企业会计应用管理软件步骤研讨

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摘要：在会计理论学习和日常会计工作中，大多数会计人员一般重视在原始数据的基础上进行加工，使之尽量符合《企业会计准则》规定，而较少关注或没有能力组织深度挖掘这些原始数据的价值，这是企业会计高管和经营决策者在今后的经营管理中应高度重视和利用的管理软件信息化工作。

关键词：管理会计；信息化管理软件

会计工作一般以财务会计为核心，围绕《企业会计准则》这个纲展开，最终以财务报表或合并财务报表为会计工作的结论。然而，会计内容远不止这些，还涉及企业战略、内控、风险、绩效等诸多管理实践。笔者根据自己多年的工作经验，阐述运用企业管理软件过程及其要考虑的企业管理内容，以期为做好财务会计核算打好基础。

一、应用管理软件的必要性

首先是满足财务会计核算的要求。财务会计需要组织数据，加工成符合《企业会计准则》的财务报表，而利用原始纸质单据加载信息进行人工加工等传统方式，很难满足现代企业的管理需求，故可利用管理软件的强大计算功能。其次是共享信息的需求。各个部门可能都需要相同的数据信息，如仓库的库存数，采购部和财务部都需要，可通过软件实现数据共享，提高工效。再次是内部控制的需要。如不同部门进行审批的业务，纸质审批流程极不方便也低效，特别是对跨国和跨地区公司更不现实。而利用软件可以实现网上系统审批流转。从次是绩效管理的需要。传统手工会计核算模式或利用电子表格模式，只能做到一般性的会计核算，很难满足譬如象平衡记分卡这样从财务、客户、运营、学习等多维度的绩效考核的所需数据信息。最后是产品品质管理的需要，比如食品行业，要追查产成品的生产质量，有必要追查某批产成品是使用了哪个供应商的某批次的原材料，必须追溯到该产品的生产订单、生产领单、原材料采购订单等。总之，应用信息化管理软件，提高了工效、节省了劳动力，好处多多。

二、公司应用管理软件的步骤

第一步，要做到知己，了解自身的基本情况。

一是要了解公司的战略，主持信息化建设的人员，应当与公司董事会进行充分的沟通，了解公司的战略，信息化管理软件首先要服从公司的战略需要，如董事会决定考虑下一年度进行行业纵项并购，并且将来会有集团内部销售等业务，那信息化必须要考虑到集团是多组织核算及内部购销业务合并这种要求；二是要充分了解公司组织架构和部门权限，不同公司组织架构及其部门权限都各有特点，比如，有的企业对赊销及客户信用有详细的要求和控制，并且有独立的信用部门和相应的审批规则，这就要求管理软件要具备独立的客户信用赊销功能模块。三是要充分了解公司的经营特性，如，企业的物料采购需求是按销售定单的需求进行采购，还是按照安全库存量或计划库存量进行生产和采购，这就决定了软件生成的采购需求订单要不要考虑产成品库的库存产成品数量；再如，企业是按订单进行装配，还是按定单进行挑库，即ATO模式还是PTO模式。四是要了解公司的财务核算情况，如传统的财务核算，其主体是公司，即站在整个公司的角度出具相关报表，但有的企业还要核算到各职能部门的部门贡献和部门利润，这些都会影响到管理软件的选定。五是要了解公司的缴效考核，公司的绩效考核如果涉及多维度的考核，可能仅仅某一种软件就不能完全实现这些原始数据的收集，如对客户出差天数、拜访次数、新客户创建数量、新客户成交率等进行考核和管理、搜集市场上有多少用到本公司的产品的客户或潜在客户，这不仅仅是ERP能解决了的，还需要CRM客户关系管理软件进行支持。当然，还有很多有关企业的其他方面的了解，包括人事、研发等等。正如不全面了解自己的尺码，就不知购多大码衣服。

第二步，要做到知彼，充分了解和调查市场上的管理软件现状。

首先，要了解市场上已成熟的管理软件及其分类，以及这些软件的共性和特性。否则，可能会“选错医院，看错医生”。企业应用的管理软件功能种类有很多，有独立专门的OA流程管理软件、企业的资源管理ERP软件、客户关系CRM管理软件等等，还有独立部门化、模块化的软件，如仓库管理软件、会计总账软件、销售管理软件、采购管理软件、人事软件等。不仅如此，还要了解市场上这些软件的功能定位，比如，大型集团的ERP软件，一般用SAP、ORCALE等，这些软件功能强大，要求企业的运用水平很高，购买和实施成本也很高，动辄几千万，甚至上亿，年维护成本动辄上千万。中型以上企业，国内有用友、金蝶等软件，比较适合一般性控制要求和一般性核算要求。针对小型企业，满足传统财务会计核算及管理需要的，有诸如管家婆等小型通用的管理软件，甚至有针对行业的细分通用型软件。目前较好的客户关系管理软件有SALEFORCE的CRM，国内雨后春笋般的CRM软件，诸如泛微等，目前不下上百种，国内市场尚处战国时代，功能有限，但各有特色。所以各个企业在运用管理软件前，首先要了解各自需求特性，然后去寻找市场上成熟的软件，对于特殊的需求，能不能在此基础上作稍许开发，但要谨慎全部委托开发，以降低使用风险。除此之外，还要了解目前管理软件的前沿发展，云技术的运用已大大提高管理软件的性能，对跨地区和跨国的更方便，也节省本地部署服务器的成本。同时，手机端APP的移动运用，提高了管理和办公的方便性、高效性。云计算发展的速度很快，为企业管理软件的升级提供了强大动力。

