高校二级院系主动性学籍管理工作探思

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【摘要】虽然现代网络技术已广泛应用于高校学籍管理工作中，但二级院系学籍管理由于其工作的特殊性，不仅需要管理老师的综合素质能力高，强烈的主动服务意识反而要比之前更是不可缺少，只有用主动服务精神和态度去处理学院（系）的学籍事务，才能达到提高学籍管理的优化目的，才能真正起到承上启下作用，使学籍工作能真正融洽学校与院系之间工作的衔接与配合。

【关键词】学籍；管理工作；岗位职责；服务

现代网络技术已广泛应用于高校学籍管理中，这有利于实现学籍管理的现代化、规范化，但是，有的技术，比如电子注册制度的引入，同时也大大增加了学籍工作的难度和工作量，再加上学籍管理工作的特殊性，这就要求学籍管理老师，特别是二级学院（系）的学籍管理老师，因为所处位置的特殊性，不仅要快速、准确理解其他部门的文件精神，以应对本学院师生的咨询，还要及时认真收集相关师生的原始材料，为毕业证书的发放、教材的订购等等提供准确无误的数据，这些不仅需要具备良好的职业素养，还需要有较强的责任意识——服务意识，才能确保学校教学工作的良好运行，确保教学质量的不断提高。

一、高校学籍管理工作的特殊性

现代高校的学籍管理要实现两个功能，一是记载学生信息的基础功能，二是通过信息登记、变更实现管理育人、服务育人。特别重要的是第二个管理育人功能，这是当前我国高等教育改革对教学管理部门提出的新要求。我们从2016年12月出台的《普通高等学校学生管理规定》中可以看出，学籍管理还应该“将管理与育人相结合，不断提高管理水平和服务水平”。很显然，现代学籍管理不再是单纯的数据记录，还要求通过烦琐的选课、转专业等记录方式，达到育人目的。

1.对学籍管理教师综合素质的要求

学籍管理工作关系到学校办学质量，也涉及每个学生的切身利益，尤其是二级学院（系）的学籍工作，因为这项工作直接面对着教学第一线的老师和他们的教学任务，也是学生各种成绩和数据的直接接触者，复杂、繁忙又具体细致是其工作特征。这样的工作性质，决定了学籍管理队伍建设的重要性。高校学籍管理还是一个政策性非常强的工作，需要管理老师能正确理解文字和文件精神，只有很好地消化和衔接文件，才能再拟出适合本学院（系）的学籍文件，那么下联教师、学生，上交工作总结就能够保证质量，避免工作脱节和发生教学事故。所以学籍管理对管理老师的综合素质要求比较高，具体来说，要有一定的思想觉悟；有一定能力尽快熟悉自己的业务；有定期和不定期对应新的教育政策、法规和文件进行培训的能力；有不断提高掌握和熟悉现代管理的技术、方法的能力；要有一定的创新能力，不应该长时期安于机械地、周而复始地重复排课、考试等常规性劳动，要能够有所分析、总结、归纳，在这些基础上提出新的意见和建议等等，才能让学籍管理工作不断迈上新的台阶。

2.校生之间特殊的行政法律关系

高校具有特殊的法律地位，具有行政主体、民事主体、行政相对方的三重角色，学校被赋予一定的法律权利的主体，又可以依据自定的规则对学生进行管理，使得学校与学生之间具有了行政关系和民事关系的二重性，但二者之间的权利与义务又不完全对等。一方面，有关的法律条文还不完备，法制环境还不成熟，另一方面，学生的法制意识却不断提高，那么学校与学生之间会不可避免产生一些冲突。如果学校忽略了自主权的范畴，就很容易侵害学生的知情权、申辩权和受教育权，特别是与学生利益紧密相关的学籍管理，在处理学籍变更、退学、开除学籍、转专业等事务过程中，就需要学籍管理老师要有法律意识，更要有高度的责任心和服务意识，做到程序明确、操作规范、事实清楚、证据确凿、处理及时，并有详细的操作程序说明，才能保证学校正常的教学活动不受影响，保证学生的权益不受侵害。

3.二级学院学籍管理工作的承上启下作用

随着高校规模的不断扩大，学科专业门类越来越多，“高校实际上已成为一个复杂的组织系统”，普通高校实际上已经实行校、院二级管理、专业组协助的管理模式。改进学籍部门运行机制，主要是要发挥院系学籍工作的承上启下作用，以学期为主线，制定本学院（系）学籍管理工作日程，及时接收教务处等上级部门的文件和要求，传达给本院（系）领导、专业主任、教师、辅导员和学生等，并按既定的日程收集、综合相应的材料上交。二级学院（系）的学籍管理老师在这个过程中，并不是简单地接收任务，而是要充分领会文件精神和要求，才能在转达文件时能根据本学院（系）的实际情况附加一些细则要求。院（系）的学籍管理老师还要及时收集一线教师、科研人员和学生反馈的意见，比如教务处下达的任务要明确主题和要求，避免重复，要给相关人员留有充裕的时间去完成，保证任务能按时按质完成，真正起到承上启下作用，促进学校与二级院（系）之间的衔接与配合的融洽。

