大数据分析技术档案信息管理成本预测

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摘要：大数据分析技术是“互联网＋”的重要组成部分，是能够将互联网创新技术与社会实际发展和经济进步形成紧密联系的纽带，从目前的应用场景来分析，可适应多个领域的使用内容，并逐步进入到深度合作的范畴。运行时融合传统技术和管理模式，推动新技术形成，提升原有体系内的工作效率和质量，实现组织变革，提升实体经济的生产力和创新力，形成更加广泛深入的以互联网作为基础设施的经济社会发展形态。

关键词：大数据；分析技术；档案信息；成本预测

一、引言

企业在运行过程中不可避免会产生各种类型的成本，成本的产生虽然不可避免的，但是可以通过具体的措施来控制成本总量。管理成本是企业运行阶段最常见的一种成本，要对管理成本进行预测就要有足量的对比数据来进行参考。

二、现阶段档案信息管理成本预测工作面临的实际问题

随着企业体量的增长，内部信息的产生速度和产生总量都会发生极大的变化。对于负责档案信息管理成本预测的人员而言，这样的变化速度对于工作效率和质量的影响几乎是显而易见的。我们重点分析一下两者之间的关系以及此前在基于人工操作的逻辑进行的相关尝试。

（一）总体情况当前档案信息管理成本预测工作在实际操作过程中面临的主要问题分别为档案管理缺乏规划，硬件设施配置较为落后，各部门之间缺乏统一的档案管理制度，当前从业人员中专业学科毕业的人员数量严重不足，存在大量兼任情况。缺乏专业工作经验和教育背景的管理人员，目前所使用的档案管理模式不先进，落后于社会实际发展，档案资源无法充分整合利用。档案信息管理成本预测工作是保证企业各类信息内容能够及时得到归档整理的工作，对于后续的信息调取、查看、共享工作有着重要的影响。目前大部分企业档案信息管理成本预测工作都缺乏有力的抓手，工作重心缺失，缺乏有效手段控制效果。由于先前的认识不足和技术限制，导致很多部门在档案信息收集整理环节中缺乏有效监督管理，相对应的制度建立上尚未健全，难以独立完成档案信息管理工作。在事后查询和日常检查过程中，经常出现数据遗漏缺失的情况。1.档案管理方法较为落后档案管理基础设施落后，缺乏专业的档案管理人员，同时目前投入使用的档案管理模式较为落后，有严重是迟滞表现，内容更新速度低下，管理反馈缓慢。我国企业引入档案信息管理成本预测工作的时间较晚，这使得很多企业对于这项工作的重要意义缺乏认识，没有配置相关部门和专业人员。档案信息管理成本的专业部门成立时间较晚，很多人员缺乏类似的工作经验，也缺乏对未来发展的准确认识，因此，在涉及到系统构建基础建设时缺乏前瞻性，无法做到结合企业实际情况和未来发展趋势进行合理的规划布局，导致系统上线后，兼容性、稳定性、拓展性都受到影响。

很多企业的档案信息管理成本预测工作甚至还处在部门、人员、系统、规划都缺失的状态，严重影响到预测工作的推进。由于企业领导对该项工作的重要性缺乏而那时，导致必要的运行经费不足，档案管理的专门档案室条件简陋，缺乏专业设备，无法确保档案存放外部环境，也不符合档案存放标准，档案管理工作相应工作流程人员筛选和具体操作流程的规范制定存在较大的遗漏，容易造成过程中档案数据的遗失损坏。由于我国企业大部分开展档案信息管理成本预测工作都是在最近五年，先前我国并没有大量相应的成功管理案例能够借鉴，导致前期规划工作难以在一个准确的标准下进行。参与档案信息管理成本预测工作的人员中有很大一部分是缺乏类似工作经验没有掌握必要工作技能的，无法完成准确的信息系统建设和运行。即或如此，目前很多企业甚至连起码的人员数量都无法保证。大部分档案管理人员都是从其他岗位临时委派或兼职而来他们在先前的工作过程中缺乏对档案管理的专业知识学习和相应工作经验积累，只能应对简单的管理工作，而计算机技术虽然能够提高档案管理工作的效率和质量，实现档案信息数字化管理，但是对于操作者的专业技术要求更高，目前的工作人员组成上不能实现在计算机上完成全部的档案管理工作，因此，使得档案管理过程的价值和作用一直被限制住，无法发挥更多的用处，难以达到预想的信息管理状态。2.档案管理模式落后大部分企业目前使用的档案管理模式并不先进，企业内部各部门之间无法形成统一标准，也没有相应专门的档案管理机构，档案工作人员一般只负责档案文件的归档整理收集工作，而调动使用则是由其他科室负责的，各部门之间缺乏信息共享，难以在实际工作时统筹规划，导致很多明明处于系统关键环节的工作人员，但是对于档案管理工作的重要性缺乏认识，整个档案管理和成本预测工作没有一套统一的考核标准和相应的纠偏制度，过程中缺乏监管。目前由于专门从事档案信息整理和成本预测的工作人员数量较少，所以在人员数量限制情况下，大部分档案信息管理部门都没有配备相应的档案管理制度，由于缺乏相应的档案管理工作任务和机构设置，所以这部分工作人员在日常工作时无法进行档案管理的熟悉和训练，导致整个档案管理系统中能够真正明确档案管理工作重要性和具体工作内容的人员数量始终维持在一个较低的水平，能够发挥的作用长期被限制。并且各科室工作人员缺乏信息共享意识和相应的技术能力，导致各部门之间信息阻隔较严重，难以让信息在部门之间自由流通，实现一定的信息阻塞情况。缺乏规范化管理制度建立也让体系内工作人员无法正确定位自己的工作职责，在日常工作中会引发工作人员工作积极性下降，责任意识降低，久而久之档案管理工作体系中工作人员的随意性增加，不利于长久的管理和团队进步。为未来跨区域档案信息调动和远程合作造成了阻碍。3.档案资源无法充分利用目前档案信息管理成本预测工作所需要的原始信息都是分摊给各有关部门各自负责的，由于缺乏管理经验，提前也无法做出相应的标准把握，每一个部门依照自己的工作性质和认识进行数据收集和初步整理，很有可能因为标准不同导致出现大量的废案，影响下一阶段的资料使用。不同部门之间档案无法对接的情况非常常见。而且由于企业配置的专门的档案室软硬设备都无法承接较大规模的档案资源管理工作，因此，造成档案资源中的关键信息无法被及时提取整合，造成了档案资源的浪费。

