办公室行政管理精细化的思路

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【摘要】我国经济飞速发展，企业经营管理模式也在不断改变，办公室行政工作作为企业众多工作的一项重要内容，直接影响着企业的日常经营管理，为了促进企业行政工作的顺利开展，必须实行对企业的精细化管理，本文深入讨论了实现办公室行政管理精细化的思路和对策。

【关键词】办公室行政管理;思路;对策;精细化

1、当前行政精细化管理出现的问题

1．1管理方式混乱。传统的行政管理方法比较老旧，不能满足当前企业发展的需求。就这些工作而言，仍然存在不少的管理盲区，按照传统方法努力开展工作，依然不会收到特别理想的情况。为了解决这个问题，必须实行精细化管理，这样便能促进量化管理，增添管理新方法。将精细化管理引入办公行政管理工作，很难从多种角度考虑到各方面的因素。为了推进行政办公管理流程，可以将行政和业务管理相结合，区别划分作风、考勤、监督等多种方法，弄清出具体的工作内容。1．2管理观念老旧、管理意识薄弱。为了实现精准化管理，需要强化精细化管理意识。当管理者具备了这种思想意识，便能客观、准确地制定各项规章制度，及时改进处理存在的各种问题。制定出更加公平合理的制度出来。就现阶段而言，部分办公室缺乏精细化责任意识，也不够重视相关方面的工作，因此现阶段行政精细化管理出现了不少问题，直接制约着办公行政的管理水平。1．3管理制度落后。为了顺应办公行政工作的基本要求，必须完善合适的管理制度，便于办公工作的顺利进行，现阶段，我国企业办公行政工作制度出现了不少问题。部分公司没有将办公行政工作隔离开来，存在着责任不清、职责不明的现象，这便很难激发工作人员的工作热情，各种职能部门划分不明确，不同的部分也可能存在相同或类似的工作，一时之间不知道派给谁做比较合理。这肯定会影响行政办公的效果，影响其效率。管理制度因为不够精细、全面，没有考虑到公司的具体要求，可以根据公司的实际情况，针对各部门制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整个管理制度无序混乱，绩效考核制度不够全面，没有完全按照能者多劳的原则实行，为了使工作权责分明、合理有序地开展，可以实现行政精细化管理制度

2、办公行政精细化管理的主要思路

2．1加强企业的内部宣传沟通，提高工作效率。企业的发展经营离不开众多部门的共同努力，要想促进企业的进度，各部门应该及时沟通协调，一旦出现了各种问题，坐下来协商解决共同商量对策。要实现办公行政部门的精细化管理，不能仅仅依靠行政部门的努力，应该积极发挥各部门的作用出来。不遗留任何一个环节，将每步工作落实到位。例如:关于如何处理相关文件资料，一般来说文件的派发、整理保存各种文件资料、办理各种手续，仅靠一个办公行政部门是无法完成，这也需要多个部门的积极合作。对于办公行政管理工作，一定要仔细规划各项流程，做好所需资源的规划处理，将成本控制在一定范围内，不断提高工作效益，节省各项不必要的开支。2．2具体细化各项考核指标。现代企业要想发展发展，办公行政需要坚持精细化原则，具体来说，需要细化各项考核指标。传统办公管理理念落后，方法手段落后陈旧，操作流程繁复复杂，完全跟不上现代企业的发展。要实现企业精细化管理必须以细化和量化为准则。在很长一段时间，我国的办公室行政工作沦为打杂，处理各种琐碎的事情，完全是为业务部门服务的。从事办公行政工作员工数量不多，但是其工作压力却很大，没有明确责任制管理，这极大地影响了行政办公的工作效率，给企业运行遗留了不少隐患。基于此种大环境背景，有必要实行企业办公行政的精细化管理，方便解决此种问题。积极整理出各项办公工作，进行逻辑化拆分，这样方便控制具体工作的每个步骤，严格把控每一环节，防范各种风险和错误的产生。最好站在大局的角度好好规划一番。实现办公室精细化管理可以合理规划各项事务，将责任落实到人头，有效防范了工作的混乱无章，而且有助于提高工作效率，避免浪费掉不必要的人力物力资源，为了推动整个工作的顺利进行，需要加强对员工的业务指导，不断提高其行政工作能力。便于合理控制整个工作进度，量化考核每一项工作的完成情况，根据实际需求参照实际工作的完成情况，及时调整工作内容和工作目标，不断提高工作效率。2．3完善办公室行政精细化管理的相关制度。要想加快办公室行政精细化管理进程，需要完善相关管理制度，在制定管理制度的过程中，要考虑到本公司的实际经营情况和员工各个人行为特点，制定出规范化的制度。严格按照制度来会规范办公人员的行为，加强对办公人员的日常监督管理。在具体执行流程化管理的过程中，仔细分析手上各项具体的工作内容，严格落实每项工作任务，认真执行责任制管理制度，仔细制定出每项工作的具体标准，包括工作时间、质量要求等等。选择一个最合适的方法来实现办公室行政的规范化管理，要安排专人及时检查工作进度、工作完成的质量，建立赏罚分明的奖惩制度。相关责任人必须明确自己的权利和义务，严格按照规章制度来完成。