4.保守、呆板的管理方法

大众化的高等教育时代提倡大学自治，目的是教育体现校本特色，可是现实是各高校能自行规定的条款也只能在国家规定的原则下进行，如果有过渡要求，则容易导致办学不济，是高校办学特色不足的原因，反映在学籍管理上则成了学校对学生单向要求的“规范性”行为，体现了“学生在单一模式下被动使用学校资源的群体管理特点”。另一方面，教育法、行政主管部门都没有对高校自治下自由裁量权的权限程度有具体规定。在处理教学任务过程中，学籍管理老师毕竟不是专业的执法或司法人员，稍有不慎，就有可能触犯相关法规，学校也有可能因此在学生申诉中败诉。为了不引起不必要的麻烦或纠纷，他们往往会采取保守、呆板的管理方法，这样虽然不容易出大差错，但是对促进教育的整体良性发展、学生个体的个性发展等却没有任何好处，学籍管理制度上无法体现校本特色，而这恰恰是大学自治的集中体现之处。那么就需要学籍管理老师用服务意识来弥补管理方法的不足。

二、现代技术环境下二级单位学籍管理工作存在的问题

1.学籍管理制度在理念与实际运行的契合度方面

优化学籍管理制度的目的是要提高服务意识，为师生提供规范、便捷、高效的服务，因此学籍管理制度也要融入学校管理体制中。教务部门要发挥指导、监督、审核和调研的作用，具体的事务应由二级院（系）来处理，他们更熟识本学院的教学情况，与教师、科研人员和学生联系更密切，能灵活处理并保护学生的积极性，管理效率也会大大提高。但现实是教务部门一般只注重对任务结果进行干预处理，他们在布置任务时极少会结合不同的院（系）进行适当调整，只是一刀切地将任务传达下去，对各院（系）任务的完成情况及出现问题则很少能给予指导、协调和调研，偏离了学籍管理的优化目的。所有学籍改革的目的都是为保护学生个体受教育权利，必须获得学生的理解与认可。但在学校办学自主权和学生权利、义务之间发生纠纷时，更多的是鼓励利用协商、契约关系来调整学校与学生之间的关系，而这往往为管理者留下了较大的自由裁量空间，增加了对学生行为管理的随意性和侵犯学生合法权利的可能性。学籍管理制度往往未能起到对学生的教导作用。

2.岗位职责界定不准确

高校学籍管理兼具学生管理和教学管理的双重管理任务，目前大部分高校都实行院校二级管理体制，二级院（系）的学籍工作会与教务处、招生处和学工处在工作上产生联系，特别是与教务处在工作上的交接方面最多，造成一方面分级责任落实不够细化、不明确，有的工作经常要通过协调才能完成；另一方面，教务部门转发的文件往往比较随意，在岗位职责界定不完善的情况下，学籍管理老师往往无法单独处理完成，因为许多内容涉及行政秘书、专业主任和辅导员，需要上报院（系）领导协调处理，既耽误了工作，又容易引发矛盾，所以优化学籍管理还需要其他部门的协助和配合。

3.学籍管理工作不受学校重视

高校学籍管理工作虽然是高校教育教学管理中一项基础性工作，但它也是一项高强度、高劳动量的工作，且政策性强、牵涉面大，有自己一套复杂的工作系统程序，有严密的规章制度和严格的纪律。但受学校政策的限制，学籍管理却属于行政管理职务，在职称评定上受到很大的限制。学籍工作人员发展空间有限，个人前途有后顾之忧，直接反映在工作上就是缺乏动力，没有进取精神，人员变动频繁，无法保证学籍工作的质量，比如学籍异动处理不严谨，分类不准确或保存不当等，严重的还会发生教学事故。

4.学籍管理内涵亟待提升

首先，随着大学录取机制的多样化，出现了统招、自主招生、专升本、艺体生等多元招生方式，还有少数民族预科班、国外交流生等，同时为了满足学生特点和发展需求，比如转学、转专业、休学、复学、入伍等，学籍异动就非常频繁。其次，新时期的学籍管理将管理与服务育人相结合，不只是生硬的“数据统计”，还应该体现学生的学业品行、生活的现状与诉求。第三，管理与治理相结合。以往的学籍管理，是依靠学籍这一载体来规范学生的日常行为和成长过程，全能色彩较重，但缺乏协作与互动方式，容易“忽视人性的丰富性和复杂性，使高校学籍管理工作失去了活力与创造力”。将传统管理治理优化，能有效融入民主、参与、协商等相关元素，体现人性力量的伟大。“治理是一个任何组织、公与私管理共同事物的各种方法的总和”，将管理与治理有机结合，更契合现代社会发展的理念，能够促进学生“参政”，提高个体积极性，使学生更易在日常管理中接受教育，为实现管理服务育人创造条件。

