中职学校档案管理工作现状与完善探究

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摘要：随着相关部门对中职教育投入的增加，中职教育进入了一个快速发展的阶段。在这样的背景下，中职学校档案管理工作完善的必要性逐渐凸显，如何解决当前中职学校档案管理中存在的问题，推动中职学校建设发展，成为新时期中职学校应重点研究的内容。本文就新时期中职学校档案管理工作现状与完善措施进行分析，并提出相关建议，以期为中职学校今后的发展提供更为有效的档案服务。

关键词：中职学校；档案管理；现状；策略

档案工作是推动学校教育发展的重要组成部分，同时也是教育事业改革的重要参考。档案不仅记录了中职学校的发展过程，同时还记录了学校当前的各种情况。基于此，笔者认为中职学校应重视档案管理工作的完善，结合学校档案管理工作现状，针对存在的短板落实相应的措施，借此来实现档案内容的丰富性、可靠性，从而提升中职学校档案管理工作的实效。

一、中职学校档案管理工作现状

针对当前中职学校档案管理工作现状分析，可以在很大程度上帮助我们及时采取有效的措施，加大对档案管理工作的重视，确保档案记录内容的真实性，避免出现档案丢失的情况。

（一）相关人员对档案管理工作不够重视

为适应新时期的发展，中职学校领导应致力于校园硬件设施完善，但实际情况并不乐观，相关档案管理人员对档案管理工作不够重视。为推动中职学校档案管理工作的开展，相关人员应具备良好的管理意识、创新的管理思维，并重视档案管理工作。但根据相关调查资料来看，部分中职学校档案管理人员的管理意识淡薄，对管理工作不够重视，意识不到档案管理在中职学校发展中的重要作用，难以实现档案管理的专业化以及标准化。除此之外，在实际的档案管理工作中，教学档案管理是其中的重点内容，也因此受到更多关注，这也在一定程度上限制了学生档案管理工作实效的发展，致使其无法进一步优化管理体系。

（二）管理体系不完善

一套具有现实意义、较为完善的管理体系是中职学校档案管理工作有效开展的重要保障。但根据现实情况来看，目前很多中职学校的档案管理人员相对较少，多数由在校教师兼任，教师的工作重点在教学工作实效的提升上，很容易忽视档案的管理，缺少专业管理人员是限制档案管理工作发展的重要原因。除此之外，很多中职学校并没有制订一套行之有效的档案管理体系，导致档案管理工作缺乏科学的管理目标以及正确的引导，多个部门仅对本部门的档案进行管理，这很容易造成档案的缺失。

（三）信息化管理水平落后

在当前信息技术不断发展的背景下，各类信息技术被应用于社会的各个领域，并表现出较强的优势，将其应用于档案管理是时展的基本诉求，既可以简化档案管理工作的流程，还可以减轻相关管理人员的工作负担，提升其工作效率。但以目前的实际情况来看，中职学校对档案管理信息化不够重视，而是将更多的注意力集中于招生、专业发展以及课程革新等几方面，使得其他方面的管理内容被忽视。此外，一些学校对档案工作发展的规划指导不够重视，很多学校存在资源配置不合理的现象，这在一定程度上限制了中职学校档案管理信息化的发展。值得注意的是，学校在档案管理人才培育、引入等方面也存在较大短板，并没有重视校内信息化档案管理团队的建设，也没有结合这一内容而制订科学、有效的培训与管理机制，这使得档案管理人员的综合素养、思维方式等方面存在问题，从而在一定程度上限制了档案管理的有序发展。

二、中职学校提升档案管理水平的策略

新时期为提升中职学校档案管理的发展，提升工作人员工作效率，相关人员应结合当前档案管理中存在的短板采取科学有效的措施，从而摆脱束缚，助力我国中职学校档案管理的发展。笔者认为，相关人员可以从完善管理模式、强化制度建设、创新管理手段等几方面入手。

（一）强化制度建设

笔者认为，为进一步推动中职学校档案管理的有效发展，并解决当前档案管理中的问题，中职学校以及相关管理人员要制订并落实有效的管理机制与保障机制。首先，要提升学校档案管理人员的工作质量与效率，其次，要保障其升级和转型的必要支持。针对以上两点内容，笔者认为中职学校可以从以下几点入手，结合当前档案管理工作发展的需要，制订如下制度。第一，管理人员结合实际需求，建立切实可行的档案管理制度。从整体角度来看，较为完善的档案管理机制以及措施是保证中职学校档案管理工作能够有序进行的必要基础，为提升档案管理工作的实际效率，学校领导应树立良好的档案管理意识，规范档案的分类情况以及归档情况，使中职学校档案管理工作能够有章可循。第二，建立档案管理责任制，档案资料的保存也是管理工作中的重要内容，为此，相关管理人员要对档案进行统一的保存以及科学管理，有必要建立起档案管理责任制，使管理人员能够熟悉档案管理工作，以积极的态度面对管理工作。除此之外，还要在责任制的前提下完善岗位职责、档案资料保存制度，借此来为档案管理工作的开展做好充分保障。第三，相关管理人员要根据当前学校档案工作的具体内容与性质，建立具体、具有可实施性的策略，在这一过程中确定档案管理工作发展的目标与重点任务，并规范管理方面的指导、运行和维护。第四，提高档案管理制度建设的规范化，借助条例来明确相关管理人员的工作行为，还要建立行为标准平台，如工作人员责任细化、网络安全管理等，在具体的落实与实践过程中不断优化、完善。

