息数据库系统，实现了电子档案的全过程管理，还有文档的检索功能，最重要的是时间了档案业务的自动化管理。输入数据库的档案，可利用计算机参照档案管理的标准，自行生产案卷信息、卷内信息和电子档案号，并与文件一一对应。此外，还能通过该数据库，实现各类档案数据的分析和统计。

三、结语

近年来我国地铁档案在发达城市中逐渐实现了信息化、自动化和无纸化的管理，将信息技术广泛的运用到地铁档案的管理中是行业发展的未来方向。在这个阶段，应积极提高档案管理人员的工作技能水平，通过广泛开展培训来时间档案管理人员的信息化管理水平，将地铁档案管理工作提高到一个新水平。

作者：汪晶玉 单位：深圳市地铁集团有限公司