高校学生学籍档案管理模式浅议

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面对新时代，如何做好高校学生学籍档案管理工作，本文从分析研究高校学生学籍档案的管理模式入手，提出了创新理念与具体措施。

一、传统模式

高校传统档案管理模式主要是收集、管理、利用三个部分，管理学生学籍档案也不外乎如此。高校的学生学籍档案管理作为高校管理工作中重要的组成部分，其主要对学生学籍档案进行收集、审查、整理及维护等工作。通常来看，高校学生学籍档案管理工作主要指的是利用科学的管理方法，对学生个人信息进行系统、全面的收集整理，最后进行保管与利用。高校学生学籍档案管理是一个工作量庞大、原始资料珍贵、对档案管理工作者细心程度要求很高的工作。在这样的工作环境中，或多或少都会出现一些学生学籍档案管理中的问题，例如档案提取错乱、数据混乱，更严重情况下导致档案丢失，这些问题也是各高校所面临的突出问题。这种错误一旦出现，很难在第一时间做到补救，往往都是在事发几年之后才发现。学生学籍档案信息补充、学生查阅，都需要大量的人力资源来运转和支持，而且纸质版档案作为学生阶段学习证明的唯一材料，在保管硬件设施中也有着特别高的要求。传统的学生学籍档案管理存在很多的弊端，导致这种现象出现的原因也很多，有管理者本身的原因，也有制度不健全的原因。要根除这些弊端，就要更新思维观念，在管理方式上不断创新发展。

二、“互联网+”模式

“互联网+”近十年来发展特别迅速，体现了当下大数据信息化时代“三化特点”，即网络化、信息化、系统化的发展潮流，深深地影响着我们的衣、食、住、行、教育等各个领域。高校的学籍档案管理模式更加具有“三化特点”，即信息化、系统化、网络化，更好服务学生。“互联网+”模式管理，减少了档案丢失（出错率）和销毁的风险，运用网络形式管理学生学籍档案很大程度降低了档案丢失和破损的可能性，更大程度上保障了学生的权益，这方面的优越性是以往的传统模式所无法比拟的。“互联网+”模式管理，减少对工作人员的依赖性，节约人力资源，运用网络资源管理很大程度上节约了人力资源，只需要对原来的传统模式工作人员进行网络基础培训，就能很快掌握电脑技术，借用信息化手段更好地服务于学生和学校其他部门。“互联网+”模式管理，提高档案的查询效率，信息反馈更加及时和便捷（阅读、搜索频率高），学校可以给学生一定的权限，登录自己的账号和密码（仅限查询功能，不具备更改及其他功能），方便学生查询。不过，“互联网+”模式管理对工作人员也提出了更高的要求，掌握电脑技术，定期进行相关培训，网络安全维护等，无形中也增加了管理人员的工作量，对于新技术的应用，需要及时正确引导档案管理人员，从思想意识提升以及新技术的掌握，都要能加以适应，方能确保档案管理工作更好地得到开展。

