医院专职秘书在学科建设中的作用探析

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摘要：为了能够在竞争激烈的医疗市场取得一席之地，在医院配置专职秘书显得尤为重要。专职秘书能够为专家、教授、科室主任和技术骨干减少大量“琐事”，使他们能够有更多的时间和精力投入到医疗与教学中。本文主要从医院专职秘书的定义、医院专科秘书的重要性、医院专科秘书的主要职能和医院专科秘书在学科建设中的主要职能进行分析，以便让大家更好地明晰医院专职秘书在学科建设中的作用。

关键词：医院专职秘书；学科建设；建设策略；协调沟通

1医院专职秘书的职责与定位

“每一颗螺丝钉都将在一个大集体中发挥出巨大的作用。”而要想更好地做好医院的工作，发挥每个人的螺丝钉精神显得尤为重要。为了能够有效地减轻医院临床科室医疗人员非医疗工作方面的各种负担，我国各大综合性医院的临床科室都已经设置了相应的秘书岗位。而医院专职秘书本身就是为了能够有效减轻各个科室工作人员的负担而存在的。而为了能够更好地优化医院的人力资源结构，医院专职秘书确实在日常管理中起到非常重要的作用。一定要派遣有协调沟通能力、专业能力和较高思想素质的人员来担任。

2设置医院专职秘书的重要性

医院专职秘书是每个科室领导重要的参谋和助手，也是医院职能部门与临床科室顺畅沟通的桥梁，尤其能够在办事的过程中起到承上启下和横向协调的作用。医院专职秘书能够通过有效的资源配置来发挥出人才的潜能，也可以在医院发展的过程中起到更加关键的作用。大型医院本身存在着很多国家、省医学重点学科和临床重点学科。其科室的内部不仅在业界拥有非常高的学术地位，而且人员队伍也要比一般科室更加庞大，不仅科室的类型和数量更多，而且有的一个科室内部就有200余人，正高级职称、副高级职称、中级职称人数高达七八十人，每年的平均门诊量达到十几万人次左右。所以设置专业的医院专职秘书显得非常重要。

3医院专职秘书在学科建设中的职能

为了能够使医院专职秘书在学科建设中发挥更大的作用，医院专职秘书主要应该具备以下几大职能。第一，能够负责管理学科日常具体事物，根据学科的建设和规划初步起草制定相应的学科年度工作计划，全面协助学科带头人收集资料和撰写日常工作报告。第二，全面负责做好各项学科科研活动工作，并负责全面安排工作。第三，做好准备出席学科专家组会议，并在过程中全面做好会议记录工作。第四，协助每一位学科带头人跟国内外的机构、人员全面进行交流服务，并在此过程中做好活动组织安排、过程记录和跟踪任务进展等其他工作。第五，全面协助医院学科带头人进行日常的教学工作，并配合好医院的职能部门做好其他相关类型的工作。

4医院专职秘书在学科建设中的作用

4.1减轻学科带头人负担

在医院设置专职秘书，可以让广大学科带头人从繁琐的事物中解脱出来，从而更好地将精力集中在重要的问题上来。因为做好临床科学研究是更好地进行学科建设的根本。而这中间还包括“基础如何向临床转化过渡”“缺乏转化的概念”“缺乏系统的操作培训和设施功能的深入研究”等一系列的问题。学科带头人如何在学科发展过程中通过更好地把握学科的发展方向来制定学科的建设规划，从而确定不同阶段学科建设的目标和其他类型的科研项目等。面对这些纷繁复杂的问题，每个专业的学科带头人都需要医院的专职秘书来帮助其减轻负担。

