Excel服务器下信息管理系统研究

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摘要：随着社会的进步，信息技术的快速发展，信息管理系统的功能越来越强，对企业信息管理水平的提高发挥了重要作用。计算机信息技术已经是信息管理的重要手段，特别是excel服务器的应用，把电子表格软件与大数据处理系统结合起来，极大地推动了信息管理系统的发展，提高了企业的信息管理效率和质量，为企业的发展奠定了良好的信息管理基础。主要对Excel服务器下信息管理系统进行研究分析。

关键词：Excel服务器；信息管理；系统

信息管理系统是企业发展的重要组成部分，特别是在全球经济快速发展的时代，信息化的不断进步，为了提高市场竞争力，促进企业的不断进步，加强信息管理非常关键。而信息系统是否先进、科学、完善，直接影响着企业信息管理水平的高低。Excel服务器的推出与应用，促进了电子表格软件集成化发展，为企业的信息管理系统提供了一个有效的管理工具，结合企业信息管理的实际情况，把实际所需的单据、信息数据模板化，再加入Excel服务器之中，从而进一步完善企业的信息管理系统，为企业的发展的重大决策提供可靠依据。

1Excel服务器简述

Excel服务器，实际上是一个信息系统设计工具与运行平台，是面向最终用户的，其集成了电子表格软件MSExcel和大型数据库管理系统，建立起一个网络数据业务协同工作环境[1]。在这个平台的运行中，用户可以根据实际需要充分发挥Excel的优势和作用，把企业的各种数据信息设计成一定的模板，然后对工作流程进行定义，对表间公式进行定义等，操作上简易直观，有效实现了用户的信息管理目标，而且快速构建了各种类型的信息管理系统，从这一点来看，Excel服务器也是一个非常实用的报表工具。一般Excel服务器软件由嵌入Excel的客户端组件、填报网站、管理控制台、数据库、服务器程5个部分组成。运行效率很高，有利于提高信息管理的水平。通过应用Excel服务器平台，即使没有IT专业人员，用户也可以实现自己想要的管理信息系统，并且能够根据企业经营发展、业务经营的实际情况、信息管理的目标和趋势，对系统的功能进行随时的调整、改变、增加，使得信息系统真正成为企业信息管理、发展进步的有效工具。这也是Excel服务器得到广泛应用的重要原因。

2系统特征

Excel服务区作为工具与平台，可为信息系统提供合理、有效的框架，但并没有对具体的业务模块进行预先设定，还应将自身的实际业务中应用的单据、表格等制成相应的模块加入至框架当中，从而构建出完整的系统。

2．1操作简单

Excel服务器的操作界面非常简单、清晰，用户在实际使用的过程中，不需要过于专业技术能力，其简单易学，因此，Excel服务器已经在各行各业的信息管理得到了广泛的应用[2]。即使企业中没有专业的计算机技术人员，普通的员工也可以很轻松地进行Excel服务器的操作，而且毫无障碍。Excel服务器已经成为大部分企业管理人员和业务人员有效工作的软件工具，只需要通过简单的培训或者自学，就可以顺利地进行操作，以达到实际应用的目的。

2．2应用范围广

Excel服务器软件具有不固定性，应用非常灵活。根据企业信息管理的具体目标，根据业务的不同种类，根据不同的实际需要，可以灵活地构建信息平台，是一种实用性很强的工具，不管是企业生产管理还是业务管理，或者是全方位管理，都可以按需应用。因此，应用范围非常广泛。

2．3安全性高、效率高

Excel服务器以MS、SQL等作为系统数据库，权限管理上非常丰富，安全设置也比较健全。Excel服务器具有大型数据库的优势。如：安全管理、事务管理、并发控制、高质高效等。此外，Excel服务器上的数据能够存储到数据库中，与其他应用程序共享，同时也能够对其他程序产生的数据进行读取，从而完成Excel服务器的具体报表。

2．4更新速度快

随着社会发展速度的加快，信息化发展的速度也在不断发展进步中[3]。对于Excel服务器来说，其在实际应用上，也不是一成不变的，更需要与时俱进，不断地进行更新，这也是其重要特征。随着企业的不断变化发展，信息数据的不断更新，信息管理的目标也在不断地进行了调整，信息管理系统也随之不断改进并完善。Excel服务器更新速度较快，为了满足企业的实际需要，其操作性越来越灵活，与信息管理系统同步发展，不断创新，不断进步，具有一定的先进性。

3Excel服务器下信息管理系统

3．1信息管理系统的建立,对使用者权限进行定义

对于信息管理系统建立来说，其基本信息包括：建立的部门、用户；基础数据信息；业务单据；与统计数据；汇总数据；查询等。根据企业信息管理和业务内容，建立所需的信息管理系统。利用表间公式，完成Excel表格的设计、填写、统一、查询等具体工作[4]。用户通过应用表间公式，能够对企业业务范围内的任何业务数据的使用权限进行有针对性的引用。从而制作成Excel模板，一般来说，模板可以对多个表间公式进行定义。这对提高信息管理效率，提高数据统计结果的准确性和减少工作量起到了非常大的作用。模板中主要包含表样与填表规定，在进行设计的过程中，会将模板分为3种类型，即基础数据、业务单据、台账与统计报表。在对使用者权限进行定义的过程中，应以管理员的身份登录到系统中，选择菜单栏中的模板-新建模板，将新建模板的窗口调出，还应选取新的表单模板，将其名称定义为客户登记表，之后将初始的填报权限设置为设备组-材料员与各单元-设备员。然后对最终查阅权限进行设置，即为单元长、设备员，只允许其对自己的部门进行查看，其他人可查看全部，还可建立相同的模板。

