工程档案信息管理措施分析

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摘要：在大数据时代背景下，工程档案信息管理工作因为信息技术的应用变得更加全面和完善，不仅如此，因为信息技术的应用使得工程档案管理更加的系统化、科学化、规范化，极大提升了工程档案管理的质量和效率。本文对大数据时代背景下的工程档案信息化管理现状进行了分析，针对当前所存在的问题给出了有针对性的建议。

关键词：大数据；工程档案；管理措施

随着科技的不断进步，信息技术已经被广泛应用到各行各业的发展中。人工智能技术的不断创新、各类文件管理新技术的出现和应用使得当前工程档案信息管理工作的目标和方法都发生了巨大的变化。越来越多的工程企业都开始重视档案的保存方法，有效实现了网络管理以及数据分析，先进数据处理技术的应用符合时代的发展要求，为档案管理的发展指明了新的方向。

一、大数据时代工程档案管理信息化

在大数据时代背景下，各类数字信息技术的发展和应用极大程度地推动了各个领域的发展。各类工程电子文件的出现，使得工程档案管理工作不断向着信息化的方向发展，在保存和管理工程档案信息数据的过程中，建立档案信息数据库可以更好地为工程管理服务。档案管理信息化不仅可以提高电子档案管理的质量和效率，还能够有效提升电子档案的利用率，保证档案管理服务良性运行。只有这样，档案管理工作才能为工程建设提供具体的信息依据，加强各个部门之间的有效共通。另外，信息化程度较高的档案管理服务还能更加及时地对档案信息进行保存、管理及修整，极大提高了档案信息的流通效率，同时明显降低了档案管理的成本。

二、当前工程建设档案存在的问题

（一）数据集成和共享硬件兼容性不够。通过计算机存储工程档案信息，不仅满足了互联网时代的发展要求，还提高了档案的信息化程度。但就目前情况来看，数据继承以及供应硬件兼容性不够是档案信息管理过程中存在的主要问题，因此必须加大资金支持，加强技术创新，以信息管理作为基础，提高各项资源的利用效率。

（二）人员培训不足。为了防止电子档案资源的无故浪费，在建设工程档案的过程中必须加强基础创新，应用更加完整有效的手段和方法实现资源共享。另外，为了防止系统故障造成的各类风险，必须充分利用电子档案分享服务。但是，国内当前各个企业中从事档案管理工作的人员综合素质能力不高，导致档案信息建设工作的创新力度不足。

（三）缺乏规划。随着改革的不断深化和发展，对于一个企业来说，在开发项目工程的过程中，如何才能统一地完成工程验收，更加高速和稳定地开展工作是十分值得关注的问题。项目最开始的数据分散于不同的部门，因为信息技术不同，数据格式不够统一，个别数据存在缺陷，信息组织过于复杂。因此，必须应用科学的方法统一管理并整合这类信息。在一个企业内部，管理信息系统的差异对信息的分离和利用是十分不利的，因而加快信息整合，提高文件的有效性是十分必要的。

三、大数据时代工程档案信息管理与创新的策略

（一）提高档案信息资源的利用率。提高工程档案的利用率才能充分发挥档案价值。作为企业的档案管理部门，必须应用相应的技术和方法使得档案资源以数字化的形式展现出来，充分利用档案管理网站，办理相应的档案信息资源。只有这样，档案信息资源才能在满足不同档案使用者实际需求的同时，有效提升档案管理人员的服务质量和工作效率。为了提高档案信息的利用率，企业应该构建相应的信息管理系统，配置各类软件和硬件，保证档案信息的管理和著录工作更加标准和规范，加速对各类电子文件的整合，方便管理者和使用者查询。为了提高档案信息的安全性，档案管理人员需要针对不同的文件，设置相应的浏览、查阅及更正的权限，验证使用者身份，同时在开展工程档案信息管理的过程中，必须对各类档案数据进行深入地挖掘，进一步提高工程档案的利用质量和效率。

（二）建立工程档案信息管理模式，提升工程档案管理水平。多媒体技术的不断发展和创新为工程档案信息化管理创造了良好的条件。为了有效提高工程档案的管理水平，建立并完善一套工程档案信息管理系统是十分必要的。根据用户的实际需求，建立新型的档案信息管理模式，加快系统对电子数据信息的处理速度，为使用者提供相应的咨询和查询服务，在保存和管理电子文件的过程中，引进先进的技术提高电子档案数据的完整性和准确性，保证电子文件可以适用于不同类型的系统。为了更加充分地发挥电子文件的功能，企业必须创建优秀、先进的档案管理软件，只有这样，档案管理才能为企业的发展助力。

（三）档案信息资源共建共享。在过去，信息在不同部门之间的传递速度过慢，一个部门想要获取另外一个部门的信息，难度很大，而档案信息资源共享就能有效解决这些问题。加大数据和互联网的联系，利用相应的大数据技术，共享和整合各类以往的信息和资源，允许更多的数据可以同时运行，这样一来，信息在不同部门之间的流通速度就会更快，使用者可以更加及时地获取精准、有效的信息，极大提升工作效率。

（四）建立、完善并强化相应的规章制度。对于档案信息管理过程中的维护和安全方面，档案管理部门必须制定并完善相应的制度，明确人员职责、权利和义务。在国家制定的企业信息化建设制度的基础上，项目工程建设单位也应该加强创新，保证档案信息管理工作可以向着标准化、统一化的方向发展，使得档案信息管理的业务流程、安全措施以及技术规范更加的科学和完善。比如，项目工程建设大单位应该严格按照监理、设计、施工等要求，对文件材料进行分类管理，利用互联网技术将这类信息上传至档案管理系统，保证管理者可以及时获取项目开展的实际情况，以作出正确的决策。

（五）提高工程档案管理人员的综合业务水平。在大数据时代背景下，互联网技术的发展和应用为档案信息管理带来了极大的便利。各个企业的档案管理部门应积极引进综合技能水平较高的人才，积极主动地为员工提供业务培训的机会，完善专业知识结构部署，提高人员技能水平。此外，为了提高员工归属性，企业应建立并完善相应的激励政策，提高企业内部的资源信息的管理能力。在档案管理中培养认真仔细、严谨的工作作风，提升个人品德修养是档案管理工作中积极性、主动性和创造性的力量源泉。

（六）开发利用档案信息。就当前来看，国内的档案管理基本已经实现了网络化和自动化，很多企业的文件管理部门可以利用相应的平台和技术生成、浏览或使用海量的数据，精准地提取有价值的信息，为企业的决策提供依据。信息的集成极大地提高了档案服务的质量和效率，但是应为技术不足使得大规模的数据处理仍未实现。随着数据深挖技术的不断成熟，人们可以更好地对数据进行发现、分类和关联。在新时代背景下，传统的工程档案信息管理模式已经不能满足企业的发展需求。为了提高工程档案管理工作的质量和效率，必须建立相应的档案信息管理平台，完善相应的管理策略，促进工程档案管理工作不断朝信息化的方向发展。

参考文献：

[1]彭玉马.计算机技术在档案信息管理中的运用探析[J].企业科技与发展.2018(1).

[2]周雯荻.大数据时代档案信息管理初探[J].电脑知识与技术.2018(32).

[3]姚琳.大数据发展对企事业单位档案信息管理的影响[J].兰台内外.2018(5).

作者：陈丽圆 单位：广州市敏柔科技有限公司