5.对学籍管理制度认识不足

广大师生对学籍管理制度认识不足，相当一部分学生对学籍管理制度的内涵与功能缺乏正确的理解，一些教师也存在这方面的问题。他们都视学籍管理为教务处、学院教学秘书等教学管理部门的事，认为与本人无关。一些教师经常忽略或无视教务部门和学院相关文件的要求，也会在学生求情、纠缠之下擅自更改考试成绩，许多学生也不大清楚学分、学时、绩点的概念与意义，他们直到临毕业时才发现自己的学分或绩点还不够，等等，这些都会影响学生的顺利毕业，影响学校教学质量的提高。因此，除了不断优化学籍管理制度外，也要加大学籍政策宣传力度。宣传学籍政策，需要结合大一新生入校教育予以重点讲解，比如学籍管理制度、违纪处分等管理规章制度的学习，组织专业老师进行专业发展前景的报告，明确本专业发展目标，督促新生结合自己的实际情况制定合理、明确的整体规划。另外，导师、辅导员也要及时与家长沟通、交流，形成教育合力，体现教育管理人性化。

三、服务意识在学籍管理中的作用

1.完善学籍档案

学籍能够确认学生的身份，并起着监控学生从入学到毕业的整个学习过程和学习成果。在管理过程中形成的学籍、档案管理，两者虽然分属不同部门，但它们相辅相成，并相互促进。也就是说学籍管理的规范化，有助于档案材料的丰富与完善，反过来，档案管理的规范化、制度化，才有可能完整收集原始材料，并将之归类存档，使得学籍档案材料不断丰富与完善。另一方面档案管理的规范化、制度化，也需要对归档条目细化，对口所属的材料也要进行按类归档，因为要存档，学籍的操作必须按照规范的程序进行，其他的经手人、负责人在签字时也要谨慎，加强对学籍规范管理的重视。学籍档案的规范化、精细化管理，倒逼学籍管理走向规范化，在这规范化过程中，二级学院（系）学籍管理由于是许多第一手资料的经手者，在管理过程中必然需要将每一次工作涉及的重要原始资料进行归档，能作为将来开展工作的最原始、最权威的证明材料。比如新生入学材料，更能有效证明学生的身份；学籍异动材料，可以成为学生身份变动或学习期限变动的有力凭证；学生的成绩及奖惩材料，可以成为单位选聘学生的重要参考资料。因此，作为学籍管理老师，需要有高度的责任心和服务意识，才能保证其收集资料的真实性、完整性和系统性。

2.通过服务落实育人功能

学籍管理除了基础功能外，也要关注育人功能，即如何将育人渗透在信息登记、变更中，渗透在日常管理工作中，实现管理育人，服务育人。通过服务育人，学籍管理人员需要提高自己的专业意识，不能把精力全部放在基础性工作上，而要有意识地发挥学籍管理育人的重要功能，自觉提高服务意识。学籍管理的具体工作有新生注册、学籍变动、成绩管理、纪律管理、学位管理等，学籍管理老师要及时把转专业、转学、休学的学生有关信息，包括学科背景、学力、成绩、性格特点、发展意向等信息，尽可能详细地上报学院领导，以便能及时安排相应的老师进行辅导。可以说，这是一种通过记录的方式育人的过程，应该由学院（系）而不是教务处来完成，这样能根据本学院情况，容易且灵活地对学籍内容及时调整。所以在管理学籍时，对于学生的学业、品行、生活要同样重视和负责，这样还会倒逼学校规范日常管理，加强学风建设，特别是针对作弊高危人群进行心理干预与预防作弊方面，学籍管理老师可以通过考场布置、监考老师的培训与安排等，使学生不具备作弊的现实条件，所以学籍管理要能够对校风、学风建设起到促进作用，关键还是学籍管理老师要有高度的责任心和服务意识。扩招后的大学生中，独生子女占大部分，他们不善于吃苦耐劳，文明素质偏低，理想追求淡化，缺乏自律等，更加要求学籍管理老师要以平等的心态对待学生，在对待他们咨询成绩、补考等事务时，要按照相关政策给予充分支持，对他们的疑惑要有足够的耐心回答和解释。