3．2信息管理Web化

用户在使用Excel服务器的过程中，根据业务和管理的实际需要，对Excel服务器进行模板化设计，有效的提高了工作效率，数据信息的准确性也提高了[5]。而对于远程办公用户和企业总部与子公司之间的联系等情况来说ESWeb系统的应用非常重要，通过应用此系统，用户能够根据实际需要，利用互联网，不受时空限制，对各种报表、数据信息，采用Excel服务器表间公式，进行及时修改，实现了公司企业之间、子公司与母公司之间的及时交流和沟通，相关数据、表格资料的准确度提高，时效性增强，也实现了信息管理Web化。

3．3实现了数据集成化发展

对于信息管理系统来说，外部信息数据非常重要。这也是提高用户使用效率的关键。通过应用Excel服务器，能够把现存的OA、CRM、等管理信息系统的数据进行集成化发展，Excel服务器与这些信息系统结合起来，从而获得集成数据，有效提高了企业信息管理的效率和应用价值[6]。在对数据进行录入的过程中，主要由设备员、单元长等专业人员将管理员制作的模板作为基础进行填写，其主要是利用Excel表格进行制作，还可在其中自动生成相应的函数功能。在填写基础数据的过程中，主要由设备员、单元长进行，还可利用Excel表格函数中带有的导入功能将已有的数据表进行导入。其中的模板应包含：（1）基础数据类型为客户登记表、材料表、分类表等。（2）业务单据类型为计划表、订单表、入库表等。

3．4数据项定义

基于Excel服务器下的信息管理系统，对于一份计划数据来说，单元格内的数据有的只能出现一次，有的可以多次出现。一般的数据就只能出现一次，重复性的数据就可以多次出现，虽然单元格的内容不一样，但还是有一定的共同性。在应用中，具体的实现方式如下：在Excel模板上对需要定义的单一数据项区域进行选定，单机鼠标选出定义单一数据项的内容，以左侧单元格进行命名，然后对必须填写的项目进行选择，根据具体的标准和要求，进行创建。对于多项重复的数据项进行定义，也是同样的程序。从而完成数据项的定义。对于一份计划来说，部分单元格内的记录数据仅仅能出现一次。但个别的单元格可以使记录数据多次重复的出现。由于单一的数据项在表单中仅仅可以出现一次，但重复的数据项可在表单中被允许多次进行填写。实现方式：在订单的模板中将单一数据项进行定义并选取相应的区域之后，利用鼠标右键单机定义单一数据项，之后左侧的单元格对其进行命名，选取必须填写的项目，还应将填写的规范作为基础，重新创建即可。对于重复数据项的定义方式来说，两者的方式基本类似。但在对其进行定义的过程中，应选取数据区域可向下拓展选项。主要是因为每一份计划中不一定都会有4条记录项，可能还会有多条的记录项，这便需要将数据的填写区域向下进行拓展。

3．5数据管理

根据信息管理的实际需要，根据企业的具体业务数据，需要建立不同的Excel模板，但是为了达到实际的效果，还需要把各个表格联系起来。这也是Excel服务器的最大优势之一。通过利用表间公式，对相应的数据项进行提取，根据已经定义好的公式，进行相关数据的准确填写，其他数据就会自动填充到表格之中，不同表格之间的数据会进行自动匹配，完成了数据的高效管理，在当各项模板完全建立完成之后，应确保各个表单之间建立起相应的关系，这也是Excel服务器具备最大的特征：表间公式。利用表间公式将对应的数据项进行提取，将相关定义作为基础填写公式，例如填写相应的客户名称，还应与客户名称的地址、联系人、联系电话等数据项互相对应，之后便会自动填充至表单当中。

4结语

随着信息化建设的进步，社会的快速发展，信息技术水平的不断提高，信息管理系统也在不断地发展与完善，对于企业发展也越来越重要，信息管理水平的高低对于企业竞争力的提升至关重要。Excel服务器下信息管理系统发展越来越快，信息管理的效率和质量得到了很大的进步，这也是信息管理系统发展的主要趋势，更是企业生产水平得以提高，社会经济发展实力提升的重要表现。

参考文献

[1]牛余朋,曲从善,关放,元原,高慧,张琳.基于Excel服务器的信息系统快速开发平台[J].电脑编程技巧与维护,2015,11:63-64.

[2]季元叶.基于Excel服务器定制开发小微企业管理信息系统[J].电脑编程技巧与维护,2015,19:59-61.

[3]孙伟.基于Excel服务器的信息管理系统[J].长沙大学学报,2015,05:54-57.

[4]孙尚敏.基于Excel服务器的保密管理系统的设计与实现[J].无线互联科技,2016,24:118-119.

[5]谌桂枝.浅论Excel服务器在信息管理中的应用[J].企业家天地下半月刊（理论版），2014,07:176-177.

[6]刘敏华，黄铁记，卢琰.基于Excel服务器的实验室仪器设备管理信息系统的设计[J].电脑与信息技术，2011,15：156.

作者:李国才 单位:河南护理职业学院