高校信息化建设对财务内控管理影响

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摘要：随着近年来信息化及网络的迅速发展，对民办高校财务信息化建设起到了推动作用，本文通过结合目前民办高校财务内部控制管理存在的问题，找出通过财务信息化建设对以上问题的解决措施，对提高民办高校财务管理的效率，控制财务内控管理的风险以及对民办高校整体信息化建设具有重要意义。

关键词：民办高校；财务信息化；内控管理

一、民办高校财务信息化建设的契机

近三十年是中国信息化高速发展的重要阶段，财务在信息化变革的进程中，也在不断地改进。20世纪90年代出现了电算化，使财务结束了手工记账的方式，提高了记账的速度及效率。21世纪初出现了网银支付手段，使财务结束了手工开具支付转账凭证以及到银行办理业务的方式，大大加快了财务结算速度，更快捷便利的完成往来结算款项。近年来的个人手机支付手段以及税务电子发票等地普及，又对财务信息化建设加大了推进力度。

二、民办高校财务内部控制管理存在的问题

第一，收缴学杂费进账不及时，存放单位存在安全隐患。传统的收缴学杂费的方式，一般包括现金、刷POS机、通过学校银行账户转账缴费等。而学生报到日当天，缴纳最多的方式就是现金及刷POS机，但在银行柜台下班后所收到的现金，将无法及时存入学校银行账户，通常只能放在单位保险箱或者保密室中，待银行上班后才能进行缴存。这样既存在资金没有及时入账的问题，又存在资金存放安全的风险，甚至存在挪用的风险。另一方面，这种收款方式需要财务相关人员进行操作，因此受到了财务人员上班时间和缴费地点的限制。第二，学杂费发票开具不及时，存在跨月开票现象，导致税务数据与财务收款数据不匹配。由于目前很多民办高校的学杂费发票还是开具纸质的增值税普通发票。在开学缴费相对集中时，导致无法及时开具发票，甚至要隔月开票。通常一个万人左右的学校，要开具完全部的纸质发票，需要12个月（专人进行开票），甚至更长时间。这样导致报税时税务开票系统的收入数据与学校财务实际收款数据不一致，失去了税务监控的有效手段，给财务管理带来风险。另外，现在越来越多的就业单位可以学费报销，通常这些学生会要求学校复印四年来的学费发票，这个不但增加了财务的工作量，而且需要学生反复到校才能拿到复印件，作为服务性窗口，这样的操作十分不人性化。第三，财务报销填写单据不规范，附件缺少，审批流程执行不到位，存在漏签、错签情况。在传统的财务报销时，填写的纸质报销单容易填写不规范，大小写金额不一致，大写金额出现错别字，报销单后附材料缺少，报销单上的项目负责人和部门负责人为同一人时容易遗漏，审批领导签字存在和财务审批签字权限不符的情况，导致财务审核压力增加，矛盾突显。第四，预算执行情况不理想，甚至有超预算执行情况。民办高校预算编制不够全面、系统，预算执行情况反映滞后，给财务管理决策增加难度。平时项目负责人需要了解预算的执行情况时，只能请财务进行相关统计，而这样不仅增加了财务人员的工作，而且数据统计也不够及时准确。另一方面，由于领导无法及时知晓预算执行情况，在审批报告或者签订合同时容易存在超预算审批，待项目执行付款时才会发现项目余额不够支付，届时，只能调整预算或者超预算执行。第五，财务报销支付款项不及时，由于缺少复核环节，存在支付风险。由于目前网银支付十分普遍，通常款项支付由二位不同的财务人员进行操作。由出纳将相关支付信息输入到网银中，待另一位审核人员复核后进行付款。由于银行信息都是人为输入，存在输入误差，特别是金额误差时，仅靠一位人员进行复核，存在极大的风险。

