高校人事档案信息管理论文

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1当前高校人事档案管理的特点

当前人才的竞争日趋激烈，在市场经济体制下，优秀生源的竞争、优秀师资、优秀科研人员的竞争，由于国家在科研项目与教育投入上的分化而越来越激化。首先是，高学历、高职称的教学和科研工作者的流动性，相比过去几十年而言，大了很多。另外，则是在校本科生毕业转移档案及关系，硕博研究生的档案转入转出，都由于扩招而变得流动性更大。

2当前高校人事档案信息管理中存在的问题

2.1重视程度不足、管理效率低下

在很多高校的行政管理中，并不将人事档案信息的管理认为是行政重点。有两方面的看法，一方面，人为人事档案只是个人是非功过的记录，在很多毕业生进入不需要档案的私企工作，学校内部教职工实行聘任制的今天，人事档案的现实意义已经没有多少。另一方面，人事档案的管理工作繁琐复杂，但是也就是一些翻找、查看、登记，难度并不高但是耗费功夫，从事这项工作的管理人员，本身不厌其烦，而高校领导也不怎么重视。高校人事档案的提供、利用、移交，以实体的纸质档案为主，而且传统上，大家也人为实体的纸质档案是原始凭证的依据，具有的权威性更强，这一点尤其在高校毕业生以派遣证的形式进入传统国有企事业单位和公务岗位时最能体现。但是，由于没有电子版档案，在保管期间进行查看和翻阅也就显得十分麻烦。

2.2管理责任落实不到位，漏洞百出

当前，高校人事档案中“人档分离”的现象普遍存在。在90年代，有很多在职教职工和科研人员办理停薪留职或者其他方式，离开高校岗位。到了后来，又有大规模的出国留学的浪潮，因此，很多高校人员在没有办理档案转移的手续，出现了很多“弃档”。同时，档案管理方面很多高校没有形成完善的管理体制，甚至管理人员也频繁变动，人才流动性高，各种学历学位资料、专业职称资料的留底，这些种类繁多的文档的管理过程十分繁琐。而各种材料的纸面标准和格式等也没有统一，更是花样百出。在没有明确落实责任，而管理人员离换岗交接一旦没有做好，新的管理员往往毫无头绪，漏洞百出。

2.3缺少通用性与实用性强的数据库系统软件

当前，各高校基本都使用自行开发的人事档案管理系统，由于单独一个学校，投入的资金也不可能太高，往往只具备基础的查询、存储等简单功能。在多样化检索、统计、分析方面缺少实用性。同时，各校之间以及与社会相关单位之间，没有一个较好的档案信息对接方式，缺少一个通用的档案信息数据库，国家也缺少这方面的管理标准。

3加强高校人事档案建设的若干对策

3.1完善档案管理制度，落实管理责任

应该建立一套责任明确的档案管理制度，使得从事档案管理的人员不能随意推诿自己的管理责任。同时，档案管理不应该是类似于图书馆管理兼职的工作，而必须有专职专责，管理人员的具体工作必须有清晰的章程，档案信息的采集、归档、更新等，都必须定期定时完成。档案的借阅，也必须有一套固定的程序。同时强化权限，对于人事部门以外的单位，借阅档案，必须要经过合理的审批程序。在档案的更新与修改方面，更是要具备非常高的权限，才能够接触实体档案并进行修改。

3.2联合开发数据库等信息工具

各高校之间，尤其是交流频繁，生员与师资相互流动频繁的学校，应该联合开发一套统一的人事档案管理数据库，必要时建立网站与服务器，可以将一些需要共享的档案信息通过网络上传与传递。这一点，完全可以先从一个系统的院校之间首先开展，视其效果，适当推广。

3.3通过培训和学习，提高档案管理人员的素养

档案的管理人员，应该具备基本的档案信息化管理的相关技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，熟悉并严格执行相关的管理程序，能够对实体档案进行有效的维护保存等。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。这两方面，都必须通过对档案管理人员进行专门的、定期的培训和学习，才能随着制度一起深入其心。

4结语

高校的人事档案信息，包括高校在校学生的档案信息和高校毕业往届生的学历学位信息，以及在校教职工和科研人员的工作档案信息。由于优秀人才集中，高校的人事档案是极为重要的，同时也有许多不法分子窥视这些档案信息。为了满足高校人事档案管理的可靠性、安全性、可查性，从传统的纸面档案升级为电子信息化的档案管理模式，是大势所趋。因此必须建立起完善的档案信息化管理体系，从管理层面明确责任，加强监督，同时配合电脑软硬件方面的权限管理手段，这样才能够较好地完成高校人事档案信息的管理、查询工作。

作者：罗芳 张玉华