医院声像档案信息化安全管理对策探析

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摘要：与传统纸质档案相比，医院声像档案具有感官的生动性和载体的多样性等方面的特征。提高声像档案管理的信息化水平，不仅有利于节省大量医疗资源，同时可有效提升档案资料的利用效率。当前，我国医院声像档案的信息化管理依然面临记录、收集不完整，专业人才匮乏和管理混乱等方面问题。推进并改善医院声像档案的数字化和信息化管理，依然任重道远。

关键词：医院；声像档案；数字化；信息化；问题；对策

0前言

近年来，随着我国医疗技术的飞速发展，医院声像档案资料的种类和数量呈爆发式的增长，这就对医院档案管理的数字化与信息化水平提出更高的要求。医院声像档案资料是记录患者诊疗信息和医院各项活动的重要载体，其管理水平和利用效率是医院整体管理能力的重要体现。当前，我国医院声像档案资料的数字化与信息化发展，在资料的产生、收集、管理和利用等方面仍存在薄弱环节，亟待加强。

1医院声像档案的特征及数字化与信息化管理的必要性

1.1医院声像档案的特征

1.1.1感官的生动性与载体的多样性。医院的声像档案，是以视频或音频的形式，对患者的患病状况或医院的其他重要活动进行记录的资料。如医院X光片和CT片中有对患者身体状况和病灶状态的原始记录，可给声像档案资料使用者一种强烈的视觉冲击;同时，与声像档案资料对应的是纸质档案，纸质档案的载体主要是纸张，而声像档案的记录载体更加多样化，包括音视频、照片、胶片、磁带等多种载体；1.1.2记录的真实性与档案保管的特殊性纸质档案可能存在被调换或篡改的风险，但声像档案资料因其对医院诊疗、行政等活动连续不断的影像，可为医院行政和诊疗工作的开展提供第一手可靠资料；同时，医院声像资料由于其材质的特殊性，在保管条件上与纸质资料相比存在较大差异。医院声像档案资料的保管环境，对其保管和使用寿命具有直接影响。[1]

1.2医院声像档案数字化与信息化管理的必要性

1.2.1档案的数字化管理，是适应世界范围内信息技术发展的需要。随着信息技术和互联网的不断发展，包括医院诊疗内在的各领域大多均已具备较高的信息化水平。为适应时展趋势，提升自身的信息化水平，已成为医院声像档案管理工作发展的必然要求；1.2.2医院声像档案的数字化与信息化管理，有利于大幅节省档案存储空间，减少资源浪费传统方式下，医院档案资料多以纸质或胶片等原始状态存储，不仅占用大量空间且使用不便。而声像档案的信息化管理，不仅具有内容记录完整和形象生动的优点，同时利用本地硬盘或云盘等技术对声像档案资料进行存储，大幅压缩存储空间，减少了对医疗资源的浪费；1.2.3有利于提升医院声像档案的利用效率随着医疗技术的不断发展，医院声像档案资料的数量和种类日益增多。运用数字化和信息化的管理手段，可有效提升医院声像档案管理水平，提高利效率。

2医院声像档案数字化与信息化管理现状

管理的数字化和信息化，是医院各项工作发展的必然趋势，声像档案管理工作也不例外。20世纪80年代以来，我国医院声像档案数字化与信息化管理工作虽取得了一定进步。但截至目前，在资料收集、管理和利用等环节仍存在多方面问题。

2.1声像档案的记录、收集不完整

2.1.1部分医院声像档案资料记录缺失。该问题产生的原因，主要包括以下两个方面：首先，医院相关部门对室外项目，如大型基础设施建设的记录不完整。大型基建项目的声像记录应包括开工前的原貌，立项、科研批复现场的记录，招标会议、奠基和开工现场的影像，以及竣工验收和资产交接的照片等。但在实际工作中，医院相关部门工作人员大多只在有重要领导参加的环节，才会用数码设备进行拍照或录像。大型基建项目从前期准备到竣工决算各环节的声像档案记录并不完整；其次，部分经济落后地区的医院或某些医院中的二类科室，由于未配备摄像机等数码设备或因设备数量不足，在重要的诊疗工作开展过程中未能生成相应的声像资料，后期的档案归集工作也就更加无从谈起。2.1.2部分医院声像档案资料收集面临较大困难。首先，随着数码技术的发展和电子产品的普及，医院诊疗过程中产生的声像档案资料日益增多。这些档案资料大多留存在生成档案资料的个人手中，并未能及时纳入医院档案部门管理范围；其次，医院内部分科室拥有自己的数码设备，它们在以科室名义组织医疗会议或进行疑难手术过程中，对过程进行记录产生的声像资料，很多未能及时上交医院档案管理部门进行归档；再次，随着经济的发展，医院人才流失和内部工作调动日益频繁。部分医院工作人员在工作调动过程中，认为自己对所拍摄的声像资料具有知识产权而将其一并带走，造成医院声像档案资料的流失。

