高校人才管理档案信息化建设的重要性

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摘要：近年来，各高校越来越重视人才的建设和管理，为了充分调动教职工群体中广大专业技术人员工作的积极性、主动性和创造性，更好地推动学校人才队伍建设和人才培养质量的提高，不断改革高校职称制度，人才管理模式也在不断创新。笔者就高校人才管理过程中凸显出的教职工信息化建设的重要性及建设需求提出了几点建议。

关键词：高校；人才管理；档案信息化；流程管理

在高校人才管理工作中，尤其是职称评审和各类人才推荐的过程中，为了充分调动教职工群体中广大专业技术人员工作的积极性、主动性和创造性，更好地推动学校人才队伍建设和人才培养质量的提高，高校的职称制度在不断改革，各级管理部门人才建设力度的不断加大，传统的教职工信息档案线下管理、纸质化操作，以及申报、推荐工作过程中的繁琐性、重复性，以及各部门之间的弱关联性，使得当前教职工信息档案的管理显现出其落后与效率低下，而教职工信息档案的信息化建设也逐渐凸显出其重要性和便捷性。

一、当前教职工信息档案管理存在的问题

高校教职工档案的信息化建设，主要是教职工在校信息的管理，这类信息管理伴随着教职工的工作与发展，能够清楚的记录教职工在校的工作经历、工作成果及发展路径。不论是职称评审还是各类人才推荐，往往都是申报人申请、学校审批等流程，流程中几个关键的问题便是申报人的各类信息审核：

（一）个人基本信息审核主要包括个人的姓名、年龄、政治面貌、教育经历、进修经历、工作经历、现有职称信息、班主任任职经验、历年绩效考核结果等信息。高校中主要涉及的审核部门有人事处、教师发展中心、学生处等部门。人事处根据员工的档案信息进行个人基本信息审核，教师发展中心根据员工的培训、进修记录对员工进行相关审核，学生处需要根据教职工承担班主任或兼职辅导员经历的历史信息进行审核。

（二）纪律审核一般指该申报人是否有违法违纪等行为，主要审核部门为纪委；师德审核：一般指该申报人是否有师德失范行为，一般由纪委或者人事处等师德管理部门来审核。

（三）教学业绩审核一般由教务处对申报人所统计出的个人教学课时量进行审核，由教学质量与评估处根据教职工历史评教信息，对其所任教课程的评教成绩进行审核；教学成果审核：一般由教务处根据申报人提供的成果原件，对申报人任现职以来教学所获得的成果与奖项进行真实性审核。

（四）科研成果审核一般由科研处根据相关部门出具的报告、检索报告，以及各类科研成果的原件，对申报人任现职以来的科研成果进行真实性审核。可见，很多人才管理项目的审核过程都涉及到高校中人事处、纪委、教务处、教学质量与评估处、科研处等多个关联部门。但现如今，很多高校还是采用纸质化申报，而且学校层面也没有建立完善的、关联性的档案信息管理系统，各个部门只能通过对申报人的各类原件或者通过部门自有系统中的信息进行审核，这样的审核过程主要有以下几个方面的隐患或不足：第一，很多高校尚未引入学校层面的整体化信息管理系统，而是各个部门根据本部门的工作需要，分别引进最适合本部门的信息化系统，这些系统很可能出自不同的厂家，基于不同的数据库，很难、甚至无法建立数据库或各模块之间的关联，难以实现部门之间信息化管理系统的集成，难以实现信息化层面的协同办公。第二，整个审核阶段，申报人数的多少以及申报材料要求，直接关系到审核部门的工作量和工作难度，申报人数越多，需审核的内容越多，审核工作量和难度也就越大，比如职称评审时，整个审核过程有时可长达一两个月之久。第三，人才管理过程中，不管是职称评审还是人才推荐，都是相当严肃的，对审核结果的准确度要求极高，审核人在审核过程中要尽可能的避免出现失误，因此在审核过程中，审核人承受着巨大的精神压力。第四，人才管理工作涉及到很多层面，不管是学校级、省级还是国家级，每一次的申报都需要进行层层审核，很多时候一位教职工会申报很多项目，但是每个项目都需要经过相关部门的审核，但申报材料可能是同一个，这就造成了很多部门在做重复性的工作，浪费了很多的人力。第五，在高校中，很多项目的申报都需要申报人提供原件，因此申报人各类原件经过反复性审核后，容易出现损坏或者遗失的情况。因此，笔者认为，在高校职称评审过程中，教职工信息化建设是非常必要的。

