学生资助管理系统设计

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1概述

高职院校学生资助是科研及学生日常管理过程中的一项重要工作，通常在学生处会设置专门的资助管理员岗位，该岗位的主要职责是为环境中的所有研究人员提供研究的技术服务和行政管理，在履行职责时，补助金研究管理人执行以下职能：①制定计划和预算，以及财务管理；②接受提案登记；③准备审查员使用的材料，评估提案；④监督和评估计划实施；⑤准备信息并报告每项活动；⑥收集、处理和提供数据及信息；⑦评估和修订拨款策略[1-3]。评审人的职责是单独或在小组讨论中研究和评估提案。随后对提案进行了排名，并根据可用预算接受了价值最高的唯一提案。受赠人是获得资助的人，主要负责领导项目研究的整体管理。其职责如下：①负责研究项目的管理，遵守技术，财务和行政补助规则；②创建包括技术和行政报告在内的文件；③创造预算和执行计划。目前，高职院校对于该工作的管理通常采用Excel进行数据处理来手动完成，因此缺乏信息化管理手段，造成影响如下：①没有应用程序可以处理的数据；②数据分散和分解，这使得难以维护；③将数据处理成信息所需的时间更长；④无法直接确定任务的状态，如提案的状态，研究进展的状况，研究成果和其他管理相关的研究监测状态等。因此本文根据学生资助管理的业务需求，设计了一套综合性管理系统，提升高职院校研究工作管理的绩效能力[4-5]。

2系统设计

2.1系统需求分析

2.1.1内部跟踪

在线注册表单功能包括各种类型的输入，例如带有用于格式化的工具栏的文本区域。可以根据版本和索引控制上载的文件。上传的文件还可以将其内容绘制到查询和报告需求中。电子邮件广播功能也可用。系统可以根据查询生成报告。该系统允许用户根据其状态、类别、地理位置和预算获得研究信息。在需要时轻松修改信息并轻松生成报告，例如研究报告和研究人员简介。

2.1.2在线注册

系统可以使用各种类型的输入接受注册研究，例如文件上载、下拉框、复选框和文本字段。系统还支持注册过程的各个阶段。此外，系统提供登录访问权限，因此用户可以逐步完成提案的所有部分[6-8]。具有入口的数据可用于阶段上的任何其他信息，而无需重新进入。寻找重复注册表的工具在于后端系统。申请人可以在线查看注册状态。注册人可以保存注册表，但只能填写部分表格，且在其他时间完成。申请人必须填写他们的电子邮件地址和密码才能登录，注册确认将发送到注册人的电子邮件地址。审阅者可以对提案撰写评论和建议，同时还可更改内容。

2.1.3提案审核

管理员可以查看每个注册人的授权提议历史记录，无论是已接受还是已拒绝，注册人必须满足需求清单。如果申请人需要更多信息，可以重新开放注册表，可通过网页交互方式方便评审人员评估提案，同时提案可以打印为pdf，并指派两名以上的评审员来评估提案。此外，管理员可以查看评论者的跟踪记录，以评估可能的利益冲突或对要评估的提案的兴趣。在审核人员完成提案评估后，评审通知将发送给管理员和申请人。

2.1.4关系管理

系统可以随着时间的推移向管理员提供研究人员的跟踪记录信息。

2.2系统设计

本系统采用访谈和调查问卷的方法与研究人员和资助管理员进行数据收集，同时还通过与文献综述、系统开发设计采用统一建模语言（UML）进行比较，UML作为软件开发生命周期（SoftwareDevelopmentLifeCycle，SDLC）中的一个过程/阶段。系统在实现过程中采用SDLC进行软件工程管理，包含系统构建、启动及维护在项目定义阶段，识别并创建系统范围、活动计划和预算计划。用户需求通过观察、访谈、讨论组以及文档、数据、表格、重述和报告的方式获取。在系统需求定义阶段收集硬件、软件和网络的要求。分析数据要求，与其他类似系统进行比较，开发架构（包括软件、数据库、用户界面、硬件和网络）在分析和设计阶段进行。然后构建数据库结构和应用程序原型，并且在系统原型阶段进行测试。最后，执行系统实现和用户培训，并进行评估和系统功能改进。系统分析是一种解决问题的技术，将系统划分为有目的的组件，并学习这些组件如何工作并相互交互以实现目标。信息系统充当促进组织拥有的资源管理的工具，人为因素将决定系统的有用性。信息系统的发展需要技术和良好的规划系统，在实际的系统运行过程中，关系运行是否良好的决定因素有以下几点：