2.2声像档案管理专业人才匮乏，管理混乱

2.2.1医院声像档案管理专业人才匮乏。首先，医院档案管理部门缺少既懂声像档案管理，又具备扎实医学专业知识的复合型人才。其次，医院领导层在档案管理部门人员招聘过程中失之于宽，导致档案管理部门从业人员水平参差不齐。部分医院声像档案管理人员年龄较大、信息技术能力偏低，难以适应声像档案工作的数字化、信息化发展需求；再次，部分医院管理层对档案管理工作重视程度不足，导致声像档案管理从业人员上岗后，缺乏后续培训。声像档案管理工作人员知识结构陈旧，难以满足工作要求；2.2.2医院声像档案管理方面存在的问题。首先，部分医院声像档案管理尚未形成统一的组织机构，声像档案多头管理、关键信息缺失等问题屡见不鲜，增加医院声像档案管理的难度；其次，个别医院部分存量声像档案仍以X光片等原始状态存在，未能及时进行数字化转换并利用硬盘或云盘存储，占用大量的医疗资源，降低档案管理工作效率；再次，与普通纸质档案相比，部分原始声像档案的保管要求更高。需具备恒温、恒湿等技术要求，以防底片褪色或变质。但受客观条件限制，当前我国部分经济落后地区的基层医院，尚不具备上述条件。

2.3声像档案利用率不高且面临严峻的信息安全问题

2.3.1医药声像档案的利用率不高。一方面，使用者对声像档案的访问缺少简单、快捷的渠道。部分医院声像档案的数字化、信息化，仅是对档案资料目录进行了数字化，当使用者需要查看原始声像记录时，还要到档案库房翻找，降低档案利效率，也影响使用者的积极性；[2]另一方面，医院工作人员对利用声像档案资料的重视程度不够。医院声像档案资料记录患者的个人基本信息和疾病诊疗记录，在患者到医院就诊时，主治医生通过查阅患者既往的声像档案资料，在为患者节省大量检查费用的同时可提高工作效率。因此，医院一线工作人员应切实提高对利用声像档案资料的重视；2.3.2管理的数字化和信息化，使医院声像档案面临。严峻的信息安全问题一方面，医院声像档案资料是记录患者个人信息和疾病治疗过程的原始资料，但目前部分医院对声像档案的访问尚未建立严格的分级控制制度，在声像档案资料使用过程中，存在信息泄露风险；另一方面，由于受客观条件限制，部分医院保管声像档案资料的电子设备尚未实现与互联网的物理隔离；部分医院虽实现了物理隔离，但在实际工作中仍存在利用互联网进行声像档案传输的现象。上述问题的存在，很容易使声像档案资料被网络黑客利用非法手段获取。

3医院声像档案数字化与信息化管理对策

提升医院声像档案管理的信息化水平，是实现医院整体管理现代化的重要组成部分。如何进一步弥补声像档案管理中存在的薄弱点，成为我国医院声像档案管理工作发展亟须解决的问题。

3.1多渠道提高声像档案记录、收集的完整性

医院管理层应进一步完善声像档案记录、收集的组织机构，改变目前资料产生混乱和档案收集主体分散的现状。首先，医院决策层应完善档案记录、收集的制度建设，将各科室声像档案记录、收集等具体工作落实到人。通过推行全员绩效考核，将声像档案的记录、收集纳入绩效考核范围，调动各科室具体负责人员的工作积极性；其次，在完善医疗声像档案收集工作的基础上，进一步强化对医院重大基础设施建设等其它项目声像资料的收集，提高档案资料的完整性；同时，应在医院内部成立专门的声像档案资料生产机构，当医院组织开展各类医疗或学术活动时，由专门机构负责进行录像、录音。[3]

3.2培养专业管理人才，提升声像档案管理水平

培养和引进大量既具备声像档案管理知识，又具备扎实临床医疗水平的复合型专业人才，是提升医院声像档案管理水平的重要基础。因此，一方面医院应通过提供具备市场竞争力的薪酬或落实事业编制等方式，提高医院档案管理工作对专业人才的吸引力；另一方面，在档案管理部门人才引进过程中，医院决策层应切实从档案工作发展的实际需求出发，扭转将档案部门作为一线医疗专家家属收容站的定位；同时，应在医院内部成立专门的组织机构，负责声像档案资料管理，努力改变声像档案因多头管理造成的混乱现象。

3.3在保障信息安全的基础上提升档案利用效率

保障医院声像档案资料的信息安全，一方面医院应加大对档案管理工作硬件的投入力度，真正实现储存数字化档案信息的电子设备与互联网的物理隔离；另一方面，应建立和完善内部信息访问的分级控制制度，对于敏感声像资料必须经有权人员授权方可访问，堵塞信息从内部泄露的漏洞；同时，医院相关部门应在大力推动存量声像资料数字化转换的基础上，充分利用电话、内部网络等方式，进一步拓宽数字化档案资料的访问渠道，提高声像档案资料的利用效率。

4小结

综上，随着我国经济的不断发展和医院诊疗水平的持续提高，医院声像档案资料管理的信息化发展已成为必然趋势。当前，我国医院声像档案资料的信息化发展仍面临较多薄弱环节。因此，唯有在进一步提高医院管理层对声像档案管理工作重视程度的基础上，从提升档案记录、收集的完整性入手，通过培养和引进大量档案管理专业人才，在保障声像档案信息安全的基础上逐步提高利用率，才能切实推动医院声像档案管理信息化进程。

参考文献

[1]金艳.新形势下基于SWOT分析法的公立医院档案建设探索———以兴化市人民医院为例[J].档案与建设，2020（09）：52-54.

[2]贾栋.医院等级评审助推医学装备档案管理规范化[J].档案管理，2020（05）：123，125.

[3]陈红.致敬抗疫天使传承光影记忆———走进江苏电影档案展示馆的别样世界[J].中国档案，2020（03）：26-27.

作者:李沐佳 单位:驻马店市中心医院