信息系统项目范围管理分析

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【摘要】本文以我负责实施的浙江省宁海县公务员考核管理系统集成开发项目为例，探讨了信息系统项目的范围管理在项目实施过程中的重要性。

【关键字】信息系统；项目范围管理

该系统要求在县级考核平台能够对所辖18个乡镇街道的3600台终端电脑进行联网，还可通过图文方式准确地考核信息。同时各乡镇街道和局级单位子账户也能对本辖区进行无干扰的考核管理操作，且系统具备有线和无线双重控制功能。另外该系统要求和各单位现有的考勤设备和软件系统保持兼容。和以往类似项目相比，本项目具有项目周期长，功能复杂，中心数据库庞大，涉及干系人众多，用户水平参差不齐等特点。项目范围管理是用于确保项目包含且仅包含达到项目成功所必须完成的工作。包含如下五个子过程：范围规划、范围定义、创建工作分解结构、范围确认、范围控制。成功的范围管理不仅有利于项目管理和实施人员明确要达到项目目标所必须完成的工作，同时也能够有效的明确各参与方在项目中的明确责任和分工。详细的责任和分工界面不仅有利于实施中的变更管理，减少责任不清的事情发生，而且有利于项目结束时对项目范围的清晰确认。在项目启动阶段，感到这个项目和以往做过的同类项目相比，具有一些鲜明的特点。首先是项目需求不够清晰，从市委组织部和市人力社保局的高层领导到县级中层领导以及局级、乡镇街道等主要工作人员，大家对该项目都抱有很高的期望，每个人都有一些想法，但是往往不同人之间的想法存在冲突，这就给范围定义带来实际困难，需要做出一些取舍。其次是项目的功能较多，尤其是还要兼容以前的旧系统，但是初始的项目范围书没有提供足够的信息，这对我们编制详细的范围说明书是个潜在的风险。最后是由于项目干系人众多，在项目执行过程中如何做好范围控制也是一个不小的挑战。基于以上的困难，在本项目的范围管理中，我们主要针对各子过程采取了如下的办法：

一、范围规划

我们根据项目的要求首先制定了详细的项目范围管理计划。制订范围管理计划时，我们借鉴了以前项目的经验，制订了确认样板、表格及标准，充分考虑了各个终端现场的实际情况，对情况复杂的终端现场适当放宽了确认周期，尽量多留给客户和项目组成员一些时间思考，做到和客户共同提取业务需求。对于情况相对简单的终端现场，则由项目组成员直接提取业务需求，然后直接拿结果请客户签字确认，尽量缩短确认时间。同时还预留了一些风险时间，保证应付在范围确认过程中出现的风险。实际上范围规划就是制定一个项目范围管理计划，它规定了如何对项目范围进行定义、确认、控制以及如何创建WBS的过程。

二、范围定义

详细的项目范围说明书定义了项目边界，能够明确的判定变更是在项目范围内还是项目范围外，也是进行成本、质量和进度管理的基础。由于不同项目干系人之间有不同的期望，如何管理好这些期望，变成明确清晰的项目范围，是一个值得讨论的问题。在本项目中，我们采取的方法是先进行干系人分析，将不同干系人的需求和期望以及他们的重要程度和对项目的影响力识别出来，再进行筛选和优先级排序。对项目成功完成有重要意义的基本需求，要全力满足，而对于影响力较高的干系人需求，即使对项目的意义不大，也要予以考虑，以避免对项目造成负面的影响。

三、创建工作分解结构

创建工作分解结构是将项目主要可交付成果和项目工作细分为更小更易于管理的部分。根据本项目的特点，结合项目小组成员讨论，应用分解技术，以项目的生命周期的各个阶段为工作分解结构的第一层，即需求分析、设计、施工、设备检验、安装、调试、验收作为第一层次。把第一层次中的项目具体内容在第二阶段继续进行划分。以设备检验为例，产生的第二层次内容分别是现场测试、开机测试、联网测试。另外对分解的详细程度，我们也制定了一套规则。对部分工作不需要在当前完成的，分解较粗，并且只列出需要完成的功能，但是在三周内要开展的工作，必须分解到工作包的水平，即80个小时人能够完成的工作。

四、范围确认

范围确认是对已完成项目范围正式确认的过程。在范围管理计划中我们明确规定，对被确认的可交付物，必须有客户正式的签字确认文件，比如，公务员岗位职责说明书（样表），公务员年度考核基本称职、不称职等次确定的具体情形，公务员平时考核评分表，公务员年度考核登记表，公务员年度民主测评表，公务员年度考核测评情况汇总表，公务员年度考核结果审核表，公务员年度考核优秀、基本称职、不称职人员名单表，公务员年度考核结果通知书等硬性指标，对于客户没有通过的，也要书面记录该结果以及被拒绝的原因，以待分析检查。

五、范围控制

范围控制的核心是管理变更。范围变更应该遵循项目整体变更的变更申请-变更初审-变更论证-CCB变更评审-变更通知-变更实施-变更监控-变更跟踪和评估的变更流程。同时，我们引进了配置管理系统，将所有的通过的变更请求作为配置项管理，并委派配置人员不定期检查配置项状态。

作者：温锦明 单位：浙江京航系统集成有限公司