高校学院行政管理人员工作现状与对策

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【摘要】行政管理工作是高校发展中的重要组成部分，是教学、科研工作的支撑。随着高校的发展，对行政管理工作也提出了更高的要求，服务对象增多、工作量增加，需要管理人员在管理思路上不断更新以适应变化的校园环境。本文先对高校各学院的行政管理人员工作现状进行分析，然后针对这些问题进行分析，并提出相对应的解决措施。

【关键词】高校二级学院；行政管理；管理人员

校、院两级管理是高校普遍的管理模式，学院行政办公室是学校的基础管理和综合办事机构，主要工作就是教学、科研、实验技术的辅助管理和行政服务等，同时也是学校、学院和学生联系的纽带。随着高校的不断发展进步，管理人员面对的服务对象、工作量也在逐渐增多，基层行政人员的地位低、待遇低、职称低，行政人员现面临的问题也逐渐凸显。本文将通过对管理人员工作现状进行分析，提出相对应的解决措施。

一、努力工作却依然无法让服务对象满意

这是大部分行政管理人员所面临的问题，工作时间长，工作任务多，但却依然没有得到良好的评价，甚至还会有各种不好的评价产生，造成这种情况有以下几种原因：1.做的事情和老师的需求无关；2.能力不足或者因岗位限制，导致了处理事情的结果并没有达到老师的预期；3.工作效率低下，处理问题花费了太长的时间，服务对象很可能自己已经解决了相关问题，然后才收到办公室给出的反馈结果，给老师和学生留下了办事拖沓的印象；4.行政管理岗的核心是为学校师生提供优质的服务，如果懒散或消极应对服务对象的诉求，没有给予基本的尊重和礼貌，会大大降低老师的信任度，造成不良影响；5.答应了的事情没有兑现或者忘记做，导致了服务对象的不满。

二、管理范围广、内容多管理人员压力大

办公室行政管理人员涉及的工作内容较多且具体，主要包括以下一些内容：人事管理和财务报账工作、博士和硕士研究生招生培养及学籍管理工作、科研项目申报运营管理工作、设备维护保养工作、实验室消防安全宣传教育、各类制度建设、后勤维修保障等诸多内容，涉及范围广、内容多。从学院人员配备情况来看，办公室一般配有1∽2名行政管理人员，由于管理类事务工作相对琐碎繁杂，需投入大量精力及时间，在保证工作按时按质完成的同时，也要保证工作要面面俱到，从而给工作人员增加了不少压力，也造成了工作效率低下、不能按时完成工作等情况的出现，除此之外，现阶段大部分学校的人事政策、薪酬制度、人际关系、家庭生活等也是造成管理人员压力增加的原因，这对学院管理人员的心理素质和业务素质提出了较高的要求。

三、工作多年，晋升无望，工作积极性日渐下降

近年来，行政管理人员的待遇较以前有所提升，但发展前景仍不明朗。高校以往“重教学科研，轻管理”的做法深入人心，高校教学科研岗的老师收入与职称挂钩，反观行政管理人员，由于工作性质的原因，即使工作多年，也很难有实质性的成果和业绩，不能满足晋升的必备条件，工资水平常年不变，使得高校的教学科研人员与行政管理人员收入差距拉大，且随着时间的推移，收入的不平衡也会导致行政管理人员产生很多负面情绪，降低了工作积极性，影响工作正常开展，长此以往，不利于学院和学校的发展。

四、千篇一律的工作内容，“坐班制”的工作性质，缺少学习机会，导致工作缺乏创新性

随着国内科学技术的不断发展进步，国内各个高校对行政办公室加快推进现代化、信息化的要求不断提高，网络信息管理成为了建设的重点方向之一。学校通过建立庞大的信息管理系统，希望通过信息网络技术，实现办公“自动化”“智能化”，减少办公流程，提高办公效率，规范办公室管理，但是“坐班制”的工作性质，使得行政管理人员没有足够的时间去学习现代信息技术，部分老师也只是学到了一些基础应用技术，远远达不到学校预期的效果，导致了部分管理人员不能适应现代信息技术在工作岗位中的应用，不能熟练运用各种办公软件以及网络信息平台和管理系统，反而降低了工作效率，在后面的工作中，逐步被取代或者换岗。另外虽然随着我国国际化的发展趋势越来越明显，高校也越来越重视与国内外大学的各类学术交流活动，同时对于国内外优秀青年学者，国家在政策和财政上都给予了很大的支持和帮助，鼓励教学科研人员积极参加国内外学术交流、中短期相互访问等各类学术活动，反观行政管理人员办公技能水平的提高和改善没有引起学校足够的重视，也没有给予必要的支持，造成了行政管理人员的自身知识和素质水平提升受限，一直沿用旧方式、老模式的工作方式办公，与“现代化办公”理念越来越远，一成不变的工作和老旧的工作方式，使得行政管理人员在工作上严重缺乏创新能力。

