谈医院档案教学信息管理系统开发应用

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【摘要】医院教学档案管理是医院管理的重要部分，本文结合档案管理知识，从医院管理实际出发，开展医院教学档案信息管理系统设计研发，以科学的手段管理医院档案教学信息，减少不必要的浪费，实现医院档案的高效归档，提供网络的应用服务。

【关键词】临床教学档案；信息化系统；开发应用

临床医学档案是医院师生教学管理人员在教学实践研究中形成积累的具有保存价值的教学文件材料，记录了临床教学活动经验，反映医院临床教学主要职能历史，对医院教学研究、教学方法的改进、教学计划的制定实施等是重要的依据。由于近年来高等教育事业迅猛发展，高校招生规模不断扩大，教学档案门类逐渐增多，医学院校临床教学工作医院教学内涵发生了很大的变化，临床教学档案管理日益重要，临床教学档案是医院的重要财富资源，大力加强教学档案管理，逐步达到管理规范化科学化，更好地为培养合格医学人才服务。

一、医院教学档案信息管理系统现状

医学院信息化建设为实现档案管理的现代化制度化提供保障，档案的利用对提高工作效率等方面发挥重要作用，建立档案信息管理系统是时代的要求，现代医院教学档案管理以医院管理工作为中心，保管医院运行管理中形成的有保持价值的文字数据，开发档案信息为医院管理提供服务系统工作，档案管理内容涵盖党政、教学等事务，医院管理水平取决于医院档案信息管理能力。医院档案馆是基层医院档案信息管理系统基础，直接影响医疗教学科研工作，医院大多重视档案管理的存储，忽略了档案资源的开发利用，在基层医疗机构教学医院中表现突出。基层医院教学档案管理系统中的问题主要表现为重视不足、投入不足、管理人员数量少与服务意识落后。决策层对档案管理重要性认识不到位，决策者往往忽视了档案资料的作用，认为基层医院要想持续发展，离不开先进的医疗设备，决策链条脱节导致基层医院档案信息管理系统存在发展滞后现象。由于缺乏有效的宏观调控，导致多数基层医院决策链条失控，缺乏政策经费支持，制约了基层医院档案基层设施建设。违背《医药卫生档案管理办法》统一领导原则，人事档案、会计档案、病历档案等专业档案保存在各部门，形成多部门管理格局。由于决策意识误区，基层医院档案馆人员缺编，难以满足业务需求，无暇顾及档案资料收集整理与开发利用，许多基层档案管理人员队伍素质较低，年龄结构老化，档案专业知识严重缺乏，造成管理效能低。

二、基于OA平台医院教学档案系统的开发方式

OA系统是自动化程度高的系统，广泛应用于医院综合档案管理中，如何充分利用管理系统适应医院档案管理现代化需求，成为档案管理关注的问题。实现档案管理现代化必须选择其开发方式。现代医院使用教学档案管理系统几乎为OA系统，信息系统具备多种开发方式，常见的有联合开发、自主开发与委托开发。适合的OA平台档案管理系统方式为自主开发。医院档案管理工作与企业有一定差异，商业性软件二次开发需要耗费较多时间，医院无法短时间内聚集众多开发人才，市场上针对企业档案管理系统开发公司较多，委托开发难以通行，医院档案管理系统软件专业性强，普通商业性软件不适用医院管理，医院档案级别多，普遍商业性档案软件通用性不高，商业性档案管理系统难以升级维护。自主开发方式具有很多的优势，自主开发系统可以自主升级维护，减少了系统升级维护支出。软件开发成功后对客户信息有一定兼容性，软件开发人员对医院从事工作熟悉，增强软件的实用性，基于设计人员了解医院工作内容，以医院工作人员熟悉的语言开发，自主开发不必考虑售后问题，其自主性强，设计人员可按照医院要求适当调整。

三、医院教学档案信息管理系统设计

医院教学档案信息管理系统开发目的是实践信息资源集中管理，减轻医院档案人员劳动强度，提高工作效率质量，实施计算机管理减少工作差错，采用计算机管理档案，节省成本空间，便于查找使用。系统采用Web方式构建，web是解决用户机与服务器问题的常用配置，具有易于扩展维护等集成服务优势，web浏览器基本满足用户查找资料要求。开发档案信息管理系统应尽量考虑设计开发集成，方案可行性分析工作必须将系统先进性、安全性等原则作为设计考虑因素。档案信息管理系统对医院档案实行全程管理，包括档案收集，修改与注销等各环节，为医院正确决策提供信息。系统通过多个模块分级实现系统功能。系统采用美观界面，简单方便，系统响应速度快，适应性强，数据准确性强且安全性高。数据采用分布存放，优化程序结构，程序及数据结构易于修改，数据录入采用代码形式，系统数据采用自动方法备份，使非操作人员不能进入系统。模块化程序设计易于完善。系统分为文书档案、医疗档案、教学档案、护理档案和后勤档案等模块，医疗档案涉及病案管理系统独立设计开发，设计方便客户现有流程，体现系统优化后实用性。子系统模块中设有录入等基本功能，只能针对本部门子系统数据进行录入查询，有利于数据准确性与保密性。系统根据工作需求在模块下划分目录与案卷著录，案卷著录从部门子系统进行划归管理。根据菜单目录子系统设设置部门管理内容目录，分为电子文件等模块。根据部门情况对部门案卷进行录入，打印等操作，电子文件模块提供新建、删除、下载功能。多点录入对文件信息标题、发送单位等信息采用多点录入形式，案卷归还模块对到期归还案卷提供信息提示。案卷借阅对接触案卷进行外借人员等信息记录。有些案卷由于进行反复操作引起数据不准确，可重新整理案卷数据。编制目的是将大量文件按类别制成案卷，由于用户录入案卷时漏录，用手工修改方式费时，系统提供案卷的插卷功能。

四、医院教学档案信息管理系统功能

医院教学档案信息管理系统能完成档案信息的收集等日常事务工作，体现档案信息在医院管理中的作用，构建医院档案管理系统充分考虑其设计目标。主要包括信息采集功能、服务功能、文档一体化功能、检索功能，实现共享利用。档案信息管理系统是复杂细致的工程，考虑结合办公自动化系统融合下，依托网络平台实现信息互换，在医院办公自动化系统中产生的红头文件，使有价值的档案信息输入系统中。医院档案信息管理系统以开发利用档案为医院工作服务，系统应能提供必要的决策信息服务，寻求适应档案利用者需求服务模式，根据用户需求对信息进行深层次提炼。医院教学档案管理系统以提高办公效率为准则，实现文件生产到归档全程控制，分析系统诸多方面，使文档工作流程合理化，加强对文件管理的超前控制。医院教学档案信息管理系统是实现档案规范化现代化管理的必然趋势，档案信息管理系统按照统一适用原则，基于局域网与医院其他管理系统联网，实现医院档案管理网络化。

【参考文献】

[1]张乃海,黄海涛,蒋雷.新时期三级甲等医院档案信息管理系统的开发策略[J].现代商贸工业,2018,39(28):58-59.

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[3]薛明霞,于健.利用人事档案开发医院人力资源信息管理系统[J].中国继续医学教育,2015,7(2):21-22.

作者：姜峰 单位：济宁医学院附属医院