公务卡支付项目监控及资金监管研究

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关键词：项目管理；项目过程监控；公务卡；项目资金监管

随着科学技术快速发展，高校对科研、教学教改等各类教研活动的投入日益增加，科研、教学教改项目立项的领域也不断拓宽，涉及管理部门众多。目前高校科研、教学教改管理项目化也日渐成熟。高校项目管理工作可分为项目立项、项目过程管理、项目结项三部分。其中项目过程监控及管理工作开展尤为困难。一般高校项目获得立项后，项目主管部门会联合财务处及采购、资产等管理部门配合做好资产及项目资金的分类及项目代码的建立。而过程管理中，项目管理部门一般是通过中期或年度检查等形式对在建项目进行检查。在接到项目主管部门下达的中期或年度检查通知后，项目负责人就准备检查材料，填报检查表格及清单然后上报管理部门。项目主管部门会组织对项目填写的材料进行检查，并根据发现的问题对项目提出相关建议或意见，对于研究进展落后者或项目中不合理的地方给予意见或警告，而项目组再根据管理部门的建议和意见调整研究计划。在项目过程管理中，作为资金监管方，财务处根据项目负责人提供的消费情况给予报销相关费用，资产对相应资产给予编号归档。虽然高校的项目管理工作不断地完善，也取得了很大的进步，但是仍然存在“重立项、轻过程”的弊端，对于项目过程监控及项目资金监管过于单一、粗略，无法及时发现项目研究过程中存在的问题。如果项目最后无法结项，必然造成学校资源或经费的浪费。为保障管理的规范化及合理性，《行政事业单位内部控制规范》于2014年1月颁布试行。文件要求行政单位内部管理要向规范化、制度化、透明化方向发展，目的就是加强对权力运行的制约与监督，将权力锁进笼子里，形成不能腐的防范机制和不易腐的保障机制，避免国有资产流失。对于项目的管理及项目资金的监管，我们也是需要进行防范与规范，减少对学校资源的浪费及资产流失。公务卡是指财政预算单位各级工作人员持有的、主要用于日常公务支出和财务报销业务的银行卡。公务卡消费的资金范围主要包括差旅费、会议费、招待费和零星购买支出等费用。2007年，财政部颁布的《中央预算单位公务卡管理暂行办法》标志着我国开始实施公务卡制度。经过8年的尝试，财政部在2015年颁布了《关于中央财政科研项目使用公务卡结算有关事项的通知》（财库[2015]245号），文件要求自2016年2月起高等学校承担中央财政科研项目必须使用公务卡结算。这标志着公务卡结算模式在高校中开始全面强制推行。在高校中推行公务卡，除了设备采购等重要支付要求使用公务卡，在公务小额支出中也全面要求使用公务卡作为支付工具，减少现金使用，通过银行卡支付系统协助财政部门实现对公务支付的全程监控，加强对财政支出的管理。公务卡的使用也进一步规范单位中个人对学校经费使用的行为，为的项目管理，尤其是项目资金监管工作提供了技术基础及有利条件。

一、目前项目过程管理模式存在的问题

（一）各部门配合较少，缺乏联动机制在项目过程管理中，一般会涉及多个部门管理，包含项目管理部门、招标采购部门、财务部门、资产管理部门、项目负责人所在部门等机构。在项目管理过程中，财务处一般只负责资金的使用及报账工作，对于使用进度落后的项目才会列出清单予以敦促，而资产管理部门及项目负责人所在部门一般是被动管理，只有项目负责人有需要就予以签字盖章，存档等操作，项目过程管理工作主要由项目管理部门负责，一般项目管理部门对于项目的过程管理也只是进行年度或中期检查。各部门之间存在沟通不畅等问题，甚少有多部门联合对项目进展及合理性实行实时监控管理，联动协调等。

（二）过程管理中监督考核机制不完善项目立项时一般项目申请书和任务书详细地规定承担者需要完成的任务。但由于资金、采购等客观境因素及研究困难程度的不明确性，一般对于执行过程中的进展情况比较少进行详细描述与规划。因此，在项目执行过程中，各部门很难对项目进行量化考核，尤其是较小的一次性项目，项目负责人不重视，反正项目经费已经获准使用，至于项目完成的情况不再是关注的重点。所以在项目执行过程中，无法有效地对项目进展实时监督，任务目标完成较差的或存在严重偏差的，也无法对项目负责人进行追责，导致项目监控及资金监管流于形式，最后造成学校资源或经费的浪费。

