新时期档案管理信息化建设思考探析

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档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的、清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案管理是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是每个单位日常工作的重要组成部分。当前，信息化、数字化的快速发展，无纸化网络办公的逐渐普及，微信、移动app等应用更加广泛，声像、影像资料越来越多，普通群众对档案资料的需求和利用也在不断增多，迫切需要档案管理加快信息化建设步伐。

一、加强档案管理信息化的基础配套

基础设施信息化建设是推进档案管理信息化建设的首要前提。一是硬件基础建设方面。立足电子文件管理系统和数字化管理的运行需要，必须建设大容量、快处理的信息资源数据库，设计满足多用户访问的服务管理系统，配置性能较好的服务器等硬件设备。同时，还要配备必要的安全防护、数字化加工等其他配套设备。二是软件系统建设方面。要加强底层分析，自下而上采集用户需求，针对不同领域、不同用户，加强需求侧调研，实现应用功能多元化。可提供业务端和应用端，业务端面向档案管理工作人员，实现对档案管理日常工作全过程；应用端面向社会公众，实现对档案资料便捷高效、安全可靠的查阅和利用。要加强顶层设计，自上而下完善信息系统，加强供给侧调研，实现管理使用高效化，从档案产生、档案收集、档案存贮、档案维护、档案利用、档案销毁、档案安全等方面系统考虑，设计满足现代化档案管理要求的应用系统。三是网络环境建设方面。根据不同服务对象和范围，建设内部网络、政务网络、公众网络，制定规范标准，明确三个网络的功能定位，各司其职，独立运行，确保档案信息化运转有序，保障档案信息化管理安全有效。

二、加强档案管理信息化的标准建设

档案资料的信息化和归档流程的标准化是推进档案管理信息化的关键环节。一是要转变思想观念，顺应档案工作的无纸化趋势。可以预见，办公无纸化、资料电子化是未来工作的主要形式，很大一部分传统纸质档案材料将会被电子化材料取代。二是要学会去粗取精，把握档案材料的归档范围。无纸化、电子化虽然便捷、节约、高效，但材料数量会成倍增加，草拟稿、征求意见稿、讨论稿等许多中间材料往往会混杂其中，要明确档案归档范围和要求，方便档案管理人员准确筛选，做到不重复不遗漏，确保归档材料质量。三是要制定标准流程，细化电子档案的归档要求。结合档案管理系统建设，从制度规定上、工作流程上、业务培训上加大力度，明确规范和要求，从档案材料产生到定稿的全过程，加强档案整理归档的意识，使档案工作人员完成从纸质归档向电子归档的转变。

三、加强档案管理信息化的工作保障

加大队伍、制度、经费等方面的支撑是做好档案信息化管理的重要保障。一是要建立高素质的档案管理专业队伍。着眼于“选育用”建好档案管理队伍，利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，优先聘用思想素质高、学习能力强、业务工作好的人员作为档案管理员。加大岗前和在职培训，确保档案管理人员具备信息化管理的工作要求。加大档案管理人员的培养使用，建立考核评价体系，打通“优胜劣汰”激励机制，提高档案管理人员工作责任心和积极性。二是完善档案管理信息化制度。由于管理模式的变化，传统的档案管理制度逐渐不能适应现代化档案管理要求，要在档案收集、整理、归档、使用、安全等方面建立适应档案信息化管理的工作制度，确保档案管理信息化建设有章可循。三是加大财政经费保障力度。要将档案管理信息化建设纳入乡镇政府工作计划和年度考核内容，将档案信息化建设经费列入镇财政年度预算，确保档案信息化建设在人财物上有保障，推动档案管理信息化工作稳步实施。

作者：徐晓秋 单位：昆山市陆家镇人民政府