基层行政管理人员高效时间管理法

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【摘要】一天只有24小时，而能被有效利用的时间少之又少，高效管理时间对每个人来说至关重要。作为基层行政管理人员，每天面对大量、繁杂、内容交叉的工作任务，容易产生疲于应付、工作效率低下等一系列问题，掌握时间管理的方法尤为重要。时间管理的三大法则分别是目标性法则、要事优先法则、组织计划性法则。时间管理是一个综合的理论，不能只把计划当成时间管理，需要把计划、实施、总结、评估以及再次计划做成一个大的循环体系，从而实现高效率、高质量的工作和生活，有助于基层行政管理人员从容应对多重任务的转换。

【关键词】基层行政管人员;时间管理

基层行政管理工作主要包括对办公事务、会议事务、行政文书事务、秘书事务和后勤等的管理，具有综合性、繁杂性、协调性、突发性、时限性。因此，为了更好地平衡协调临时性新增任务和计划中的事项，合格的行政管理者必备能力之一就是有效的时间管理。

一、基层行管人员工作现状

一是基层行管人员的工作特点。基层行管部门是单位的综合服务部门，包括一些常规性工作和突发性、临时性工作。行管人员的配置以精简为原则，大多要求一岗多能，很多行管人员同时承担行管、文秘等多重角色，日常工作包括统筹协调、撰写各类文字材料、收集整理文档资料，以及一些来电、来访等临时性、突发性工作。这些工作性质不同、要求不一，往往相互没有关联且连续性不强，但截至时限严格，这就要求行管人员合理分配自己的时间，从容处理各项工作事物，达到提升工作效率的目标。二是单位缺乏对基层行管人员的职业规划和激励机制。很多单位对行管人员缺乏长期的职业规划，疏于对其提供进修提升的时间和机会，行管人员在工作进入岗位后大多在忙于一些日常性、事务性工作，工作任务量大但缺乏挑战性，长此以往发现每天的忙忙碌碌除了带来年龄的增长并没有工作能力上的大幅提升;另外，单位没有建立适当的激励机制，长期的行管工作会让从业者消极怠工，缺乏工作积极性、主动性。三是基层行管人员自身的时间管理概念不强。经调查发现，基层行管人员大多数都没有做过时间的精细管理，虽然工作长期处于忙乱状态，却不愿意改变，认为平时工作那么忙，只要完成份内的工作就不错了，没有时间对个人时间做精细安排;还有就是认识到时间管理的重要性，迫切想提升工作效率的同时提升个人能力，改变目前忙乱的状态，为自己创造更好的进步空间，却苦于找不到合适的方法，改变不了现状。由此可见，基层行管人员从工作性质、工作效率和个人成长进步上对有限的时间做高效的管理都迫在眉睫。

二、基层行管人员在时间管理上面临的问题

前面谈到行管人员的工作现状，要进行高效的时间管理，下文对行管人员工作中面临的时间管理上几个方面的问题做简要分析。一是时间被碎片化，不易被高效利用。这是由行管人员的工作特点决定的，基层行管人员工作具有综合性、繁杂性的特点，时间被碎片化，处理工作过程中相互干扰从而分散行政人员的注意力，常规的工作总是被突发性工作打断，以致疲于应付紧急事务而在处理更重要的任务时精力和时间不充足，计划内工作不能按时、高质完成，对工作质量的提升更是无暇顾及，长此以往，行管人员的个人业务能力的得不到有效提升，工作积极性、主动性降低，工作质量和效率低下。二是缺乏有效的时间管理方法。实现高效的时间管理，提升工作效率，方法很重要。在实际工作中，很多行管人员苦恼于无法管理好自己的时间，一方面由于工作的特点和性质，另一方面在于缺乏正确的方法指导，虽然很多人采用清单法、工作日志等帮助个人实现高效的时间管理，但效果不理想。三是时间管理缺乏持续性。时间管理，越早想明白越好;但想明白还不够，越早做到越好;做到还不够，只有每天坚持才重要。坚持的、持续不断的努力，才能更好的用好有限的时间，更高效的工作，实现个人业务能力和工作效率的双重提升。不能三天打鱼两天晒网，工作顺心的时候就按计划进行，工作不顺心就就各种借口不付诸行动，这样下去，时间管理永远都只停留在梦想里而不是现实中。

