信息化下医院档案管理改革路径浅析

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信息化时代下，医院档案管理改革目标被设立为档案信息存储实现数字化，档案信息利用实现自动化，档案信息价值挖掘效益化和档案管理功能不断完善。为了实现改革目标，医院应该将大数据、云平台、智能化等信息技术运用于医院档案管理工作之中，树立起档案管理“大信息”观，构建档案管理“全网络”体系，组建档案信息“再开发”团队，将信息管理工作贯穿于档案的“全生命”周期。信息化时代是信息技术日新月异的时代，是信息产生价值的时代，是信息数据的存储、分析、利用手段创新运用的时代。信息化时代的来临极大地改变了人们的生活、学习与工作方式。信息化时代中，医院的档案管理要做出信息化方向的重要转变。众所周知，医院档案管理是医院管理工作的重要组成部分之一。在信息化技术匮乏时，档案管理工作耗费大量的时间与人力，并且档案管理仅限于档案资料的存放、查阅等相对简单的操作。信息化时代下，大数据、云平台、智能化技术的发展推动了医院档案管理水平的提升。将大数据、云平台、智能化等先进、高效的信息技术应用于医院档案管理工作中，必须以信息化技术的运用与效能发挥为立足点，以服务于医院，服务于患者，服务于国家医疗卫生事业为出发点，确定医院档案管理的改革目标，客观、准确地分析医院档案管理的难点所在，综合借鉴其他机关企事业单位在档案管理方面取得的成功经验，再结合医院的实际情况，提出具有可行性的档案管理改革策略。

一、信息化时代医院档案管理改革目标

1档案信息存储实现数字化

医院档案类型复杂，包含患者的医疗病历档案、医院人事档案、药品档案、设备采购与使用档案等[1]。仅患者的医疗病历档案就包括检测数据、图像档案等多种类型。信息化时代下，应该将上述提及到的数据信息、图像信息，以及音频、视频类的信息等档案内容全部都转变为数字化的信息数据，将其保存在硬盘、光盘以及云盘等存储设备之中，实现档案信息存储数字化。档案信息存储数字化管理将扩大信息存储的容量，缩小信息存储的空间，减少信息存储工作所需人力，并使信息存储更安全可靠，保存的时限也会更长。

2档案信息利用实现自动化

医院档案信息利用较为频繁，尤其是患者的病历档案，医生经常会根据工作的需要，不定时地调阅档案信息。除此之外，医生为病人开药、办理住院手续、申请相关检查时，如果没有信息技术与平台的协助，会花费更多的时间，效率较低。信息化时代下，上述提及的各项工作都需要存储于档案之中，都应该借助信息技术来实现自动化。档案信息实现自动化，可以大大节省档案信息的调阅时间，可以不受档案备份数量的限制，也可以使档案的调阅不受地点的限制，档案信息也可以在各类设备之间自动传送与使用，促进了无纸化管理目标的实现。

3档案信息价值挖掘效益化

医院档案信息中患者医疗病历档案数量多，在医院就医、住院接受治疗的患者患病及治病情况的信息都会被涵盖其中，形成了大数据库。信息化背景下，大数据技术被应用于档案信息管理之中。那么，就应该充分发挥大数据技术的优势，挖掘出档案信息中的潜在价值，通过海量信息数据分析，提取出医疗卫生事业发展与改革的重要依据，从而使档案信息的潜在价值产生更大的经济效益与社会效益。因此，必须要将档案信息价值挖掘效益化作为档案管理的改革目标之一。

4档案管理功能不断完善

档案管理功能主要包括采集、移交接收、归档、存储、借阅、使用以及编研等。档案管理工作借助于信息化手段来实现，需要依赖于档案平台的功能，也依赖于医院整个档案工作的规范化管理。医院要想通过信息技术与平台实现档案管理的数字化、自动化，就必须将传统档案管理功能都涵盖于信息档案管理平台之中，并且随着社会与医院自身对档案管理工作要求的不断提升，档案管理功能也应该与时俱进，不断完善。完善的档案管理功能应该贯穿于档案的全部生命周期，既要保证医院内部对档案的使用，也要借助互联网为患者提供必要的查阅与使用服务。在信息技术高速发展的今天，医院档案管理始终处于持续完善阶段，始终致力于更全面、高效、实用功能的实现。