3、实现办公室行政管理精细化的解决措施

3．1强化现代精细化管理制度。企业进行办公室行政工作的精细化管理是有必要的，为了方便管理工作的顺利进行，一定要根据企业自身的运营情况建立合适的精细化管理制度。这样便能顺利开展行政工作，保证企业精细化管理的具体效果。对于传统企业办公室行政工作而言，管理制度比较混乱，处于一种比较混乱的状态，制度制定也不够合理。任何决定多是由领导直接决定，也没有征求员工的意见，坐下来讨论针对这个问题应该怎样解决，拿出最合适的方法出来。管理模式比较集权，这不利于企业的发展壮大。要想实现办公室行政管理精细化，必须建立健全完善的管理制度，细化每一步工作流程，严格核实完成进度，一定要保证工作质量。表扬那些工作努力的员工，批评那些工作消极的员工，根据实际情况给予一定的物质奖励或罚款惩罚。严格遵守企业的精细化管理流程，优化公司运营情况。3．2强化员工思想意识，提高具体执行力度。实现办公室行政的精细化管理，需要所有员工的共同努力，必须不断强化责任意识。明确自己的责任义务。现阶段，企业员工工作热情有待提高，存在着偷懒懈怠等行为，针对这种现象，企业更应该引导员工树立责任意识，不断提高自身综合实力，引导员工严格遵守企业精细化管理的各项规定，满足企业的发展经营。在实施精细化管理的过程中，要让每一位员工明确自身工作任务和质量标准，企业也应该及时观察员工的工作情况，及时关心员工需求，这样员工便会严格约束自己行为，努力学习各种专业知识。员工只有思想认知跟上来了，其便于全面推进办公室行政工作。3．3提高相关人员的个人素质和专业水平。为了细分办公室行政精细化管理步骤，必须将责任落实到人头。因此需要提高员工的个人素质和专业水平，将各种复杂的工作简单化，这需要工作人员强化业务知识学习，不断提高自己的专业技能，这样才能跟上整个工作的进度。对于企业而言，要重视人才尊重人才，因此可以聘请一部分管理人才，专门强化管理水平。及时鼓励那些业务能力较差的运功，强化他们的业务训练，根据具体职能部门的工作内容，采取各种不同的培训方法，提高员工业务素质。作为员工也应该定期思考总结自身存在的问题，努力转变工作作风，提高精细化管理水平。

4、总结

当前，企业发展面临着新的机遇，也面临着各种不同的挑战。办公室行政工作作为一个重点内容，为了提高企业工作效率，可以实行精细化管理方法，作为员工，应该严格遵守各种规章制度，努力充实自己，不断提高自己的业务水平，这样才能实现企业的精细化管理。

【参考文献】

［1］王欣．办公室行政管理精细化的思路与对策研究［J］．现代营销(创富信息版)，2018(11)

［2］吕锐．办公室行政管理精细化的思路与对策［J］．企业改革与管理，2018(13)

［3］刘秋澄．办公室行政管理精细化的思路与对策［J］．中小企业管理与科技(上旬刊)，2017(09)

［4］陈亚娥．实现办公室行政管理精细化的思路与对策［J］．企业改革与管理，2017(04)

作者：彭黎明 单位：江西经济管理干部学院