基于门户网络的高校档案信息管理分析

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门户网站(简称门户)是指通向某类综合性互联网信息资源并提供有关信息服务的应用系统，主要分为索引式门户、综合性门户、地方生活门户以及校园综合性门户四类。门户技术和档案管理系统的结合，通过对普通门户和专业门户的权限分级设置及信息反馈，能良好地对个人信息、公共信息及机密信息进行管理，极大地提高工作效能。

一、建立档案管理系统门户的必要性

传统手工归档工作以及现行的计算机辅助手工档案管理工作不足以满足当前快速发展的高校，出现了很多亟待解决的问题。

1.档案收集、归档的延时性。传统的归档工作中，专职档案员与各个归档单位常需面对面地沟通，降低了档案标准及建档立卷的沟通时效性、统一性。归档单位对归档进度把握的不准确性，导致专职人员对归档进度的把握，缺乏实时监督性，归档细节问题频发，归档进度松散，归档堆积问题严重，复审耗时、耗力。

2.特殊档案材料保管的繁琐性。声像、实物类档案由于自身特性，需要独立的保存空间。例如，存储声像档案的光盘、磁盘等要放到防潮、防磁的空间。实物档案要根据其特定形状单独包装，增加了档案利用时查找、验对、拆除保护、拿取的繁琐性，同时极大增加了特殊档案材料的破损率。

3.档案利用的低效性。档案最终目的是利用，传统档案利用要经过利用者提出需求，档案馆工作人员核对案卷目录，入库查找相应的档案卷宗。如果发生偏差，就要反复进行查找。有的高校还涉及跨校区查档，再通过传真或是扫描电子传输的方式进行传递，工作量大，效率低下。

二、档案管理系统门户的功能与结构

1.档案收集归档。基于门户的高校档案管理系统弱化归档单位的兼职档案员概念，通过划分系统管理员、管理员、录入员、游客等相关权限，在档案管理系统进行账号权限设置。通过门户档案管理系统的查档及归档系统，完成学籍信息网络立卷、归档、查找、利用；财务与档案系统归档互联；机密档案电子文件保存等工作。做到网络关联性强，管理便捷，录入系统制度准则统一化、网络立卷独立性及实物档案归档同一性。弱化各归档单位兼职档案员的工作时间、地点，做到随时可立卷，实时可归档，归档标准统一。

2.档案保管。网络监管工作需要专职档案员通过档案管理系统行使专职档案员的操作监管权。专职档案员可在系统上同时管理多个归档单位，并且进行监督检查；通过网络建档信息审核及不合格信息反馈、问题答疑平台在线答疑等途径，及时有效地做好建档立卷的监管审核工作。实物档案归档保管工作需要各单位与专职档案员协调配合完成。学籍档案归档，由个人网络建档，打印相关附件，由各培养单位统一送至档案馆；财务系统，与档案系统联网，在财务报账的同时即完成财务建档立卷工作，再由财务统一收集送至档案馆；机关单位及个人，实行特殊档案建档工作，网络自行建档及信息录入，再由个人报送至档案馆，由专职档案员进行各类档案的入库、保管工作。

3.档案利用。一是公对公档案业务。这是指来档案馆查借阅档案的是具有行政职能的单位，查阅档案前要提供单位开具的介绍信等证明材料。这类业务要查看的档案相对来说要广，查看的内容有一定的隐秘性，多数与本单位的行政活动有关或进行一些信息认证。二是个人对公档案业务。这是指以个人身份查阅行政文件，一般是查阅与个人有关的行政批文，包括任免、奖励、处罚、派遣等。三是个人对个人档案业务。这是指查阅的是自己在高校学习过程中产生与自己有关的学籍档案。查询这类档案时，只需要提供查阅者的个人信息即可，涉及到其他人信息的部分要遮挡覆盖。

三、基于门户档案管理系统的扩展及优势

档案管理工作在门户管理中的应用，在原有的手工管理模式基础上，以档案信息载体为核心，工作对象由纸张、塑胶等载体材料变为档案信息，不仅可辅助档案管理、利用，更可开发对接扩展应用。与学校的信息办公和其他档案管理系统的对接扩展应用，是高校建设数字化档案管理系统门户发展的必由之路，也是今后发展的目标。建立高校数字化档案管理系统门户，需要构建和完善数字信息档案管理的局域网，有效提高高校档案管理门户的普及率及应用水平。结合校内网络系统局域网及校外广域网和互联网络，充分发挥门户网站的多渠道、多领域、多端口优势，提高高校档案管理系统的涵盖面和普及率。基于门户档案管理系统的优势主要体现在建档立卷更加科学规范和人性化、查询检索功能强大和方便快捷。降低实物档案使用频率，延长档案保存时间及现实利用价值。

作者：鲁达志 辛玉明 单位：吉林大学档案馆