二、信息化时代医院档案管理改革路径探析

1树立档案管理“大信息”观念

信息化时代下，医院档案管理工作必须要树立“大信息”观。所谓“大信息”观是指管理人员要充分意识到信息化时代的来临不仅意味着档案信息管理手段、方法要实现信息化，还要将先进的管理理念与现代信息技术相结合，再造档案信息管理流程，转变档案信息收集与输送通道，升级档案管理信息机制，整合医院内部档案信息资源，在提升医院工作效率、效益的同时，提升医院的核心竞争力，促使档案管理为医院的经营与发展提供服务与助力。树立档案管理“大信息”观，具体可以从以下两个方面入手：第一，档案管理信息化助力医院发展。档案信息化管理是医院经营管理的重要工作之一，它借助信息技术手段与平台，促进医院人力、物力与财力的有效运用，从而促进医院经营目标的实现，使医院在适合的成本投入下获得最佳的经济效益。因此，医院在档案管理信息化改革方面，不应该将思路与路径简单地局限于档案存储介质的改变和档案信息利用方式的转变，而是基于信息化时代里信息技术深刻变革工作方式的视角，从信息发展、信息利用、信息价值的角度来分析档案管理的目标与方向。档案的信息化管理工作必须使档案管理工作产生新的生产力，以适应医疗服务系统的信息化改革步伐。符合信息化社会对档案管理工作的预期，能够对企业信息资源的共享、管理效率的提升以及管理成本的降低产生积极的作用。第二，档案管理与信息技术融合创新。档案管理信息化并非是简单地使用信息技术与平台实现档案管理的相关功能。在“大信息”观的引导下，医院应该秉承创新发展的理念，融合档案管理与信息技术，将信息管理系统与医院传统管理模式进行碰撞，使信息技术理念与医院经营思维产生交织，使管理人员的信息技术素养发展引领管理理念发展，促进医院档案管理体系的升级，对医院原有的治理结构变革产生积极的影响，使档案信息化管理成为医院管理创新的窗口，促使医院的管理部门重新审视医院管理文化、理念、制度以及组织结构的设定。因此，档案管理与信息技术的融合创新的重要价值不仅体现在对档案管理工作现状的改变，还体现在对医院经营发展的整体带动。

2构建档案管理“全网络”体系

医院档案管理工作实现自动化就必须要保证档案信息收集、调阅、使用的各个环节实现档案信息畅通传送与无缝对接。因此，医院必须要构建档案管理“全网络”体系。档案管理“全网络”体系以信息技术网络为载体、平台、工具，实现“只要有网络的地方就能实现档案管理功能”。“全网络”体系的构建需要打通档案管理环路中的“痛点”，保证所有档案信息都以数字化形式呈现，使管理流程实现自动化，各项功能得到不断完善。具体工作主要从以下两个方面切入：第一，实现业务流程优化与重组。档案管理的信息化发展方向决定医院应该构建全面的信息网络管理系统，需要将原本处于相对分裂状态下的各个业务环节有机地整合起来，构建起科学化、规范化、标准化的管理体系。医院档案管理工作中最棘手、最重要的就是病人医疗信息的存储，从门诊就医到检查取药，从住院治疗到手术等环节，都必须充分体现“以病人为中心”的管理理念，使档案管理模式变得更加人性化，使档案信息的获取与使用流程更加趋于合理化。这样既可以为患者提供满意的医疗服务，也可以使医院花费极小的资源成本，获得较大的收益。业务流程优化与重组，不仅可以使信息网络遍及医院的各个科室与部门，还要满足各个单位对档案信息的需求，促使医院的门诊、住院、药房、检查、住院、病区护理等业务得到优化，促进档案管理“全网络”体系的构建[2]。第二，实现档案信息的内外应用。档案信息的重要价值不仅体现在医院可以随时随地使用与开发，还体现在能够满足病人的信息获取需求。就病人医疗档案信息而言，医院内部的高效利用是最基本的目标，还应该以此为基础实现相关信息的外部调阅。例如，病人就医以后，希望可以查到就医时间、医院为其开的药品名称、每次检查的结果等，病人可以在医院内部的网络利用内部的信息平台管理查看调阅这些信息，病人也可以通过医院管理App或者是微信小程序等查看，以便在离院后就医问药，了解自身的病情。档案信息的内外应用需要对信息进行分类处理，要以信息安全为前提，注意对重要信息进行保密。