（三）缺乏动态调整机制及监控系统项目管理部门一般更重视项目的申报、立项审查及结项管理，每年都定期统计学校各级立项，获得结项多少项等信息。但对于项目过程管理工作，只进行项目的年度、中期例行检查。该检查普遍采用由项目负责人自行撰写的书面汇报材料，由项目负责人自行描述进展情况。检查小组一般没有定量、系统的检查规则，也无法全面准确地核实项目完成情况和取得成果的真实性，导致最后检查结果与实际研究情况存在差异，造成过程监控、项目资金监管不到位的情况存在。在项目执行过程中，项目负责人有时由于研究难关及客观环境等因素的影响，缺乏对工作全局性的考虑，项目没有按照工作计划推进。当项目管理部门检查一下就推进一步，否则就消极怠工。有些甚至直到项目周期快要结束了才突击完成并突击套取项目资金，导致项目监控及项目资金管理不规范，任务完成进度不可控。项目管理部门缺乏评估和动态调整机制与相应的监控系统工具，无法系统全面地对项目的实施过程动态跟踪及调整。对于一些可能无法完成任务的项目没有及时评估，动态调整项目经费，造成资源或经费的浪费。

二、项目过程管理模式中存在问题的解决方法

目前我国高校已经全面普及公务卡结算的国库集中支付模式，高校单位人员每个人都配备有公务卡。它是对项目资金使用规范及报销凭证规范性的一个措施，有利于督促项目负责人使用项目资金的规范性，以往年末乱凑发票或者四处拿不同项目的发票来进行项目经费突击报销的现象已经不再存在。虽然目前已经要求规范使用公务卡支付报销来支配项目资金，项目负责人必须根据项目研究需要进行刷卡消费，凭刷卡票证进行报销。但对于什么时候使用，在什么地方使用才合理，在整个项目完成的过程中是否有全程监控，使用是否合理分布目前仍没有完善。还有一个很大的领域没有实际应用到或者是更好地开发出来，那就是对项目过程的监控及对项目资金的监管。一个项目从立项开始到项目结束，项目资金并不是全部都等到最后项目结束才一次性报销的，在项目的推进过程中，它会随着项目的推进，不断的使用到项目资金，进行一系列的项目资金开支。当前项目日常管理一般是项目管理部门如科研处等部门负责主要管理工作；而项目资金的使用、管理却是直接由学校财务部门监管。两个部门一般各自为政，年终或期中才进行例行检查，但检查力度及部门联动性不足，检查流于形式，两个部门之间没有起到很好在线实时协作功能。在期中或者年末检查中，财务处根据自己的全校资金使用情况，对各个项目资金使用情况进行统计，一般只统计使用进度，无法对使用情况及合理性进行甄别。使用进度反馈给项目管理部门去催促项目负责人推进项目资金使用，而项目管理部门进行的期中或年度检查有时与财务部门的统计不同步，且甚少将资金使用情况及研究进展检查情况做对比，对项目起到监控的目的。这样容易出现项目实施滞后或者是项目根本就没有进行实际性的开展就套取资金的情况存在，或者最后突进报销项目资金的情况存在。所以，如果项目管理及资金监管部门之间各自为政，非常不利于项目的过程监控及项目资金的监管。银行公务卡报销支持系统是在银行重要客户服务系统、信用卡交易系统和网银系统等多个重要系统上搭建而成，可以借助银行公务卡报销系统构建项目管理监控系统。

首先，由项目管理部门指导项目负责人将项目的执行进度计划进行细化并导入监控系统。然后财务管理部门对每个项目进行开账，建立唯一的项目代码。每个项目负责人在使用公务卡的过程当中，在银行备注当中标注对应的项目号。监控系统从银行公务员卡系统读取到公务卡实际的使用情况，获取每一笔开销及其对应的项目代码信息。系统再将从银行读取回来的项目资金使用情况匹配与该项目的进度计划表一一对应。就可以每个月每个季度了解项目进展的详细情况，甚至项目资金的使用情况，如使用的途径，使用的地方是否符合项目原来的预期及计划。譬如说项目是对广东省的一个调查研究，但是在公务卡使用资金监控中，却发现费用却是全国各地都有的报销单据，那项目管理部门就需要约谈项目负责人对此作出解释。对于不合理的花销及时发现并予以纠正。同时，也可以通过系统了解项目资金使用分布的合理性及项目的实际工作进度。对一些项目进度滞后的、或者项目造假、项目偏离原来的研究计划路线的，可以及时发现并予以纠正，而不是等到项目的期中，甚至是项目结项的时候才发现，造成资源或经费的浪费。通过公务卡支付的监控实现项目过程管理监控及项目资金监管的目的，如图1所示。随着电子支付越来越先进以及电子发票的不断普及，在下一步的研究中，我们甚至可以实现网络自动报账功能。每一个项目负责人可以在银行公务卡支付每一笔费用的过程钟标注项目号，通过银行获取项目资金使用具体情况，通过项目负责人获取到对应的电子发票进行网络自动报账服务，无需项目负责人亲自跑到财务处来进行报账工作，只要合法合规的使用项目资金就可以了。通过电子化的实施，第一，减轻财务人员及项目负责人的报账工作量；第二，提高项目过程监控及推进效率；第三，也可以使整个高校财务资金的预算以及执行情况得到全年平均合理分布，而不是等到年底再突击使用，使执行与预算情况相吻合。科学技术日新月异，在未来的工作中，或许我们还有更便捷的方法来实现对项目管理的全程监控及动态调整，我们拭目以待。

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作者：侯美娇 林业锐 单位：广东金融学院