五、改善高校行政管理人员现状对策

首先，行政管理人员需要面对众多老师学生，遇到的问题也是多种多样，如果用统一不变的处理方式来解决不同情况的问题，服务对象的满意度也必然会随之下降。针对以上情况，我们需要从以下几个方面来改进：（1）保持有效沟通，充分理解服务对象的想法以及他们期望的结果，理解服务对象的诉求，特别是处理比较复杂的工作时，要及时与服务对象保持联系，有效的沟通能让管理人员少走弯路，提高办事效率。（2）及时汇报工作进程，管理人员不管是对上还是对下，应把握好时间，及时汇报工作进行情况，一旦出现问题，能够及时修复弥补。（3）高校行政管理人员必须有为教学科研服务、为基层服务、为教职工服务、为学生服务的思想作风和工作态度，对服务对象要有礼节、有耐心，管理服务工作需要规范礼貌用语，不管是电话、邮件还是网络软件沟通，都必须显示出对服务对象的基本礼仪与尊重，耐心听取对方的诉求，积极回应并告知在自己工作职责范围内，会及时解决相关问题。（4）公事要公办，要依照已有的政策文件、制度办法、会议精神等处理相关问题，如果遇见不确定问题，及时向领导汇报，向服务对象转告并建议解决办法，认真对待每一件事情，随时做好工作记录，防止工作遗漏。其次，行政管理人员一定要做好工作规划。鉴于人员缺少、工作不少的情况，行政管理人员一定要有计划地开展各项工作任务，做好工作分类，重要工作优先做，同类性质的工作统一处理，在做一件工作的时候不能分心，保证工作质量；学校也可以考虑给老师提供心理咨询服务，帮助老师们缓解心理压力，保持一个健康积极的心态，有利于各项工作的开展。行政管理人员一定要强化服务观念，端正服务态度，办公室开展的各项工作本质都是为广大教职工和学生服务，好的服务是管理人员的工作宗旨，也是工作核心。随着学校的快速发展，各学院办公室工作数据的逐步增加，需要行政管理人员更加精确地统计、保存各项数据情况，传统的纸质文件保存办法和纯人工工作已经无法满足日常管理需要，这就需要行政管理人员为了适应现代化办公而不断学习进步，提高对现代化办公软件、信息系统的掌握水平，学习新的知识，提升工作效率，顺应时代进步，努力实现办公室“自动化”“智能化”办公，通过建设完善的网络信息系统，让服务对象不论在何时何地，通过各种电脑、手机等电子设备都能够快速解决问题，让服务对象不用反复来回跑路。也能完成工作，保证各项工作的顺利开展。同时根据领导安排的工作任务，以大局为重，有针对性地完成各项工作，更好地为学院师生服务。最后，高校本身应尽快完善行政管理人员的晋升机制和激励机制。晋升机制如建立类似于专业技术职务晋升办法的职员制评审制度，对于达到相应条件的管理人员进行职级评审，由于办公室行政事务具有复杂性和不确定性，工作成绩难以量化，难以独立评估管理人员的工作优劣，因此，职员制评审制度需要建立立体的评审系统，将定量指标与定性指标相结合，让服务对象参与到评估里，能更客观和准确地评估管理人员的工作成效。通过增加行政管理人员的晋升渠道，提高管理人员的薪酬待遇，可以让管理人员保持工作积极性，消除管理人员职业倦怠感，增强工作原动力，提高行政效率，保证高校的各项事业稳固发展。同时学校应考虑是否能定期组织开展管理人员办公技能素质培训、英语技能培训、户外素质拓展等不同类型的针对行政管理人员的培训项目。通过统一的学习培训，不但可以加强不同部门行政人员之间的联系，同时还能提高他们的办公素质，放松心理压力，使行政人员在工作中充满活力，在今后的工作中更快适应办公室数字化建设，熟练运用各类办公软件和网络信息技术，让行政管理人员在工作中不断进步，充分发挥他们的工作创新能力。

六、结语

随着高校的不断深化改革，学校行政管理人员当前面临的工作和发展困境不仅需要靠自身努力，也需要学校出台更加完善的人事管理制度支持行政人员后期发展。行政工作繁琐而平凡，但是每一件事情都关乎学院每位老师的切身利益，高效开展日常工作，让办公实现信息化、数字化、智能化，保证教学科研岗的老师能够将更多精力放在科研教育事业中，让学生能够无后顾之忧地专心学习。本文对高校学院行政管理人员的工作现状进行了简单分析，也提出了相应的应对办法，行政管理人员的现状改变不仅需要管理人员提高自身综合素质和专业办公能力，也需要学校出台更加详细具体的管理人员晋升办法和管理人员考核办法，完善高校管理岗人事管理制度，提供更多渠道让行政管理人员有更多学习交流的机会，定期组织开展与办公相关的技能培训项目和户外素质拓展能够提升行政人员的业务能力和协调组织能力，提高管理人员的办公素质和工作积极性，充分发挥管理人员的创新能力，更好地为学院师生提供服务，为学校发展作出更大的贡献。

【参考文献】

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作者：王迪 范敏敏 唐艳 张聪 单位：四川大学高分子研究所高分子材料工程国家重点实验室