校友信息管理系统设计实现

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摘要：为了解决校友信息缺失、校友联系不便、校友资源不能共享、校友活动开展困难等问题，陕西能源职业技术学院校友会的工作人员在走访多所高校后，搭建了校友信息管理系统。系统的实现使校友管理工作趋向智能化、信息化，为开展校友工作提供了便利，具有重要的现实意义和理论意义，希望能够为相关研究提供借鉴。

关键词：校友信息；管理系统；校友会

引言

陕西能源职业技术学院是一所已有66年办学历史的高等职业院校，师资力量雄厚，毕业生遍布各行各业，他们不仅承载着学校厚重的历史，也是学校名称更迭的见证者。笔者在校友信息登记备案和校友返校登记的工作过程中发现，校友信息登记是现有工作中较为困难的部分，原因在于学校历史悠久，很多校友资料还是纸质档案，不方便查找。校友工作人员利用暑假将纸质信息通过办公软件转化成电子信息，在此过程中动用了太多的人力、物力，并且由于时间久远、信息填写不完善和档案存放方式不恰当等原因，纸质资料无法转化成电子信息，导致校友信息不能及时跟进、校友资源不能共享[1-7]。面对这种情况，最好的解决办法是搭建一个专属于校友的管理系统，将日常工作数据化、信息化，并且紧跟时展，使校友会获得一个质的飞跃。

1系统配置及技术要求

校友信息管理系统是一款校友实名智能服务平台，致力于为高校校友管理工作提供智能化、信息化的管理平台。但由于陕西能源职业技术学院的办学历史悠久，校友众多，校友数据量随着时间的推移也在成倍增长，需要内存足够大的存储设备。所以此系统须搭载在8核16GB内存或者配置更高的服务器上。用户在PC端使用IE、QQ、搜狗、谷歌、火狐等浏览器，或者在手机端使用校友管理系统APP即可进入系统[8-12]。

2系统的实现

2.1校友信息管理系统的登录界面

校友信息管理系统登录界面遵循简单易操作的原则，用户只需要在登录界面中填机号码、密码即可完成注册、登录。在登录页面下方还展示了校友会APP和微信公众号的二维码，用户可以选择自己比较感兴趣的方式了解校友的相关内容。平台注册及入口如图1、图2所示。2.2校友信息管理系统的首页校友信息管理系统首页界面最主要的功能是展现学校的面貌，方便校友获取相关的信息。首页的主菜单栏可以显示学校的Logo、风景（图片可滚动播放）。菜单栏主要包括校友会首页、要闻、分会、校友、返校、捐赠、历史回眸和通知公告等。首页界面如图3所示。;

2.3系统新闻上传及界面

系统各级管理员都拥有上传新闻的权限，不仅可以针对是否推送到APP、是否设置手机幻灯片、是否取消手机幻灯片、是否设置网页幻灯片、是否取消网页幻灯片、是否推送新闻到微信等进行操作，还可以对下级管理员上传的新闻稿件进行审核批复，包括修改内容、提交审阅意见以及能否通过等。管理员可以根据新闻的重要程度和发生的时间先后对新闻进行重点展示，点击后可以浏览详细内容，点击更多后可进入浏览该类别所有标题的页面，所有游客只可以浏览但不能操作。已新闻界面如图4所示。

2.4实名注册认证

校友在注册系统之前，学校需要先导入所有学生的信息资料。系统会根据已经输入的信息来判断是否已加入学院，如果没有将进行加入学院的一系列操作，加入学院后，系统会判断是否已加入班级，如果没有将进行加入班级的一系列操作，系统会对即将加入班级的成员进行身份验证，验证通过后即可浏览班级信息、查看班级成员的基本信息等，确保进入此班的每一位成员均是本班的成员，为校友提供一个可以交流的场所。

2.5数据对接

系统采用导入历史数据、对接新生数据、录入系统数据、校友自主注册等方式获得校友数据。在此基础上，管理员需要对这些数据进行去重、批量更新以及批量导出等操作。系统除了可以提供丰富的功能外还拥有很多接口，可以和目前已有的各个管理系统进行有效对接。

2.6数据挖掘

系统通过对少数活跃校友的信息、校友的通讯录、校友基础信息库的数据进行分析和挖掘，能够自动更新校友信息数据库，帮助学校找校友，解决校友信息更新难的问题。同时，系统通过客户端为校友提供相应的服务，能够增加校友对系统的黏性。

2.7捐赠公开透明

以笔者所在学校为例，校友会的捐赠方式主要是校友返校以班级名义捐赠图书，方式比较单一，金额也比较小。如何使用捐赠的资金，怎样做好校友捐赠工作，真正为母校建设贡献力量，成为关注的热点。目前，高校的办学资金需要多元化发展，不能单单靠财政拨款推动发展，还需要采用多种捐赠形式，多数校友在事业有成后，以设立奖学金、资助经济困难学生、捐赠图书等形式支持母校的建设与发展。校友信息管理系统的捐赠功能可以自动生成电子捐赠书，无论捐款多少都可以平等对待，这样既可以做到公开透明，又能够增强普通校友的荣誉感。

3不足之处及下一步举措

由于学校对校友会的重视程度不高，组织机构过于简单，职能部门在担负繁重的行政事务后，已没有其他精力举办校友活动。目前，笔者所在单位的校友会隶属于学工部，导致很多人认为校友会可有可无，没有充分认识到校友的重要性，更没有认识到学校设立校友会的重要性，甚至认为校友会的主要工作就是在校友返校时进行接待，结束后进行报道。校友信息管理系统正式投入使用后，需要进行推广，以增加校友彼此间的黏性，通过校友使用系统的反馈不断优化系统，设立校友比较感兴趣的板块进行重点宣传，让广大校友感受到学校的热情及学校对于校友的关怀。

4结语

校友信息管理系统是根据笔者所在单位的特点和校友工作的实际需求进行搭建的，实用性强，且紧跟时展步伐。系统的实现不但可以将校友日常工作数据化、校友联系紧密化、资源共享化，而且还能充分体现出校友会的重要程度，充分发挥出校友的作用，助推学校发展。

参考文献

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作者：王艳 单位：陕西能源职业技术学院