三、管理理念的创新

综合来讲，学籍档案管理工作如果只说一种模式管理是远远不够的，都有各自的缺陷和不足，最适合目前的模式，应该是传统管理与“互联网+”相结合的模式。这样模式的结合一定程度上也可以说是管理理念的创新，即坚持“人本位的思想”的管理理念；坚持“一切从实际出发（国情出发），注重学生学籍档案的全面性”的管理理念；坚持“集中统一”的管理理念。坚持“人本位的思想”的管理理念，高校学生学籍档案管理应强调以人为中心，人本位的思想，扎实做好为学生提供档案查询、服务的职能，以学生的利益为出发点和落脚点。坚持秉承为学生服务的理念，积极调动学生学籍档案工作人员的服务热情，激励学籍档案管理者的积极主动性，站在广大学生和高校的利益上做好自己的本职工作。一方面，学生学籍档案在归档的过程中，档案管理者必须耐心、细心、用心对待工作，及时给自己充电（参加相关培训、学习），尽最大可能借鉴学习其他兄弟院校档案管理经验，搜集更多的学习资料以供学习，维护好学生学籍档案信息，努力做好学生学籍档案资源管理和利用者之间的桥梁；另一方面，高校档案馆领导要注意加强对现有档案管理人员的培训、学习工作、做好新进人员选拔，挑选更适合的人才，在互联网高速发展的今天，档案管理者必须具备使用计算机操作的能力，在必要时候能够与其他部门做好资源储备、链接、沟通的作用。坚持“一切从实际出发（国情出发），注重学生学籍档案的全面性”的管理理念，随着大数据时代的强势到来，高校档案工作者如果不能及时跟上时代的步伐，必然将会被淘汰。因此，作为高校的学生学籍档案工作者应该坚持一切从实际、国情出发，注重学籍档案的全面性管理理念。首先，在开发资金方面，高校相关领导者要加大对档案管理软硬件的资金投入，同时加快推进纸质档案电子化的进程，及时更新设备设施，应用“互联网+”网络技术，定期将纸质档案录入到电脑中，并定期做好质检工作，更方便学生通过网络就能够查到所需的学籍档案资料，节省了档案利用者的时间和空间，很大程度上节约了资本。其次，档案管理人员在进行学籍档案归档时不能过于形式化，应该注重学籍档案的全面性，坚持一切从实际出发（国情出发），注重学生每一阶段的记录，务必做到真实、及时记录，更好体现学生学籍档案对高校教师、学生以及社会服务的意义和价值。再次，学籍档案管理工作与高校的各个部门之间都会有较为密切的往来，在其管理过程中要注重各部门之间的有效沟通，做到及时互通有无，为全面提高高校办事效率做出自己应有的表率。最后，各高校档案馆工作人员应该根据学校自身的实际情况，尽可能地使学生学籍档案管理工作贴近学生、贴近实际、贴近生活，同时本着认真负责、服务于学生的思想，不断提高学籍档案管理水平，提高工作效率，使其发挥更好的作用。坚持“集中统一”的管理理念，创新高校学生学籍档案管理模式，是推陈出新、与时俱进的科学的管理理念。学生学籍档案集中统一管理是势在必行的、是时展要求的，更好地服务于校内外教师、学生和社会各个机构，他们利用网络媒介获得信息资源，便于搜索查询，方便各方需要。一方面，高校学籍档案管理工作实行集中统一管理方式，运用互联网网络技术，促进管理专业水平，提高工作效率，减少工作失误。设立专门负责的工作人员，做到从接收-整理-保管-利用等每一个环节精准服务，提高对时间和空间的利用，减少资源浪费现象；另一方面，学生学籍档案统一集中管理，有利于实现资源的开放和共享，方便查询、搜索，给有需要的部门和人员提供便捷，一定程度上拓宽了信息资源渠道，寻求更多的资源信息，提高校园档案管理人员的办事效率。最后，集中统一管理模式有利于实现纸质版档案和电子版档案的互补，为电子版档案集中管理提供必要的先决条件和试点经验，为高校电子版档案管理方式进一步提供可靠论证，更进一步加快工作模式的转变，更好地服务于高校全体师生以及社会各界。通过上述分析可见，当前社会在不断地发展和进步，作为我国高等教育的主体——高校应该跟上时代的步伐和要求，应该以传统管理档案工作为基础，善于合理运用网络资源，创新发展理念，优化管理办法，不断总结经验，更好地为高校师生以及全社会服务。

参考文献

［1］冯曙光.“互联网+”环境下高校档案管理方式［J］.科技经济导刊，2018（24）:156-157.

［2］陈辉.管理学新论［M］.哈尔滨：黑龙江人民出版社，2001.

［3］何明举.高校图书馆档案管理工作研究［J］.档案管理，2015（4）:57-58.

作者:张蕾 葛琨 单位:咸阳师范学院陕西财经职业技术学院