三、财务信息化建设对内控管理问题的解决措施

上海杉达学院是上海第一所民办本科高校，该校在近三年内加大财务信息化建设，希望通过财务信息化，能减轻师生对财务工作的不满，在不违反财经规范的前提下，方便师生，同时对财务工作中出现的问题做到事前控制，发挥内部控制的作用，减少财务风险。第一，使用线上缴费系统，减少现金缴款量，减轻现场排队缴费压力。由于现在已经十分普及个人手机支付方式，因此可以在原有传统的缴费方式下，开通线上缴费方式，例如：网银转账、支付宝、微信、云闪付等。另外校园卡内充值还可以增加使用银行卡圈存等方式。这样可以减轻学生缴费排队的压力，又方便学生，随时随地都能完成缴费，不再受时间、地域的限制。第二，使用电子发票，加快发票开具速度，满足不同人群需求。根据税务局相关规定，电子发票和纸质发票是具有相同法律效力。而电子发票开票速度是纸质发票无法比拟的。一般万张发票，一天左右时间就能全部开具完成，相较于纸质发票的打印错位、发票章盖章不规范等情况，电子发票发生的错误率几乎为零。另外由于电子发票存在电子文档存储功能，满足了毕业生需要补开发票的需求，仅需学生自行下载打印即可，既减少了学生往返学校申请补开的时间和精力，又减轻了财务翻找历年发票的工作。第三，使用线上报销单及流转审批系统，将财务报销内控融入审批流转系统中，做到系统控制，减少人为误差，减少找领导签字难等问题。财务报销手续规范的要求，一直是办理报销的教职工和财务之间难以调和的矛盾之一。目前学校使用信息化来完成报销单的填制和审批流转，一方面将填写报销单的规范融入系统中，避免产生填制手工报销单普遍存在的问题。另一方面，将领导审批财务报销单的权限设置入审批流转系统中，系统将根据不同的经济业务进行自动流转，避免存在审批领导跨权限审批的情况。最后，由于填制和审批手续都是通过系统完成，因此报销人可以随时随地操作，无论审批领导是否在校，均能进行线上审批，同时解决了寒暑假领导签字难的问题。第四，使用预算项目查询系统，方便项目负责人随时了解项目执行情况，为后续项目执行、评审、检查提供依据。近年来，政府对非营利性的民办高校扶持力度增大，项目的执行情况也是项目负责人必须关注的数据。预算项目查询系统数据与财务核算数据实时同步，方便项目负责人查询项目的收入、使用明细、项目余额以及项目执行率，为项目负责人评估项目执行情况提供依据，同时也为相关领导审批报告以及签订合同提供资金支撑依据。第五，使用银企直联系统，增加复核环节，减少支付风险。将银企直联系统与财务报销及财务核算系统相关联，财务付款银行信息直接提取报销人填报的支付信息，而金额信息从财务审核接单并经总账会计复核的凭证数据中提取，后经出纳以及付款审核人复核后，使用银行付款专线进行即时付款。在整个报销付款过程中，至少要经过四至五名财务人员才能完成，避免了一人即可付款的财务风险，同时也避免了由于支付信息输入错误导致大量的银行退票。

四、推进民办高校财务信息化建设的对策

1.优化财务管理制度和报销流程财务信息化建设可以将财务的内控制度，通过计算机进行系统控制，因此需要前期进行学校财务内控制度的制定和梳理，有了相应的内控制度，才能将财务相关的规则及制度嵌入系统中，通过系统将违规或者有问题的单据在填制时就提醒报销人，起到事前控制作用。

2.提高管理层对财务信息化建设的重视程度财务信息化建设的前期准备工作相当庞大，无论是信息化建设的资金投入，还是校内财务制度的梳理工作，都需要得到管理层的支持。因此提高管理层对于财务信息化建设的重视程度，决定了学校财务信息化建设的层次及深度。

3.提升财务人员专业素养及信息化技能财务信息化后和原有的财务工作方式将有很大的不同，因此对财务人员的专业素养要求更高，关于财务信息化建设的培训是必不可少的。只有财务人员提高了信息化的技能，才能设置出符合本校实际情况以及内控制度的系统，从而来规避日常财务风险。

4.整合全校信息化建设的平台，重要数据可以共享目前民办高校中各个管理系统数据存在不共享问题，导致同一所学校不同部门出具的基础数据千差万别。应该由学校信息部门打通各个管理系统数据的壁垒，建立基础数据池，将共享数据全部汇集到数据池中，根据各部门所需再到数据池中提取数据，既减少了数据输入错误的风险，又提高了工作效率，为管理层做决策提供全面又准确的数据。5.加强信息化平台的网络安全防护财务信息化建设依托计算机网络进行各系统操作，因此网络安全尤为重要。不仅可以利用学校防火墙做安全隔断，而且可以通过分离网络服务器和数据服务器来确保数据库的安全，另外也可以使用财务专线等来加强网络安全。其次，要不断地减少系统漏洞。无论用何种方法，确保财务数据的安全可靠，才能更好地实现财务信息化建设。

五、结语

财务信息化建设不是一蹴而就的，需要经过前期各项准备及梳理，只有在前期制度建设中做到更全面、更完善，才能更好地服务全体师生。而财务信息化建设还远不止如此，后期的预算监控系统以及智能报销稽核系统也在逐步完善中，希望通过财务信息化建设来提高民办高校财务管理效率，降低内部控制风险，为管理层提供更科学、更精准的决策数据，促进校园信息化建设。

参考文献

1.徐富红.高校财务内部控制存在的问题及对策研究.财会学习，2019（14）.

2.梁乔.民办高校财务信息化建设研究.企业改革与管理，2019（7）.

3.张海珍.高校财务审核的管理工作.中外企业家，2020（11）.

4.付捧枝.浅析民办高校财务审核中存在的问题及对策.经营者，2020，34（13）.

作者：李玉茹 单位：上海杉达学院