三、时间管理存在一些误区

以下几种误区实在时间管理中普遍存在的。行管人员的时间管理无法显著提升，始终停留在皮毛阶段正式这几种误区造成的。一是认为自己不需要时间管理，领导交代什么做什么就可以了，但是时间有限，没有有效的时间管理，碎片时间不能被充分利用，自己的职场技能得不到提升，得过且过，永远都只能是职场小白。任何一项技能的掌握都需要不断的练习。因此，时间管理，越早掌握就越早受益。二是认为时间管理，就是列个清单，一项一项完成就可以了。很多行管人员都有自己的工作日志，把领导交代的工作分门别类记录在工作日志里面，逐一完成，但时间管理能力还是没有得到提升。这就是把计划当作时间管理，只学到了时间管理的皮毛。三是忽视了时间管理的人格属性。行政管理人员要根据自身的特点设置适合自己的时间管理方法，不能一味模仿和人云亦云。比如你的年度目标是个人业务能力得到提升，读50本书，英文词汇量达到10000，那么在年终总结的时候，你就要看自己的目标实现多少，一次来检验自己的时间管理方式是不是适合的，需要做哪些调整。

四、建立高效时间管理的方法

成功等于有效的自我管理，而时间管理一切管理的根源，是实现有效管理的基础。时间管理要掌握三大法则:目标性法则、要事优先法则、组织计划性法则。一是掌握目标性法则。目标性法则是时间管理的基础，如果掌握了这个法则，时间管理能力会显著提升，看到掌握时间的魅力与价值。法国著名思想家蒙田认为:“灵魂如果没有确定的目标、就会丧失自己。”管理学中，我们用SMART(specific、measurable、attainable、realistic、)原则来确定目标，即具体的、可衡量的、可实现的、合理的、有时间限制的。第五项标准(time—targeted)一词就能看出，目标性法则是以时间管理为基础的。这里不得不提到的是10000小时定律，就拿行管人员提升文字能力和工作创新能力来说，找到自己的可控和非可控时间，运用smart法则这一时间管理中要优先掌握的一项法则，确定目标，不能只把自己定下的目标当成一种口号，而要变成自己的行动纲领，每一天坚持去实践，稻盛和夫认为每天一点的钻研创新，日积月累，今天比昨天进一步，希望做的更好，这种“上进心”是工作和人生中最重要的，也正是“创造”之门的秘诀。让自己的努力看得见，实践才是检验自己时间管理能力的标准。二是要坚持事优先法则。这是时间管理中非常重要的法则。彼得德鲁克认为，要把重要的事情放在前面，并且一次只做一件事情。这就要求我们行管人员把握好事情的轻重缓急，把能掌握的整块时间全情投入做重要但不紧急的事情。比如今年的年度目标上第一件事情就是要提升文字材料的处理能力，那么你整块的可控时间就要用于提升这项能力上，而把碎片时间用于处理紧急但不重要的工作，比如:日常性、事务性的工作。这样在完成工作的同时，个人能力又得到了提升，工作起来更积极和高效。三是组织计划性法则。确定了目标和事情的轻重缓急，接下来就要按计划组织实施了。缺乏组织计划的时间管理，无法有效实现既定目标，也是对时间的不负责任。可以采用目标分解法、单点突破法等来实现高效时间管理。一定要记得时间管理是一个计划、实施、总结、评估、再次计划的一个闭环结构。缺少任何一个环节都是不可缺少，很多人勤于计划或者计划、实施，后面的都没有了，值得注意到是总结、评估才是不断完善自身时间管理的重点，好的总结评估在有助于对自己的管理方法修改完善，使之更适合自己的工作实际，才能封号的进行下一步计划。联想倡导的复盘文化还有围棋中的复局都强调了总结反思的重要性。检验时间管理能力强不强，不仅要看在规定时间内，你的目标达成情况以及创造的价值，还有在工作之外，个人知识与技能是否增强。高效的时间管理能力，不仅决定了你未来跑得快不快，还决定了你跑得远不远。作为基层行管人员一定要找到正确的时间方法，早日实现高效时间管理，实现工作和能力双提升。

【参考文献】

［1］彼得德鲁克．卓有成效的管理者［M］．机械工业出版社，2009

［2］张萌．人生效率手册:如何卓有成效的过每一天［M］．湖南文艺出版社有限责任公司，2017

［3］稻盛和夫．干法［M］．机械工业出版社，2016

作者：白林果 单位：河南省总工会干部学校