水产养殖档案管理中信息技术的应用

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21世纪初，信息技术的突飞猛进，让我们进入了一个新的科技纪元：大数据时代。在这一历史背景下，整个世界发生了深刻的变革。这些变革对于传统的档案管理工作,是挑战更是机遇。在这样的大背景下,人们越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。档案管理以保存和完善社会档案并提供档案为社会利用为己任，最直接地肩负社会原始记录的收集、整理、修订、保管、检索、利用等任务。但在大数据时代，每天产生的原始记录的量与种类同旧时相比是不可同日而语的，加上各个档案室或档案馆现有的档案数据，档案工作者已经明显能够感受到档案工作的艰巨性。而且在很多时候，面对汹涌而来的各种大数据，档案工作者已经开始不知如何应对。因此，很有必要在此探讨一下大数据时代背景下的档案管理。水产养殖档案管理作为其中一个分支，必须抓住这一契机,强化档案人员的素质,优化档案管理的环境,促进水产养殖档案管理的信息化建设，以适应信息技术所带来的从理念到工序的冲击，吸收信息技术所带来的资源配置以及收集的便利条件，融入大数据时代中全新的信息环境。

一、水产养殖档案管理工作的重要意义

信息文明是以现代信息技术为手段，以信息经济为基础，以信息资源的有效开发和在此基础上对物质资源的充分利用为核心，以实现人类社会各领域、各方面的协调发展和人类社会的整体进步为目的，以实现人类社会可持续发展和人类最高社会理想为终极目标的新时代。水产养殖档案是一定时期水产养殖情况的真实反映和记录，记录着水产养殖的过去和现在,承载着未来的发展方向。完善水产档案管理工作,对于推进水产养殖规范化管理，全面提升水产养殖水平，为保障水产品质量安全打下坚实的基础。

二、传统水产养殖档案管理方式的缺点

档案管理系统是一个水产养殖单位不可缺少的部分,它的内容对于单位来说至关重要,所以档案管理应该提供充足的信息和及时的查询手段。传统的人工管理档案方式存在着一些缺点：

（一）效率低下

传统人工的方式管理文件档案，使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理的工作效率。而且在大数据时代，信息呈爆炸式涌来，过往的人工管理方式往往会让档案工作者应接不暇。

（二）保密性差

传统人工的方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，给档案的保密工作带来了很大的威胁。没有良好的分级保密制度，只会让档案的保密性一降再降。

（三）档案查找、更新和维护困难

在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长，大量的文件和数据将几乎呈指数倍增长，这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。

三、水产养殖档案管理信息化的优点

（一）档案管理不再费时费力

1.数据一次性录入即可多次利用。数据无论从文书管理录入还是从档案管理录入只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。

2.各种报表可以自动打印。数据录入后不论是文书管理还是档案管理，可以方便打印出相关的收发文单据、汇总表，可以方便打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录等。

3.自动统计档案信息。档案库中的信息需要统计，并形成报表,此工作由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

（二）档案查询更为方便

1.提供多种查询手段。档案管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

2.提供网上查询手段。单位内部员工可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,极大地减轻了员工的负担。

（三）可以解决档案损坏丢失的问题

依靠手工方式来收集档案,随着时间的久远，有时候会造成个别档案的丢失和损失，档案管理实行信息化后可以避免档案的损坏及丢失。

四、实现水产养殖档案管理信息化的路径

为适应当前社会经济发展的需要，水产养殖应建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。档案管理工作从实体管理上升到知识管理等方面都需要引进大数据技术。作者认为实现水产养殖档案管理信息化应从通过途径实行：

（一）提高档案标准化、规范化水平

档案管理实现信息化，首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案管理信息化建设，就必须把握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（二）抓好水产养殖档案数据库的建设

目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。目前，档案馆知识服务的技术核心为技术引擎。新型知识服务引擎包括资源及学术搜索引擎、资源及服务推荐引擎、知识服务社区实体（包括用户及资源）行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎和多维度信息资源获取、组织、分析及决策引擎等，利用大数据技术可以构建档案馆的新型知识服务引擎。

（三）档案工作者必备良好的素质

一个档案工作人员必备的素质结构，应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。档案工作者应是知识面的“广”与“博”的多面手。有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。掌握计算机相关知识，对档案信息的电子化、数字化实行有效控制与管理。当今经济新常态下，对水产档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。档案管理人员要实现由传统的管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，使档案管理工作在水产养殖中发挥出应有的价值。

作者：卫巧丽 单位：郑州市水产技术推广站