档案信息化建设实施理论思考探析

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摘要：本文主要针对档案信息化建设实施的理论展开深入研究，结合信息化管理对档案建设的意义，阐述档案信息化建设存在的问题，如网络化建设的协调能力有待提高、信息化建设和辅助能力不足、档案信息数据缺少真实性等，然后又提出几点切实可行的实施措施，主要包括加快档案信息化网络建设的进程、不断提高科学规划建设的水平、建立健全的档案管理制度、加强档案管理硬件的建设、注重档案管理软件开发和利用，进而不断提高档案信息化建设的水平。

关键词：档案；信息化建设；实施的理论

0引言

随着当今社会经济水平不断地提高，使得计算机网络技术和电子信息技术得到发展，并逐渐地渗透各个行业中得到广泛的应用，打破传统产业格局，进而促进多元化产业结构发展。档案信息不仅承载着记录社会的发展，还承载着人类发展历程的职责，在历史变迁中具有非常重要意义。基于此，必须加强管理并采取有效的方法实施。在以往传统的档案管理中主要通过手工管理的方式，但对这种方式进行分析虽促进档案管理的实施，但难以提高工作水平，很易出现管理混乱的现象，致使档案信息失去价值。所以在日后档案管理中，从企业的角度上看，应对信息化档案管理模式提高其重要性，并将这种管理方式充分应用在档案管理中，在一定程度上不仅提高工作的质量，还能及时传递信息，而最重要的一点就是对这种管理模式做到与时俱进。

1信息化管理对档案建设的意义

相对来说我国档案信息化建设起步较晚，而且知识体系不够成熟，人们对档案信息化概念较为模糊，基于此，在档案信息化建设等方面不同阶层的人有不同的认知。在浅显层面进行分析，档案信息化建设就是对现有的信息资源全面整合，在其中引入计算机网络技术和电子信息技术，进而让信息资源更好地利用，不断提高资源利用率，从而实现信息资源管理，保障档案管理工作顺利的实施并获得良好的管理效果。最重要的就是充分地展现档案资源的价值。其中档案信息化建设主要体现在以下几个方面：首先，实现档案建设的数字化管理。因为只有加强档案信息化建设，并实现档案建设的数字化管理，才能达到档案信息化建设的目标，并增多档案信息化建设的信息量，不断提高档案管理信息化水平；其次，实现档案建设的网络化管理。通过网络化管理在信息资源等方面实现共享，便于信息及时传递，更好地利用信息库资源，防止档案库的信息发生失真或流失的现象；最后，实现档案建设的一体化管理。在进行档案建设的过程中一体化管理作为主要的内容，一体化管理不仅保存好档案信息，还能使档案信息得到充分地利用。基于此，信息化管理在档案建设等方面具有非常重要的意义，给档案管理工作人员带来便捷，还为档案管理的拓展提供一定的空间。

2档案信息化建设存在的问题

就当前的情况看，虽加快了档案信息化建设的进程，但档案信息化水平还有待提高，由于仍存在滞后现象。在具体应用的过程中有些方面还需不断完善，基于此，就需清楚档案信息化过程中存在的问题并进行全面的分析，提出合理的完善措施，从而提升档案信息化水平。

2.1网络化建设的协调能力有待提高

在档案信息网络化等方面进行分析，在实际管理的过程中还未实现信息化管理，在网络时代背景下，应意识到网络传输的便捷性并实现共享。但在进行网络建设的过程中尚未形成健全的网络环境管理体系，经过分析其中主要的原因是由于协调能力不高导致。就当前的情况看档案信息除分散在网络各个部门外，还分散在各个地区中，但在管理方面进行分析未实现统一管理，这种情况难以使资源得到利用并实现共享，极易发生资源浪费现象。

2.2信息化建设和辅助能力不足

就以往纸质档案管理实施的情况看还存在一系列的问题，其中最主要的就是信息缺失、信息难以实现录入。但在信息技术迅速发展背景下，充分应用计算机在录入数据的过程，不能确保全部信息实现数据库管理，进而使档案信息管理水平还有待提高，从某种程度上给档案信息管理的发展带来不利的影响，而且还难以加快档案信息化建设的进程。