第三步，选定软件前，同各软件商进行多轮沟通，征询可行性。

各部门应指定业务骨干，成立软件项目小组，并指定项目总负责人。笔者曾多次主导公司的管理软件的应用上马，深切感受到与各软件公司的互动沟通的重要性。沟通中，要预前设立专门格式的沟通备案表，特别是要设立需求明细项对应各软件功能实现程度一览表，按能实现、不能实现、部分实现、变通实现等实现程度进行登记，以相同格式多栏次，分部门和功能模块进行登记。有道是磨刀不误砍柴功，将各款软件满足本公司各项需求的程度，进行横纵对比，筛选决策，对于共同满足交集以外的部分，即可能满足这个部门的需求，却不能满足那个部门的需求，此时，就要考虑软件的二次开发的扩展性能，能否做适当开发。一般B/S结构的，是新理念下的架构，二次开发的性能远高于C/S架构，这点可以咨询专业人士。不能一味相信某个软件公司所说。举例说明，在中国的传统软件的销售数据管理模式是根据销售定单生成发货通知单，再根据发货通知单生成销售出库单，开具销售发票核销销售出库单，依据销售发票生成应收单，根据销售回笼款核销应收单，根据应收单生成应收账款。这种逻辑，会产生一种情况，就是暂时没有开发票的售货，暂时不生成应收单，但现实中，因暂时未开票的货，很多是先收款，后开票的情况。这样实际上就产生了应收款，也有销售收入了，且也已收款，现在仅仅是没有开发票，却无法核销，销售回笼款仍只能挂在预收款状态，如果这种情况量很大，这种模式则无法控制应收款。所以，目前市场上又出现了根据出库单直接生成应收款，回款直接核销出库单，而跳开发票，将发票的开具和管理作为单独的模块处理。所以，必须了解自己的特点，同时又要了解软件的实现功能，才能处理好信息化工作，做到与时俱进，因为软件在升级更代。再如，有的企业人数众多，分工细密，各岗位工作量大，就需要系统将工作单据通过流程模块的功能推送到相关岗位的任务工作栏，否则，在系统内部查找自己的工作单据状态将浪废时间，不易操作。因此，要同软件公司进行反复、多轮次的沟通，最终选定合适的软件。

第四步，签订合同，监督配合实施。

选定软件后，双方订立详细的购买和实施合同，将模块的功能、各模块需要哪些系统内置以外的报表、时间进度安排、售后服务等都要在合同中写明，这样做可以防止以后软件公司以合同没有该项目而拒绝开发相关功能和报表或再加价等不利事项。在软件实施阶段，软件公司在实施各个功能模块的设置和搭建时，公司各部门相关业务骨干要随时配合，主动沟通和监督在实施中发现的不符合公司实际的情况，因为在实施过程中，一定会存在之前没有沟通到位的许多情况，而软件实施公司人员是不了解这些情况，以免当成一般性的事项处理。软件设置搭建过程，包括了流程的设置、控制点的设置、相关单据的定义、部门的设置、权责的分配等。双方都要认真对待，否则，会影响整个项目的进度，甚至失败，公司最高层须给予大力支持和协调。软件搭建成功后就要执行测试，可做相关单据进行穿行测试，公司各业务部门人员，都要观察测试结果，重要的是看系统组织架构、表单设计样式、流程控制和报表结果等是否正确。测试成功后，在系统上录入公司的基础资料、物料档案、物料属性、客户供应商档案等规划工作。现实工作中，很多公司的基础档案不全，比如很多物料企业，如果本身的物料清单都没有整清楚，产品BOM表没有正确的文档或不能完整提供的话，都会直接导致项目失败。实施过程同时也是一次全面体检的过程。另外，由于管理软件的岗位功能，与线下人员工作岗位可能会有不同，线下有的岗位就不需要，线上也可能需新增岗位，不同人员和不同部门的权限和职责可能会重新分配。所以利用管理软件，也是公司内部管理重新再造的过程。

第五步，上线前培训。

软件公司制定岗位操作手册，所有涉及软件运用的人员，都要进行全面的软件操作培训。第六步，执行初始化。初始的应收付期初余款、存货结余等录入系统，然后平衡正确后，开始运用。刚开始几个月，最好是线下线上同时运行，通过线下来检查线上运行的正确性。第七步，验收和改进，初始几个月如运行成功，数据正确，则可确认验收。另外，要备案相关的弱点和需要改进的地方，要求软件公司进行后续的服务。

三、结语

企业的财务核算与业务管理紧密相联，是一个有机整体，只有公司的业务流、数据流、信息流、资金流等都清晰明确，最终公司的财务结果才能更加准确，财务结果向前追溯的轨迹才能更清楚，管理分析会更透彻，同时又进一步推动企业管理持续改进。财务会计必须掌握和了解企业全部的经营特点，同时也要了解管理软件，不仅要善于加工数据，精于利用管理软件来提高生产高质量原始数据，还要持续学习，在实际工作中成长为一位理论与实践兼并的综合型人才。

参考文献

[1]郭新平.中国财务及企业管理软件发展回顾与展望[J].商业会计，2001，（1）：14-16.

作者:程炎苟 单位:浙江沸点化工有限公司