2.2.1最终用户参与

最终用户对系统使用的积极参与和投入是决定系统业务模型是否可用于匹配最佳支持业务活动的功能和有用性的关键因素之一。

2.2.2管理人员支持

执行管理支持是在组织中成功利用信息系统的关键因素，这是由于将影响系统使用的一致性。

2.2.3清晰度的要求

系统服务提供商（供应商）和用户（终端用户）必须根据业务需求和用户特征，在制定正确的技术路线时达成一致。

2.2.4战略规划成熟度

战略规划的成熟是实施信息系统技术的关键因素。组织将能够设定正确的信息技术方向，以支持运营和业务发展，并为系统的使用创造竞争优势。

2.2.5现实期望

每个组织都希望系统能够提供更大的附加值。但是，过度的期望很难实现，并且往往会使系统开发在准备好使用之前就失去了方向。根据学生资助应用的调查发现，存在以下问题，如：①难以检查研究的原创性；②手工操作需要大量的时间和精力来完成；③难以监督提交的完整性和研究结果。确定在各种场合分阶段进行的与利益攸关方面谈的系统要求。即与研究人员、研究协调员，操作员和审核人进行了访谈，访谈结果作为参考，以确定以下系统要求：①轻松注册研究提案；②轻松检查注册文件的完整性和最终报告；③易用性评估/评估可行性研究；④确定内部资助管理周期过程的总体流程，包括申请流程、拨款协议、监督评估和最终报告。基于上述工作流程，研究资助管理的主要步骤如下：①注册和上传提案必须符合院校研究路线图；②提案的验证和汇编，修改后的提案，监测，报告，教学浓缩材料和出版物；③审查提案；④监测和评估；⑤资金支付；⑥与项目研究有关的讲师/研究员每年可以注册一个以上的研究提案。一个研究小组由一名首席研究员和一些成员组成。系统的用户界面结构包括标题、导航菜单、内容部分和页脚。标题位于最顶部，包含徽标、名称系统、面包屑、用户访问数据、帐户设置页面菜单、语言设置以及退出系统的按钮。左侧的导航菜单由已分类且可以打开和关闭的模块组成。每个模块都可以是出现在内容部分顶部的衍生模块。内容部分位于右侧，包含有关授予用户的权限的功能查看/添加/编辑/删除数据。内容部分还可以包括显示特征表、图形、图像、表格、特征排序、过滤、报告打印以及将数据导出为pdf/txt/xls格式。页脚放在底部，显示了向浏览器生成页面所需的时间。在研究列表页面中，有上传的研究文件的链接，运营商，研究协调员和审核人员可以下载他们的角色。选定的审阅者可以查看要评估的研究提案列表，并可以下载文件以阅读提案。然后评估者可以通过填写评估表来进行评估。然后，审阅者输入提案可行性分数。系统自动计算并显示按重量乘以得分的值，总值也由系统自动计算。审核员的评估结果，然后由运营商在结果评估页面摘要中概括。该系统是在基于Web的平台下开发的，可以使用Internet浏览器（如Firefox，Chrome，InternetExplorer，Safari和Opera）在所有操作系统平台上使用，所采用的技术路线。每个工作终端都可以通过LAN，WLAN和Internet访问该系统。

3结论

作为在高职院校科研管理的业务之一，学生资源管理是学生管理的重要组成部分，需要利用信息手段，通过信息系统支持该业务流转。系统可以很容易地检查注册档案和最终报告的完整性，从而更容易对可行性研究进行评估，并促进内部资助管理的整个流程周期，包括注册流程、拨款协议、监控和最终报告。

作者：肖贵灯  单位：广东工程职业技术学院