高校学生档案信息管理平台建设思考

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摘要：在信息化日趋发展的时代背景下，高校学生档案管理工作也应与时俱进，实现档案管理的信息化、现代化。本文以目前高校学生档案管理的现状为切入点阐述了高校档案信息管理平台的构建，分析了该平台的遵循原则、应用技术、模块搭建等内容，并提出了一系列关于高校学生档案信息管理平台的思考。

关键词：高校；学生档案；信息管理平台

随着“互联网+”的不断发展，各行各业的信息化建设成为工作重点。同时，资源数量的成倍增加和公众获取信息的阵地转移，数字环境成为大众查找获取信息的重要阵地。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，要在2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，这是档案事业转型升级的一个重要目标[1]。面对档案事业的转型升级，要解决高校学生档案管理面临的困境关键在于广泛运用新技术。利用信息化和互联网技术构建学生的档案信息管理平台，不仅可以协助档案管理部门规范管理、提高效率，而且可以辅助学生管理部门以及教学主管部门了解学生的全面状况并进行统计分析及趋势预测，为健全和完善各种相关管理制度以及更好地为学生服务提供参考。

一、高校学生档案信息管理平台的构建

（一）遵守的原则。一是全局性原则。高校学生档案信息管理平台是档案馆信息化建设的一个重要组成部分，必须站在信息化全局的高度，统一规划、统一管理、分布有序地实施。二是易用性原则。用户操作界面具有美观友好、方便适用和简单快捷的特性。展现的窗口不易过多，同一功能有键盘、鼠标和快捷键等多种操作方式，操作过程简单化，数据操作具有智能性，能够自动检查数据的合法性，具有错误提示功能。三是安全性原则。学生档案信息涉及个人隐私，信息安全的重要性不言而喻。该系统应具有信息和数据的全方位安全防护措施，包括身份认证、角色授权、日志记录和内容规范校验等。四是扩展性原则。该系统充分考虑信息库可根据需求进行修改和扩充，系统具有开放性和平台性，支持为其他业务应用平台提供灵活的接口[3]。

（二）平台的建立方法。本平台采用MVC框架模式开发[4]，通过分离数据、逻辑和显示，将Web系统中的数据处理、流程控制和数据展示强制性地分为模型、控制器和视图三大部分。三者通过控制器结合在一起，从而从根本上避免了传统的Web开发方式中存在的显示、逻辑和数据相互缠绕的问题，使得程序结构清晰而灵活。为了实现学生各类档案资源的收集、管理、利用和永久性保存，保障档案资源管理服务平台与其他业务系统的有效集成，提高系统的可靠性与可维护性。该平台将MVC框架技术应用于高校学生档案资源管理系统集成，利用MVC模式的耦合性高、重用性高和生命周期成本低等特点，缩短系统开发时间，使程序员集中精力于业务逻辑，分离视图层和业务逻辑层也使得系统本身更易于维护和修改，极大提高了整个系统的稳定性和扩展性，使系统具有操作方便、数据安全可靠、查询快捷等特点。

（三）平台的模块功能。根据高校在校学生档案交接审核、在校期间的表现、学籍情况处理、毕业生管理等工作业务的实际情况分析，此信息管理平台划分为六个模块：新生档案收集模块、在校生档案管理模块、学籍异动管理模块、就业信息管理模块、登录模块和系统管理模块。每个模块都具有数据导入、数据统计、打印及数据导出功能，以实现对学生档案信息的新增、修改、删除和查询等基本操作，方便有关档案管理人员的管理。新生档案收集模块：开学建档是学生档案管理的首要环节。开学后以院系为单位，收集学生的入学前档案，包括高中档案（包括高中成绩单、高中学籍表和实践活动情况等）；高考档案（包括报名登记表和体格检查表）；团档案（包括入团志愿书及入团申请书），并收集学生的基本信息。对符合归档条件的档案出具受理凭证，材料不全的退回并通知其本人在规定时间内补回，审核完毕可提交档案复查人员进一步复审，如不具备某类材料，则需要开具相关证明或知情书。学校档案馆按入学时间、院系、专业、班级分类整理，进行数据登记与审核，建立学生档案信息库。在校生档案管理模块：学生在校期间形成的档案包括入学登记表、体检表、年度鉴定表、成绩单、实习材料、入党材料、奖励材料、处分材料、还贷款承诺书、毕业生登记表及其他材料等。学籍档案建立后，要切实加强管理。学生每学年的鉴定表、奖励和处分情况等都要建立档案，与学生的综合测评成绩一并归入学籍档案。学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成时间随时登记归档，以保证个人档案材料的完整性。学籍变动管理模块：特殊学生包括出国、休学、复学、退学、转专业、转学（转入及转出）、延期毕业、留级以及降级等情况。这些学生应及时持有效证明到档案馆办理相关手续。档案管理人员依照学校的相关办事流程，对学生学籍的各种情况进行的审核，并且可以对学生的具体信息进行查询浏览。基于以上功能的信息管理平台，不仅可以满足日常学生档案管理的基本要求，还能实现数据筛选、统计分析、图表显示等管理功能，充分显示档案管理与教育教学相结合的成果。

二、关于高校学生档案信息管理平台的思考

（一）完善平台构建的统筹机制。大学生档案管理信息平台构建过程中涉及档案学、计算机技术等多个学科理论与技术，既要严格参照《中华人民共和国档案法》和《高校档案工作规范》的要求，又要满足学校学生工作和档案管理工作的实际情况。管理信息平台所包含的信息需涵盖大学生档案各项基本内容，还应包括学生个性化发展的内容和社会实践活动的内容等。平台除了方便档案管理人员能及时对资料进行分类加工整理外，还要具备能简单快速地检索和查询功能，以及数据筛查、图表显示等统计管理功能。

（二）加强档案管理人员的继续教育。高校档案信息管理平台以计算机为依托，平台的日常管理、运行和维护对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员应是熟悉档案管理工作，同时具备良好计算机操作能力的复合型人才。此外，还要摆脱陈旧的思想观念，提高专业技能和综合素质。

（三）充分发挥档案的价值。在档案信息化的进程中，档案管理人员要对现存的档案进行数据化处理，使其转换成电子档案，并加强对电子档案工作的管理、指导和监督，保证电子资料从生成收集到归档保存每个环节的准确性、完整性和有效性。档案管理是更深层次的档案利用，通过档案信息管理平台可以把机械的查询资料转变为系统的提供全方位的资料，更好地服务于教学、科研和高校建设等工作，充分发挥档案的潜在价值。

（四）加强档案的隐私保护。在对个人档案数据进行分析应用时，必然会涉及隐私问题。因此档案管理人员在遵守相关法律法规的同时，应完善档案信息安全管理机制，加强对档案信息管理平台安全保障体系的建设，加强安全意识，防止出现失密泄密事件，确保档案数据库安全。档案管理人员可以从法律法规、宣传教育、技术手段等方面加强对档案资料的隐私保护，为档案资料的利用提供保障。高校学生档案信息管理平台的应用是顺应时展潮流的举措，在信息化高速发展的今天，档案管理工作也必然向信息化的方向迈进。档案信息管理平台可以有效地提高高校学生档案管理水平，为高校提供更优质的服务。但信息管理平台在实际应用中也可能会受诸多因素的影响，未能完全发挥作用，因而还需逐步完善。

参考文献：

[1]全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案,2016(5):14-17.

作者：寇冰 单位：山西医科大学档案馆