3.提倡主动服务意识

二级学院（系）的学籍管理老师，是学院日常教学工作的组织者，日常工作种类繁杂，常规工作量大，特别是毕业生成绩审核、教材预订等，要求十分严谨，同时还是学院师生和教务部门之间的协调者，可以说学籍管理工作是确保学院教学质量和教学工作良好运行的中心环节。在如此繁忙的教务工作环境下，如果没有良好的服务意识，就无法及时与学院师生沟通，没有主动的服务精神，在服务质量上也会不尽人如意。（1）学籍管理的本质从某种意义上说，学籍管理工作的本质就是服务，为学院的教学科研服务，也为广大师生服务，比如要站在学生和老师的立场上，急他们之所急，想他们之所想，对师生的要求要认真倾听，主动提出解决问题的途径；即要自我谦让，也要有积极的态度解决问题，如监考、调课等就需要学籍管理老师主动来协调解决。要用这样的服务心态优化教学秩序和提高管理效率。如果学籍管理教师存在本位思想，缺乏责任心，那么其服务意识就会淡薄，就会对师生缺乏耐心和奉献精神，结果是对学校和其自身的形象造成损失，也损害了一线教师的工作积极性，进而影响学籍工作的改革和发展，影响学生能力的培养和素质的提高。（2）处理好管理与服务的关系二级学院学籍管理是服务于学院的工作大局，服务于学院的教学第一线，还同时服务于学生这个主体。随着互联网技术在学籍管理中的应用日益普及，学籍信息的各种、上传、通知、修改等均能在网络上实现，这大大改变了学籍管理方式。二级学院的学籍管理似乎就是按照上级文件要求，分别下发给辅导员、教师、学生，让他们按要求去完成，然后在规定的时间将完成后的任务收集、归类后上报教务处。这样一种任务流程，好像学籍服务意识、服务要求没有以前高了，其实不然，一方面在现代社会，“人的主体意识不断增强，权利观念日益深入人心，对社会主体的管理越来越强调平等性，‘管理即服务’的观念日益深入人心”。许多文件还需要当事人当面签名确认，特别是休学、复学、留降级、转专业、退学等，更是需要认真核对，手续完整。另一方面，技术含量较高的电子注册制度能全面促进学籍规范管理，但同时也大大增加了学籍工作的难度和工作量，更重要的是，二级学院学籍管理工作的本质并没有变，依然是学籍政策的“解读者”“传达者”和师生任务的“整理收集者”，起着协调教务处和学院的教学资源、工作交流和师生信息完整的工作，仍然需要把以服务为宗旨的思想贯穿到学籍管理工作的整个过程，仍然需要“做到服务手段、服务措施、服务意识‘三到位’形成良好的服务形象”。要处理好管理与服务之间的关系，才能把服务做得更细致，工作更到位。（3）注重服务质量的提高前面我们提到，网络时代有了计算机网络设备、传播技术，使得我们现在有条件建立一套完整的学籍信息、资料档案系统，可以很容易为学校、学院提供学籍的各类信息，了解学生的学习状况，及时掌握学生学籍和教学质量的动态情况，它让学籍管理的规范化、程序化和高效化的管理手段得以实现，为提高学籍服务质量提供了物质基础。但学籍管理工作具有很强的政策性和操作上的技术性，具备设备的现代化、综合的管理素质和熟练的业务操作能力还不够，作为学籍管理老师，还应该主动适应新形势的发展、更新观念，必须以服务为主，牢记规章制度和教学管理文件要点，树立服务意识，才能在不违反有关规定的前提下，有意识、有目的地帮助师生，把工作做好，让师生认同和满意。比如，有的学院转专业的学生很多，基本的工作是，把学籍的异动和学分的互认工作做好，相关的补修规定发到辅导员手里，但更细致的工作是，要能够引导学生正确地、合理地去补修、补选一些专业课，让学生在不浪费时间的情况下，又能补修一些关键的专业课。同时，及时提醒他们完成教务处及学院交代的工作，并积极为他们提供和整理、复印材料。服务意识作为一种看不到的东西，想要加强或者提高并不是一件简单的事情，需要学籍管理老师付出更多的艰苦和努力，需要把主动服务作为自身的工作准则，积极主动地从学生和教师的角度出发，主动为他们提供咨询、答疑和查询服务，这些注重细节的服务，会更好地帮助学生完成在校学习，顺利完成学业，也有利于他们个性化性格的培养；要有强烈的责任心和服务意识，才会乐意、主动通过建立QQ群、微信群这样的平台与广大师生进行在线实时群聊、消息会话等，通过这种不受地域和时间限制的交流方式，可以促进问题的及时解决，能更好地为教学一线的老师和学生服务。

作者:陈凤霞 单位:福建技术师范学院材料与环境工程学院