（二）重视档案管理人员素质的提升

新时期背景下，为进一步推动档案管理工作的开展，中职学校需要在档案管理部门构建一支专业、综合素养强的人才队伍，借此来提升综合管理水平。这就需要结合新时期档案管理岗位的需求，对相关人员进行理论知识培训。笔者认为，中职学校可以从以下几个方面入手，进一步提升档案管理人员的综合素质：第一，进一步提高中职学校档案管理人员的综合素质，使其拥有更强的档案管理意识，这样他们可以在规定的范围内及时更新自身思想、落实行动。中职学校可以邀请档案管理专业领域人才，由他们作为领军人物开展相关的档案管理培训活动，从而增强档案管理人员的责任感，提升他们的综合管理能力。这样，能够全面调动工作人员的积极性，以更强的责任心投入到管理工作中。第二，招聘优秀人才，优化校内档案管理人员队伍。在档案管理方面，为满足新时期档案管理工作的开展需求，中职学校需要具有信息化能力、档案管理知识、计算机操作能力的综合型人才，可以将这些内容纳入招聘环节，通过相关考核筛选优秀人员参与档案管理工作。第三，中职学校应根据学校的实际情况，定期培训工作人员的计算机操作能力，借助培训丰富其档案管理专业知识，提高计算机操作水平，促使整体人员的信息技术素养得到提升，以满足当今学生档案管理要求。还可以落实奖励机制，鼓励管理人员及时提升自身的业务能力以及管理水平。这样，通过强化档案管理队伍的建设，可以确保档案管理人员凝聚成一支具有较强服务能力、业务能力、专业水平的新型团队。

（三）引入信息化管理的策略

在当前的社会背景下，信息技术被应用于社会的各个领域，并带来较大的工作成效，将其应用于中职学校的档案管理工作，不仅可以提升相关部门的管理效率，还可以进一步推动工作的发展。基于此，为改善传统纸质化档案无法满足中职学校发展的现状，档案管理部门要充分发挥信息技术的能效，避免档案在保存的过程中出现丢失的情况。笔者认为，中职学校档案管理部门可以从以下几点入手，通过档案管理信息化来推动工作发展。第一，重视档案管理信息源的建设，实现数字化管理。基于信息化的档案管理平台，应设立不同的管理权限，学校各部门可以通过登录平台，根据相关需要上传管理文件。这样一来，不仅可以调整各部门的工作，使其按照类目有序整理，还可以有效提升档案管理人员的工作效率，进一步推动档案管理工作的开展，满足新时期发展的需求。第二，学校应借助信息技术效率高、性能强的特点，有力推动档案管理工作的开展。首先，要发挥信息技术的智能化作用，可以设立线上检索目录，相关人员在进行档案管理工作时，仅须输入相关关键词、年份等即可对档案进行管理，这样可以在档案应用时更加便捷，有效提升档案管理工作的效率。其次，创设线上档案数据库，通过建立大数据分析系统，对管理人员上传的各项数据进行分析、整合，借此来发现当前学校档案建设中存在的不足之处，结合存在的短板落实针对性措施。不仅如此，还应进一步优化信息技术的软件与程序应用，进一步降低管理成本，压缩管理时间，提升管理效率，建立更高效便捷的档案管理工作体系。第三，借助信息技术实现管理方式的创新。在新时期背景下，中职学校档案管理人员在进行档案管理工作时，要对当前的信息化环境特点进行分析，集合目前社会的发展形势，通过运用信息技术实现管理方式的革新。特别是在当前大数据的普及，借助数据技术对档案进行管理，能够为学校的发展提供切实依据。如，结合学生的实际情况（生源地、家庭现状等）对贫困生进行更为明确的认定，并结合学生的情况落实相应的补助策略；结合学生的发展需求以及专业志愿，对课程教学内容、方向等进行重新规划，从而满足学生发展需求，为其未来发展做好充分保障。

三、结语

综上所述，在新时期背景下，通过研究中职学校档案管理中存在的不足之处，并落实针对性策略，可以进一步推动中职学校档案管理工作的开展。基于此，中职学校要意识到档案管理对学校发展的重要性，并结合当前工作发展中存在的短板，通过落实相关制度、培养专业人员、发挥信息技术实效，来有力推动管理工作的发展。

参考文献：

[1]何秀霞.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].兰台内外,2020(32):1-3.

[2]郑青.中职学校档案管理的信息化及科学化建设探讨[J].兰台内外,2019(29):8-9.

作者:汤涛 单位:龙口市高级技工学校