2.3档案信息数据缺少真实性

在应用以往管理模式进行数据管理的过程中，主要通过人工及时地收集数据并加以整理，但缺少相应的监管，收集手段不便，工作效率不高，进而导致未能筛选出错误的信息，而且就当前信息录入的情况看有的要求全面的录入相关的信息，但并未注重信息的完整性、确保信息的准确性。从而在查阅信息档案的过程中发现有的信息不真实、准确，或不够完整，真实性较低，进一步关系到工作实施的效果。

3档案信息化建设的有效措施

3.1加快档案信息化建设网络建设的进程

在进行档案信息化管理的过程中要实现档案信息化管理，必须加快档案信息化网络建设的进程，让档案信息建设的网络化水平不断提高，以上这些也是档案信息化建设管理的主要内容之一。基于此，通过这种方式有助于实现档案管理信息化，保障档案管理工作顺利实施并获得良好的管理效果[1]。由此看出，为使问题得到解决，对企业而言在注重档案管理的同时还应根据实际情况加强档案网络管理模式的构建，并在日后应用的过程中加以调整、积极完善。由此相关部门通过这种方式实现联系，并更好地进行沟通，而在整个过程中积极引进先进管理技术，注重细节并形成健全信息网络模式，进而做到与时俱进、适应时代发展需要，提升档案信息建设网络化水平。

3.2不断提高科学规划建设的水平

一般情况下，在城市发展的过程中须要用到科技和先进管理手段，基于此，在进行档案管理时要想实现档案信息化管理，应树立科学发展观并将其作为主要的基础，进一步加快档案信息化建设的进程[2]。还应了解各个地区的档案信息化管理方式进而展开分析，并找出各个地区在对这种档案信息化管理方式应用的过程中哪些方面还有待完善，并采取最佳的解决方案加以完善，在档案信息化建设的过程中如存在的问题较多要提供解决方案建议并进行帮助，从而结合实际情况制订档案信息化管理的有效措施，不断提高档案信息化管理的水平。

3.3建立健全的档案管理制度

企业档案资源涉及到企业各个部门，基于此，对企业所有部门而言须加强档案资源管理；与此同时将归档工作落到实处。进而从企业的角度上看还应在现有的档案管理制度基础上结合实际情况加以完善，并清楚企业档案管理制度还应涉及企业所有部门，在所有部门的考核体系和企业运行工作流程中必须渗透企业档案管理工作[3]。

3.4加强档案管理硬件的建设

要想实现档案信息化建设，不断提高档案信息化建设的水平，必须加强档案专用库房的建立，并确保所建立的库房做到防尘、防盗、防高温、防虫害等，其中还应设有档案室、阅览室和办公室。在电子资源广泛应用下、在一定程度上给档案工作提出相应的要求，加强工作人员对档案管理软件的应用，并购置相应的设备尤其是计算机和扫描仪以及复印机等，从而实现现代化管理。应建立完善的档案管理信息系统，其中主要目的就是更好地满足档案信息化建设的实际需求。

3.5注重档案管理软件的开发和利用

当今社会，随着科技不断的进步，也使得计算机技术得到发展，一定程度上加快档案信息化建设，其中加强对计算机网络和存储设备以及多媒体人像采集的应用，不仅实现信息存储，只要搜索关键词就能找到所需要的信息，不断提高档案管理数据真实性和准确性，便于信息的交流和查询，从而实现档案管理信息化。

4结束语

总之，在进行档案信息管理的过程中，为促使档案信息化管理工作顺利的实施，不断提高档案信息化管理的水平，还应继续加强计算机信息技术的应用，进而确保档案信息的真实性和可靠性。

参考文献

[1]王芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].兰台内外，2019（29）：1-2.

[2]石玉.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].科技创新导报，2019，16（14）：152-153.

[3]顾颖瑶.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].时代报告，2018（12）：199.

作者:方洁 单位:南京市河西新城区国有资产经营控股（集团）有限责任公司