（二）信息化水平存在短板由于相关工作的开展时间较短，缺乏现成的经验，管理制度不健全，部分企业的领导对档案管理与成本预测之间的关系缺乏准确的认识，针对档案管理和成本预测工作的信息化过度面临立足不稳的局面。想要完成一个中等规模企业的档案信息管理成本预测工作就需要一个健全的网络信息平台来维持。从前文分析中已经可知传统管理模式不适应这种档案管理工作的需求，在实践过程中一定会遇到很多问题，只能在信息平台上进行才能完成相关工作。但是系统建设的前期是需要投入大量人力资源和时间成本的，目前企业进行档案信息管理的人员数量本来就很有限，在这样的情况下还要求其同时负责两份工作且第二个工作在操作逻辑上完成与熟悉的流程模式不同，这对于相关人员而言压力太大。档案管理系统人员的精力和时间有限无法快速推动相关系统的落地，无法在承接更多向信息化平台转变的工作，因此，导致档案信息化水平较低，并且在短时间内如果不能解决人员补充和标准化制度建立那么信息化，水平较低的现状，还会维持很长的一段时间。另一方面是各部门之间信息共享程度较低，即使档案管理部门完成了档案信息数字化工作，由于部门之间缺乏统一的档案整理标准，在实际部门合作过程中也会由于不同部门之间的格式流程影响到信息，在平台上的共享和远程操作。

三、推进档案信息管理成本预测工作优化的策略

（一）活用大数据技术减少工作阻力大数据技术的一大优势就是能够直面海量信息内容，从中进行操作。要对着一个特点进行持续的发掘，试图以新的方式来减少工作中遇到的阻力。首先要实现一个基本的信息化操作平台的搭建，这部分工作完全是由专业人员进行的，档案管理人员不会介入其中，也不会对其工作内容造成影响，实现初步的数据共享和流通之后就可以尝试改变过去的工作流程和逻辑。通过实验性质的操作来呈现各部门现行档案标准制度和区别，进行整体性整合。另一方面要从基层工作人员处着手，首先要让其能够正确认识到大数据能够对工作效率带来的影响，让其能够对其有一个大致的概念。在实际系统搭建时也要注意区分“互联网＋”与“＋互联网”的区别。所谓的“＋互联网”可以理解为传统信息档案管理工作与线上网络的基础延伸，它是将一些基础工作，由线下操作简单的移植到互联网平台中，而“互联网＋”则是通过互联网大数据平台对信息进行处理分析，独立完成其改进完善和创新工作，只有后者能够从根本上改善档案管理工作的效率。

（二）提高标准化和规范化水平针对目前各部门之间关于档案管理制度建立的区别，吸取不同信息来源的特点和侧重点，根据信息数据特点和规律进行分类管理，准确合理科学的档案管理制度，该管理制度不能照搬过去传统的档案制度，而是应该结合成本预测的实际需求来进行信息筛选。在信息采集和格式确立时从实际出发着眼于如何提升数据信息处理效率和工作质量，达成更高效的工作状态。并能够在调查程度上贴合当前大部分部门关于档案管理工作制度建立的先例，既不闭门造车，也不完全推倒重来，节约制度建立的时间，同时也减少新制度推行过程中对各部门进行接轨熟悉所需花费的时间和过程中要消耗的资源。

四、结束语

为了提高档案信息管理成本预测精度引进大数据技术进行深度参与，从实际效果来看确实有效，但目前基于大数据分析技术进行档案信息管理工作企业数量还是很少，本文通过分析原因给出相关策略的方式希望能够对这一情况产生一些良性推动。

参考文献：

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作者：王秀军 单位：梁山县发展和改革局