档案管理信息化建设问题及解决方法分析

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摘要:为加强“互联网+”视域下高校档案管理信息化建设，阐述了“互联网+”视域下档案管理的重要性，分析了“互联网+”视域下档案管理中出现的问题，如管理人员对电子档案不重视，档案数量繁多造成管理混乱。提出了“互联网+”视域下高校信息档案的管理策略:应加强高校对档案管理的重视，提高管理人员的管理素质，建立完善的档案管理机构，使用操作性强的档案管理系统。

关键词:“互联网+”;高校档案管理;信息化建设;问题;解决方案

“互联网+”在学校教学中已成为热点话题，无论是教师还是学生的生活与娱乐活动都离不开“互联网+”，在信息技术水平不断发展的今天，高校在对学生档案进行管理时，也要提高信息技术管理水平。随着现代社会的不断发展，信息技术对我们的生产生活都有着较大的影响，高校在进行档案管理时将面临着更加严峻的挑战［1］。

1“互联网+”视域下档案管理的重要性

运用信息技术对档案进行科学的管理，不但可以对学生的学习情况进行考察，还能够对学生的综合素养给予一定的衡量。由于高校管理的学生档案中包含着学生从升学以来的各种学习信息记录，这对学生的评优评先、考研、工作都有着重要的影响，因此“互联网+”视域下高校的档案管理技术对学生以后的发展有着至关重要的作用，为学生的综合发展提供了方向，完整的档案管理能够实现对学生的综合分析评价［2］。由于档案管理工作内容比较复杂，工作量较大，为了方便管理必须将档案管理工作纳入到统一管理中来，建立相对完善的档案管理制度，增强管理依据性、规范性及权威性，对学生档案进行编制归档，充分发挥档案管理最大作用，促进学校信息技术管理档案水平的提高［3］。为了确保高校学生档案的完整性，必须加强档案管理一体化，确保档案资料的准确性。学校相关管理人员要充分认识到电子档案的重要性，对学生的档案进行电子备份，方便学生以后的查阅，并充分运用信息技术水平对电子档案进行严格的管理，以防档案的丢失。

2“互联网+”视域下档案管理中出现的问题

2.1管理人员对电子档案不重视

档案对于学生来说是学生重要的学习履历，档案 中记录着学生从上学开始的一切学习信息，包括学生在比赛中获得的奖项以及学生就读学校等相关信息都会在档案中完整地记录出来，这对学生的考研、工作等都有着重要的作用。但就目前学校对学生档案的管理情况来说，学校不重视对学生档案的管理，很多学生档案只是学生的学籍信息，其中并不能包括学生在高校参与活动的信息、得奖情况等。通常高校会有许多的比赛以及社团活动，学生参与其中会有许多的作品，如果这些作品信息和参赛信息能够添加到学生的档案中，将会使学生的履历更加丰富，对学生的考学以及工作都会有着重要的作用，但是高校通常没有重视这些信息，导致学生的档案信息平平无常［4］。

2.2档案数量繁多造成管理混乱

由于高校的学生数量较多，管理档案比较麻烦，结合当前的高校档案管理情况，基本采用的管理方式为纸质档案。学生在进入大学时通常会带着档案袋进入高校，将档案交给学校之后，管理人员会将档案放在特定的档案管理办公室，但是使用的频率不高，由于数量众多，会造成混乱的现象，这种档案管理模式也容易出现弊端，学生在查找档案时会出现问题。虽然有些学校已经充分响应了国家的号召使用信息化技术管理学生档案，但适用范围也只局限于学校档案室的一台电脑，并且电脑的运算效率不高，没有充分发挥“互联网+”的作用，对档案的查阅使用产生了影响［5］。

3“互联网+”视域下高校信息档案的管理策略

3.1加强高校对档案管理的重视

一定要加强高校对学生档案管理的重视程度，要明确档案对学生生活与发展的重要作用。高校在对学生档案进行管理时要严格保密，档案涉及学生的个人信息，在运用信息技术对档案进行管理时应该采用加密措施，并对档案进行备份，以防档案丢失。档案对学生以后的考研、工作都有着重要的作用，管理时要充分合理地加入学生在校参与活动的信息，所获得奖项、比赛的作品、社团活动时参与的管理等，给学生的档案增加丰富的履历信息，使学生的升学与工作更具竞争力［6］。

3.2提高管理人员的管理素质

在加强高校信息管理时，要提高管理人员的专业素养。很多管理人员在使用电脑等相关电子信息设备时不够灵活，高校要加强对档案馆人员的素质培养，首先，可以聘用年轻的管理人员，操作电脑设备也比较顺手，在学习“互联网+”档案管理技术时也比较容易。学生档案关系着学生的发展，所以档案管理人员必须要保持认真、细致的工作态度，档案管理人员则要不断提高自身的学习能力，完善学生的档案信息。

3.3建立完善的档案管理机构

随着科学技术水平的不断提升，档案数字化管理应运而生，通过管理平台可以实现“1分钟提阅档”，这不仅大大减少了查找档案的时间，提高了工作效率，也使管理工作更加规范，达到了更便捷、高效的效果。高校要顺应社会的发展需求，建立完善的档案管理机构，在保障学生档案管理安全的同时，还能够促进档案的高效利用，打破传统的档案管理模式，减少因档案的遗漏与缺失而造成的麻烦。

3.4使用操作性强的档案管理系统

应该结合高校的发展情况，要求学校统一使用电子管理档案系统，这样就可以统一高校的档案管理模式，减少高校档案管理出现的问题，同时使其发展更具前景。这种操作性较强的档案管理系统应由教育部下发，高校统一使用，在使用的过程中提高安全性，操作起来比较快速、便捷，方便学校的管理人员进行操作。

4结语

信息技术水平不断提升，高校在对学生档案进行管理时，要能够顺应社会的发展趋势，充分利用电子信息技术，建立学生的电子档案，打破传统的纸质档案管理模式，高校的档案管理过程会出现各种各样的问题，随着减少因档案的不完整而对学生的发展造成的影响。应及时解决高校、档案管理出现的问题，在进行档案管理时加强重视，不断提高自身的管理能力，同时建立完善的档案管理系统，使用操作性较强的档案管理系统，让学生的档案信息更加丰富、完整，促进学校档案管理系统的升级。

参考文献:

［1］潘海燕.高校档案管理信息化建设问题探究［J］．信息与电脑，2017，(15):94.

［2］高霞.高校人事档案管理信息化建设的问题探究［J］．文学教育，2016，(20):139.

［3］杜小娟.“互联网+”时代高校档案管理信息化建设探析［J］．城建档案，2016，(11):63－64.

［4］刘可.“互联网+”背景下高校档案管理存在的问题及对策探讨［J］．科技创新导报，2017，(12):73－74.

［5］燕珊.“互联网+”背景下高校档案管理现状及对策探究［J］．城建档案，2019，235(04):63－64.

［6］周丽.浅谈我省高校档案信息化建设存在的问题及对策［J］．卷宗，2016，6(08):100－101.

［7］吴亚平.高校档案管理信息化建设的思考和探讨［J］．文化创新比较研究，2018，2(24):126－127.

作者：闫丽侠 单位：长春师范大学