二、教职工信息化建设的设计需求

教职工在校档案的信息化，并非各个部门各自为政、各成一家，而是涉及到整个高校各职能部门的整体性、协同性、关联性的个人档案信息化系统建设，尤其是人事处、教务处、教学质量与评估处、科研处等职能部门。要求多部门在权限允许的情况下实现数据存储共享与调用。在数据输入时，每个部门需针对所辖内容进行真实性及是否符合审批条件进行审核。人事处需要完善教职工基础信息门户平台，包括其基本信息及岗位信息等，而网络中心需要根据教职工的岗位信息为其开通相应的账号并赋相应的权限。通过教职工在工作过程中对各类信息的填写与补充，以及信息模块所属部门的审批，及时对教职工信息进行更新。其中，人事处需要实时更新每位教职工的各类休假信息、职称信息、职业资格信息、访学及在职读博等信息；科研处协助其完善各类科研成果信息，教务处需要协助其完善各类教学信息及教学成果信息等，同时纪委、学生处等相关部门需要根据教师的在校情况进行相应的信息更新，比如是否有违法乱纪行为、是否有班主任工作经历等。教职工在校信息化建设要有强大的流程管理，要有严格的信息审核机制和流程管理机制，即按照流程进行各类原件的审核，并将审核内容及审核过程进行电子档案存储，确保每一项信息的准确性，实现后期数据调用过程中数据源的可追溯性。在人才管理各个环节中，各部门根据工作需求被赋予权限，可选择性的调用教职工在校档案数据，比如教学业绩信息、历年评教成绩、教学成果信息、科研成果信息等，且每一项数据都是经各部门严格审核过的数据，避免一项成果反复审核，一项工作反复做。通过审核的信息，除非具有时效性的信息需要另行更新并且重新审核以外，能够长期、反复调用。大大降低了各部门的审核成本，提高了工作效率，同时也避免了原件由于反复审核造成的损坏或遗失。

三、教职工档案信息化建设的必备条件

随着计算机技术和信息化管理技术的发展与更新迭代，信息化建设对于技术、设备、人员的要求也在不断提高。教职工档案的信息化建设需要高新的信息化技术、先进的辅助设备及专业管理人员的支撑。档案信息化建设需要有高新的信息化技术。专业的信息化平台需拥有稳定的系统、很好的兼容性、友好型的操作界面、安全的保密机制及授权机制、便捷的流程管理、自定义报表打印管理以及大容量的信息储存数据库。确保信息维护的便捷性、操作的简单化、以及信息的安全性。档案信息化建设需要根据系统的接口和电子信息录入的需求，配备先进的辅助设备，比如智能高清拍摄仪、智能高清扫描仪等，可实现A4全幅面预览和文档、票据、证件快速扫描，还可以根据高校档案管理需求选配纹仪、身份证、磁条读卡器等模块，加快人事档案电子化信息的录入的效率及其准确性。档案信息化系统需以人为中心，可采用大数据技术，将所有人工信息、相关的业务工作信息、办公信息等各类信息全面汇聚融合，形成对每一位教职工的全息画像和人员信息档案。当前的基础信息存储，基本上基于本地数据库、服务器存储,云存储的运用并不高。因此，需要制定适宜的存储策略，采用在线存储、离线存储、云存储等管理方式，实现电子档案在不同存储系统中的迁移和转换。档案信息化建设对档案信息管理人员的专业度也提出了更高的要求，各个部门均需设置专人进行相关模块的管理与维护：（1）能力方面：管理人员需能够熟练操作计算机软硬件设备，熟悉系统中各个模块与流程的使用，具有专业的档案管理知识，了解并熟悉上级部门及本校、本部门的档案管理制度；（2）素质方面：管理人员要具有很强的责任意识、保密意识、流程意识。而且为了能够适应人才管理和档案管理的发展，高校要定期针对这部分管理人员进行专业知识培训，以便于确保信息录入的准确性、信息审核的严谨性、档案管理与使用的专业性。要建立并不断完善各类人才管理工作中的协同处理机制，建立完善的、具有高校自有特色的教职工档案信息化管理制度，明确各协同部门的职责与权限，完善各类信息申报及审核流程，建立信息更新与审核工作日24小时响应机制，确保信息更新及审核的及时性，确保整个信息系统能够有效的运行。

四、结语

高校的发展离不开教师的发展，因此在高校管理中，更要重视人才的管理。通过高校教职工信息化建设，实现全员服务、智能工作，实现人事结合、信息融合，实现动态的人事管理。一方面，相对于传统教职工信息管理的纸质数据审核及纸质数据录入，教职工档案信息化建设减少了管理人员在各项工作中繁缛的手动操作，节省了高校各职能部门的人力成本，大大提高了整体的工作效率；另一方面，高校能够通过教职工信息化档案库，实时把握教职工的进修、教学、科研等状态以及发展历程，不仅能够为学校开展职称评审、人才推荐、教学评比、科研奖励等工作提供准确的数据支撑，还能为高校的教师人才队伍建设、高校建设、战略规划等提供研究背景和管理依据，进一步推动实施人才强校的发展战略。

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作者：王琳 单位：山东女子学院