3组建档案信息“再开发”团队

信息化时代里，医院档案管理应该充分挖掘档案信息的潜在价值，通过“再开发”使档案信息产生更大的效益[3]。随着大数据技术的迅速发展，信息产生更大价值已经成为信息管理改革的重要方向。医院的信息数量庞杂，看似无序无关的信息之中，隐藏着区域内人们卫生健康的重要指标与相关内容。如果能够运用大数据技术对信息进行深入的开发与利用，必然会使医院档案信息管理工作的价值更加突显，也会促进区域内医疗卫生事业的进步。因此，组建档案信息“再开发”团队，具体可以从以下两个方面入手：第一，组建档案信息分析专业团队。档案信息分析团队需要档案管理系统具备数据统计与预警功能。例如，春、冬季节是流行性感冒的高发季节，经常会出现流感集中爆发。在此阶段，相同或相似病症的病人数量会猛增。管理系统通过就诊人员药品领取以及住院情况的相关信息数据分析了解到这一情况，发出流感大爆发预警信息。医院的信息分析团队在预警信息的提示下，进一步调阅相关数据，整理出流感的类型、周期、特点以及治疗方案，为临床医护人员提供参考，也可以形成科普推广文章在医院的公众号上发布，为人们保护自身的身体健康提供有效的借鉴。第二，组建档案信息利用专业团队。信息利用是指从信息中提取出有价值的内容后，从科学研究的角度进行使用。大量的临床信息是进行科学研究的宝贵数据。在科研引领医疗卫生事业迅速发展的今天，医院工作人员应该秉承更主动、更积极的态度去开发利用档案信息，以档案信息数据分析、开发与利用为基石，形成具有较强研究水平的学术成果，将档案信息的被动应用转变为主动开发，使海量数据不仅存储于硬盘、云盘之中，还能创造出更大的价值。

4推行档案管理“全生命”周期

档案管理工作主要由收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计、编辑与研究、利用八个环节组成[4]。档案管理工作的八个环节形成了档案的全生命管理周期。在信息化时代里，档案管理“全生命”周期的各个环节被赋予了不同的内涵，意味着档案管理工作的“源头”可靠全面，档案整理过程规范有序，档案鉴定高效准确，档案保管安全严谨，档案编目与检索快捷高效，档案统计、档案的编研以及利用服务能够产生综合效益。因此，“全生命”周期需要各个环节都被纳入信息管理系统之中，使功能实现优化，并可以不断进行调整升级。第一，优化档案管理信息系统。医院档案管理信息系统主要由业务应用系统和后台配置系统两部分组成。其中业务应用系统应该涵盖档案接收、档案管理、档案利用以及档案处置四项功能。信息化改革目标要求管理系统在档案接收功能模式下，实现档案编目、入库归档等多项工作的自动化。档案管理功能模块需要实现档案交接、在线阅读、档案盘点等工作的高效化目标。档案利用模块要保证检索利用、借阅等相关信息的留存备用。档案处置模块则要保证档案鉴定、审批、销毁等工作的规范化。后台配置系统，需要提供档案审批、借阅、鉴定等多个模板，提供档案的自动性保护，还应该保证档案分类、编号以及维护等功能可以得到实现。只有实现了上述提及的各项功能，医院档案管理才能实现信息化改革目标。第二，创建档案管理动态升级机制。档案信息管理系统的实现要基于信息技术来完成，就必然会伴随着信息技术而不断升级调整。因此，医院的档案管理系统需要留下可以动态升级的配置。信息管理系统的动态升级是围绕医院的战略目标发展以及业务流程优化开展的，整个过程是设计、选型、构建、检验与应用的循环动态过程，是管理者在前瞻性管理思想的指导下建立起来的数字化、动态化管理体系。信息化时代里，医院档案信息管理顺应信息技术发展趋势进行改革，对我国医疗卫生事业的发展产生了积极的推动作用。国家不断出台的数字化信息改革方面的相关文件也证明了档案信息化管理已经成了数字中国建设的重要组成部分。因此，医院应该以国家信息化高度发展与大力推动为契机，不断推动信息资源进行整合、共享，保证信息安全，发挥信息技术的独特优势，促进医疗卫生事业持续、健康、高速发展。

参考文献

[1]张海红.大数据时代医院档案数据管理研究[J].山西档案,2019(06):86-92.

[2]刘静,耿逸云,王伟佳.基于信息化建设在医院档案管理中重要性的分析[J].黑龙江档案,2021(04):220-221.

[3]傅雪梅.大数据背景下医院档案管理信息化建设探索[J].兰台内外,2021(19):7-9.

[4]史东萍.医院开展档案信息化管理的途径思考[J].档案管理,2021(02):89-90.

作者:叶衎 单位:浙江省立同德医院