4.2规范日常管理工作

因为医院本身是一个同时兼具学术性特征和行政性特征的组织。因此，同一个医务人员一方面要属于某一个学科的研究领域，另外一方面又要属于某一行政组织。因此，从医院建设的学科结构来看，主要呈现由学科和行政两条主线构成的矩阵结构。这种独特的组织机构使得医院的管理体制和运行机制变得更加错综复杂，甚至在之后建设的过程中变得越来越松散。而学科建设本身就是一个涉及到医疗、教学、科研、人才、学术交流和其他诸多条件的要素，这最终导致学科建设会成为一项非常复杂的工程。而正因为学科建设是一项非常复杂的工程，所以在建设的过程中尤其需要通过协调好相关职能科室之间的关系来减少冲突，最终形成合力。

4.3畅通科室沟通渠道

在进行医院学科建设的过程中，一方面要坚持独立自主的学科建设，不能够仅仅依靠国家和社会进行投入和资助。另外一方面，也应该通过承接一些重大科技项目和科研收入来建设实验基地，才能够为科学研究和高层次人才的培养创造良好的条件，从而更好地进行自我发展。此外，在进行学科建设的过程中也需要不断地健全医院的优胜劣汰机制。对于一些建设效果好的学科进行进一步的跟踪和扶植。而对于一些建设成效不好的学科更加应该暂停投入。而在此过程中，对于一些方向陈旧、存在价值不大和有明显拼凑痕迹的学科尤其需要进行全面的调整，并在之后分流到其他相应的学科。而在这样一个学科调整和建设的过程中，专职秘书尤其需要先通过与职能部门联系来了解每个学科开设的课程、每周的课时和每学年的业务学习。并在建设的过程中考察主要课程和基础课、必修课和选修课之间的内在联系，以便能够在医院教学的活动中采取最佳的方案，并在之后进行统筹规划，并通过有效地安排科室的教学活动来提高教学质量。这样才能够通过圆满地完成教学计划来促进各项教学工作更加规范有序的进行。每当医院职能部门有外来人员进行参观和交流的过程中，经常也需要用到一些重点学科的资料。而作为医院办公室的人员完全可以通过直接和专职秘书联系来获取与学科建设方面有关的资料。

4.4全面协调医院日常其他工作

医院各大职能部门在布置工作、通告和传达精神的过程中，可以通过直接和专职秘书联系，再向其他科室的主任进行内容汇报。只有这样，才能够将医院不知的任务、精神和其他科室带头人的主导思想传达给科室相应的人员，并在这个过程中积极做好组织、监督、落实和汇总工作，而此时，医院专职秘书可以起到临床科室和职能部门桥梁的作用，最终保证信息在流畅沟通的基础上提高办事效率。最根本的就是能够杜绝科主任和护士长因为工作繁忙而忽略职能部门常规性的工作。医院各科主任在各自不同的领导过程中会秉持不同的管理理念和领导方案，而各个专职秘书在不同的岗位上也应该有不同的工作心得。而作为医院不同的专职秘书，在日常的生活中也应该通过互通信息和互相交流学习来有效地拓宽知识面，只有这样才能够有效地提高综合素质。而当遇到科室交叉事宜，各个科室之间的秘书应该真正做到相互协调，只有这样才能够提高办事的效率。

5结束语

综上所述，很多医院在进行学科建设的过程中都设置了专业科室秘书岗位，并在整个过程中配置了专职的秘书。而只有在工作过程中通过明确专职秘书的职责范围和规范各项管理，才能够有效地改进办事流程，最终达到节约时间的目的。也只有这样做才能够真正做到人力资源的合理配置和有效利用。医院专职秘书既在医院管理中起到非常重要的沟通工作，同时又能够协调各个科室主任、临床专家做好日常管理、信息系统管理和科室档案管理的工作，从而有效获得医院各大职能部门和学科带头人的普遍认可。

参考文献：

[1]陈红，孙忠河.提高院办公室工作效率的管理实践[J].江苏卫生事业管理，2017，20(3)：24.

[2]凌雪梅，邱雪菡，李俊英.现代医院管理理念下医院专职秘书的独特性[J],中国医院，2008，12（8）：59-60.

作者：王静 李坤 徐标 单位：南京鼓楼医院